Fazer um balanço de estoque efetivo é fundamental para o sucesso de um negócio, principalmente no que diz respeito ao resultado em vendas. Entretanto, é muito comum que se tenha problemas com esse processo em supermercados, ainda mais se a atividade for realizada manualmente.
Contudo, existem soluções disponíveis no mercado que ajudam a otimizar esse controle e a aprimorar os resultados das operações. É o caso do CISSPoder. Quer saber um pouco mais sobre esse assunto e como a tecnologia pode se tornar uma grande aliada da sua gestão de estoque?
Neste artigo, mostramos os impactos desse inventário, como fazer um gerenciamento mais eficaz, quais aspectos você precisa avaliar na hora de escolher a solução ideal, as vantagens que o CISSPoder proporciona, entre outras informações relevantes. Confira!
O que é balanço de estoque?
O balanço de estoque — que também é conhecido como inventário — consiste em uma rotina de contagem dos itens na loja a fim de verificar as quantidades disponíveis e as condições físicas desses produtos. De certa forma, funciona como uma auditoria do estoque.
Geralmente, após essa contagem, é feito um comparativo com os controles utilizados (como planilhas) para avaliar se as quantidades encontradas são coerentes com a informação registrada (que é chamada de estoque contábil). Se houver compatibilidade, chega-se a um resultado chamado de “acuracidade alta”.
Caso haja discrepâncias, é sinal de que existe alguma falha no acompanhamento e na gestão. Nesse caso, diz-se que a acuracidade foi comprometida (quando mais próxima de 100%, melhor). As consequências disso, especialmente se o controle mostra um volume maior do que o disponível fisicamente, envolvem:
- prejuízos financeiros (visto que uma das principais causas das incoerências são os extravios);
- ruptura do estoque (quando se perde uma venda por não ter o item disponível quando o sistema indicava que ele existia dentro do estoque);
- insatisfação dos consumidores;
- fortalecimento dos concorrentes (uma vez que o seu cliente vai procurar outra empresa quando não consegue comprar o que precisava em sua loja).
Qual o impacto que esse balanço tem para o negócio?
Quando bem-executado, o balanço contribui para manter o estoque organizado, com um volume de produtos ideal — com base na demanda do negócio — e as informações constantemente atualizadas.
Ele também ajuda a identificar quais são as principais falhas (e suas causas) que levam ao desencontro entre os dados registrados e o estoque físico. Em outras palavras, fica mais fácil entender os motivos pelos quais ocorrem perdas, avarias e extravios e, como consequência, saber o que precisa ser feito para solucioná-los.
Ao corrigir as causas de ocorrências como essas, o estoque fica mais “redondo” e as análises realizadas se tornam mais acertadas. Um bom exemplo disso é que, com base nas informações disponíveis no controle, o setor de compras passa a saber exatamente quando é o momento ideal de acionar o fornecedor e fazer a reposição de determinados produtos, o que evita questões como faltas e excessos. O resultado de tudo isso envolve:
- um volume de estoque adequado;
- uma operação mais confiável;
- diminuição de desperdícios (de produtos, tempo e mão de obra);
- processos decisórios mais acertados.
Como gerenciar o estoque com eficácia?
Fazer uma gestão de estoque eficaz não é uma tarefa simples, principalmente se considerarmos a variedade de itens que existem em um supermercado. No entanto, com alguns cuidados, é possível alcançar bons resultados. Nos próximos tópicos, listaremos algumas dicas que podem ajudar nessa missão.
Registre todas as entradas e saídas
A rotina mais básica é, também, uma das mais importantes: registrar tudo que entra e sai do estoque. Independentemente do método utilizado em sua empresa, é de suma importância a formalização de todos os recebimentos, reposição de prateleiras, vendas, trocas e devoluções dos clientes.
É somente com um controle rigoroso que se consegue ter ideia do volume de estoque e tomar decisões mais efetivas, como é o caso de saber quando é o momento ideal de acionar o fornecedor para não correr o risco de faltar mercadorias nas gôndolas.
Faça a conferência às cegas
Quando um caminhão chega no local para fazer a descarga dos produtos, o motorista entrega a nota fiscal para um responsável. Uma das ações indispensáveis nesse processo de recebimento é a realização de uma conferência. — que tem como objetivo confirmar que realmente foram enviados os itens que constam no documento e que eles estão em perfeito estado.
A fim de evitar possíveis erros e fraudes, o ideal é que o profissional responsável pela conferência não tenha acesso à NF. Nesse caso, ele recebe apenas um relatório indicando quais itens devem ser conferidos (sem constar as quantidades).
Uma terceira pessoa é quem vai avaliar se a contagem do conferente bate com a informação disponível na nota. Caso dê alguma divergência, uma nova contagem é feita. Esse processo pode ser realizado em três tentativas e, caso o número final seja mesmo divergente do documento, é necessário fazer a ressalva e entrar em contato com o fornecedor para realizar a devolução (em caso de excesso), solicitar a reposição (em caso de faltas) ou pedir a troca (se houver avarias).
Defina um endereço para cada produto no estoque
Cada produto deve ter um endereçamento específico dentro do depósito. Isso ajuda a encontrá-lo com mais facilidade na hora de fazer a reposição das prateleiras, aumenta a organização e diminui as chances de surgirem ocorrências como perdas ou dificuldade para encontrar os itens (o que afeta a produtividade das equipes).
Os itens que são mais vendidos podem ficar mais próximos da área da expedição e em alturas mais acessíveis. Já aqueles que têm baixa rotatividade podem ficar mais ao fundo e em alturas superiores. Não se esqueça de que a lógica do endereçamento deve ser sempre seguida, principalmente quando se recebe novos produtos, além das trocas e devoluções dos clientes.
Evite faltas e excessos
Integrar o setor de compras ao estoque é uma estratégia que facilita a troca de informações e ajuda a controlar melhor os volumes dos produtos no depósito.
Cada item que está ali presente foi adquirido com o seu capital de giro, o que significa que o excesso compromete a liquidez do seu negócio (visto que você deixa de ter dinheiro em caixa e ele passa a ficar imobilizado em forma de itens no estoque, o que depende da venda para gerar dinheiro). Dependendo da situação, isso afeta a saúde financeira do seu supermercado e sua capacidade para pagamento dos fornecedores.
Por outro lado, as faltas também são nocivas para o bom desempenho da empresa. Quando elas ocorrem, há possibilidades de os clientes não conseguirem comprar devido à indisponibilidade do item na prateleira. Qual é a principal consequência de quando essa falha ocorre? O seu concorrente se fortalece, fazendo a venda que deveria ter sido sua.
Identifique e trate as ocorrências
Por falar em ocorrências, o ideal é que elas sejam identificadas o mais rápido possível, visto que essa agilidade facilita o levantamento das causas e torna as decisões mais eficazes.
Crie um procedimento padrão para a devolução de clientes
É natural que surjam trocas e devoluções de clientes na rotina de um supermercado. Porém, voltar o item para o estoque sem ter um monitoramento de que ele é proveniente de um desses dois processos é motivo para criar divergências nos controles e no balanço.
Por isso, é recomendado que se crie um procedimento padrão para esses casos e que ele seja informado aos colaboradores. O ideal é que o item seja recebido, indicado como troca ou devolução (em uma planilha ou sistema) e só então seja realocado na empresa — como se fosse um novo recebimento.
No caso da troca, ainda deve-se informar qual produto saiu nessa transação e dar a baixa no controle. Caso contrário, corre-se o risco de o estoque contábil mostrar uma quantidade, mas o estoque físico ser menor (gerando a falta e provavelmente a ruptura).
Mantenha a organização
O controle de estoque também envolve uma preocupação com a questão física, ou seja, a organização do estoque e da loja, principalmente das gôndolas. Tanto o depósito quanto a área de vendas devem ser bem-estruturados e arrumados de forma que as mercadorias não fiquem amontoadas ou dispostas de forma desorganizada.
O ideal é que se tenha uma definição visual de onde fica cada produto, facilitando a identificação dos itens (tanto para os clientes quanto para os colaboradores). Também não se pode esquecer da importância da limpeza nas áreas, ainda mais quando se trata de produtos alimentícios.
Faça inventários cíclicos
O inventário cíclico — também chamado de balanço periódico —, como o nome sugere, deve ser feito de tempos em tempos, com uma frequência mais alta. Contudo, nesses casos, não é necessário fazer a contagem de todos os itens do estoque.
Você pode definir grupos de mercadorias ou áreas específicas do depósito e da loja para realizar o inventário. Como o intervalo de tempo acaba sendo menor entre uma contagem e outra, é possível realizar essas auditorias menores de forma eficaz.
O objetivo é manter a organização e garantir o máximo de acuracidade possível na hora da realização do balanço geral do estoque.
Aposte em melhorias contínuas
Por mais que os processos tragam bons resultados, existe uma possibilidade muito grande de que eles ainda possam ser melhorados. Nesse caso, vale a pena fazer um mapeamento periódico dos fluxos de trabalho em busca de questões que podem ser resolvidas e oportunidades de aperfeiçoamento.
Com essa estratégia, você mantém suas operações otimizadas continuamente e consegue alcançar uma gestão cada vez melhor. Entre os benefícios dessa prática, estão:
- redução dos custos operacionais;
- diminuição de erros (e retrabalhos);
- aumento da produtividade das equipes;
- ganho em eficiência;
- aumento da qualidade do atendimento;
- possibilidade de tornar os clientes mais satisfeitos.
Invista em tecnologia
Quando falamos de uma boa gestão, é praticamente impossível não pensar na tecnologia como uma grande aliada. Por meio de sistemas de informação, as rotinas são automatizadas e se tornam mais ágeis, acertadas e confiáveis.
No que diz respeito ao controle de estoque, já existem sistemas disponíveis que auxiliam na execução das atividades relacionadas a ele, incluindo o balanço. Com todos os benefícios que um software pode trazer para as operações, é importante pensar na relação custo-benefício na hora da contratação e enxergar essa decisão como um investimento que vai contribuir para melhorar os resultados do seu negócio.
O que avaliar na hora de escolher o sistema ideal?
Tratando-se de um novo custo, é necessário tomar bastante cuidado ao escolher o sistema para supermercado ideal. Nos tópicos a seguir, mostramos alguns critérios que devem ser avaliados ao contratar uma solução.
Funcionalidades
Observar as funcionalidades que o software oferece é primordial para fazer uma boa escolha. Portanto, verifique quais módulos a solução entrega e se eles vão contribuir para otimizar as suas operações.
O ideal é apostar em um sistema de gestão integrada o qual permita administrar as várias áreas da empresa em uma única ferramenta — em vez de contratar várias plataformas que, por vezes, sequer conversam entre si. Entre as funções básicas que um sistema para supermercado deve ter, estão:
- controle de estoque;
- gestão financeira;
- gestão e controle de documentos;
- obrigações fiscais;
- criação de relatórios.
Integrações
O ideal é que o sistema contratado consiga realizar integrações com outras ferramentas. Assim, fica ainda mais fácil controlar as informações, compartilhar dados relevantes, fazer consultas, entre outras coisas.
Isso inclui a integração com outras tecnologias como o WMS (para aprimorar o controle de estoque), o SERASA, conciliação automática de cartões e correspondentes bancários, por exemplo.
Segurança das informações
Também é de suma importância se preocupar com a segurança das informações. Afinal, são os dados do seu negócio e de seus clientes que estão em jogo — além da confiabilidade da sua empresa no mercado. Já pensou se ocorre algum ataque ou vazamento dessas informações?
Portanto, verifique quais são os protocolos adotados pela empresa desenvolvedora e como ela investe nessa questão da segurança. Entre alguns pontos relevantes, estão:
- controle de acesso por usuário;
- backup automático das informações;
- certificações.
Reputação da empresa fornecedora
Antes de fechar a contratação da solução, não deixe de fazer uma pesquisa sobre a empresa que fornece a ferramenta. Veja se ela tem tradição no mercado, quais clientes atende e a opinião desses empreendimentos que contam com a solução em suas operações.
Custo-benefício
Sabemos que os custos sempre serão um fator de muito peso em qualquer decisão que envolva os negócios. Porém, na hora de contratar uma solução, esse critério não deve ser analisado de forma isolada. O ideal é equilibrar com o chamado custo-benefício.
Isso porque nem sempre a solução mais barata é a mais adequada e eficaz para as necessidades da sua empresa. Da mesma forma que a mais cara não será, necessariamente, a melhor de todas.
Assim sendo, a sua escolha deve ser baseada nas funcionalidades e vantagens que a solução promove e aliada a um preço justo. Isso dá uma segurança maior de que o Retorno sobre Investimento (ROI) da ferramenta será satisfatório.
Qual a importância das informações nesses casos?
Informação é poder. Se você as obtém no momento certo, de maneira adequada, consegue tomar as melhores decisões possíveis nos momentos oportunos. Dentro do contexto da gestão de estoque, temos várias situações.
A primeira delas está ligada ao controle do volume de produtos. Se você conta com as informações atualizadas a respeito das quantidades disponíveis, pode definir qual será o chamado estoque de segurança (ou estoque mínimo). Ele serve para indicar quando é o momento ideal de fazer a reposição a fim de evitar a falta do produto nas prateleiras (tudo com base na sua demanda e nos prazos que os fornecedores solicitam para as entregas).
Também vale a pena citar o monitoramento dos prazos de validade — uma questão bastante sensível e que precisa ser acompanhada de perto, visando evitar a venda de itens fora das especificações e possíveis problemas com a fiscalização.
Aqui, as informações são essenciais para que se coloque em prática a técnica do PEPS (Primeiro que Entra é o Primeiro que Sai) de forma eficaz. Com ela, você garante que os produtos mais antigos serão colocados à venda primeiro, enquanto os mais novos são reposicionados posteriormente.
Por fim, é fundamental destacar a relevância das informações para uma boa gestão. Quando se tem dados confiáveis, que são bem-trabalhados (por meio de análises), eles se tornam uma fonte muito valiosa de conhecimento para o negócio. Com base neles é que o gestor toma boas decisões e elabora estratégias mais acertadas.
Mas como isso está ligado ao mercado?
As informações certas podem ajudar a adotar um plano de ação que seja capaz de fazer o seu supermercado sair na frente dos concorrentes. Mas, para que isso seja possível, deve-se investir em um trabalho de monitoramento contínuo, o que envolve:
- o comportamento dos consumidores;
- as negociações com fornecedores;
- as ações dos concorrentes;
- o cenário econômico;
- as possíveis mudanças no mercado.
Com esse trabalho, você pode elaborar uma ação de promoção, por exemplo, que vai atrair mais clientes para seu negócio e aumentar sua participação no mercado. Em resumo, obter, controlar e analisar informações é uma atividade que pode auxiliar o supermercado a se manter competitivo.
Quais as vantagens do CISSPoder nesse balanço?
Já sabemos que controlar informações é indispensável para uma boa gestão. Voltando para o contexto do balanço de estoque, esse acompanhamento fica muito mais confiável se você conta com uma solução voltada para essas atividades.
É o caso do CISSPoder, que automatiza diversas rotinas do supermercado, incluindo os fluxos que dizem respeito ao estoque. Isso porque ele oferece módulos que ajudam a monitorar a movimentação de mercadorias no dia a dia.
Conheça alguns dos módulos voltados para essa gestão
CISSControl
É o módulo que está voltado para a contagem dos produtos. Permite o uso de dispositivos móveis durante esse processo, o que viabiliza a leitura de código de barras. Isso pode ser feito em rotinas de recebimento, conferência, transferência, impressão de etiquetas e inventário.
Estoque de produtos
Esse módulo ajuda a fazer o controle de estoque do supermercado. Aqui, é possível registrar e acompanhar todas as movimentações feitas, efetuar auditorias e realizar ajustes.
Controle de Avarias
Com esse módulo, você consegue fazer um controle bastante eficaz das avarias que ocorrem na loja. Assim, fica mais fácil monitorar as possíveis perdas, avaliar o valor delas e realizar o acerto no estoque. Em resumo, as principais atividades que você obtém ao contar com essa solução incluem:
- auditoria do estoque com a utilização de coletor de dados wi-fi;
- registro de recebimento e conferência cega por meio do coletor de dados;
- controle e movimentação do estoque com a utilização de leitores de códigos de barras;
- controle e acompanhamento de trocas com os fornecedores;
- balanço cíclico (inventário periódico) com a utilização do coletor de dados wi-fi;
- controle dos vasilhames utilizados.
Veja as vantagens do CISSPoder
Os benefícios de se investir na ferramenta são diversos. Entre os principais, estão:
- diminuição das perdas no estoque;
- possibilidade de aumentar as vendas (por meio da diminuição das ocorrências de rupturas);
- aumento da rentabilidade em decorrência do maior controle sobre os processos e diminuição de erros;
- redução da inadimplência;
- aumento do controle financeiro;
- melhora no fluxo de caixa;
- sugestão de compras automáticas (minimizando os riscos de acionar o fornecedor tardiamente e sofrer com faltas de produtos);
- possibilidade de integrar o CISSPoder a outros sistemas.
Vale destacar que o CISSPoder também pode ser implementado em atacarejo, redes, franquias, padarias e delicatéssens, entre outros estabelecimentos.
Apesar de ser uma área que lida com rotinas mais operacionais, o estoque é parte fundamental no sucesso de uma empresa. É preciso pensar que ali está empregado o seu capital. Ou seja, qualquer problema (como avarias e extravios) que surgir representa prejuízo financeiro para o seu negócio. Por isso, é preciso investir em mercadorias com inteligência e tomar cuidado para que o estoque seja gerido da maneira mais eficiente.
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