A ruptura de estoque está entre uma das causas de insatisfação dos clientes — assim como os preços elevados e o mau atendimento. Para evitar que esse tipo de problema aconteça na empresa, é fundamental contar com um planejamento que contemple tanto a gestão de compras quanto a de estoque.

Elaboramos este post para explicar melhor do que se trata o assunto, como a ruptura de estoque afeta a relação com os clientes, os motivos da falha e o que pode ser feito para evitar que ela ocorra. Acompanhe para saber mais!

O que é ruptura de estoque?

A ruptura de estoque é uma falha que ocorre quando a reposição não é feita adequadamente, e por isso os itens não ficam disponíveis para as vendas.

Como ela afeta a relação com os clientes

Além da insatisfação gerada pela quebra da expectativa do cliente, esse tipo de falha ajuda a fortalecer o concorrente, visto que ele será procurado para atender a essa demanda gerada. Também vale destacar a possibilidade de as pessoas deixarem de considerar a empresa na hora de fazer compras futuras, principalmente se esse for um problema recorrente.

Por que ela acontece?

Existem diversas situações que podem levar a essa ruptura. Explicaremos as mais comuns nos tópicos a seguir.

Controle inadequado do estoque

Um controle ineficiente das entradas e saídas de mercadoria no estoque podem gerar atrasos na solicitação de reposição e, consequentemente, adiar as entregas dos fornecedores.

Falta de integração entre setores

Se a gestão de estoques e de compras não tem uma comunicação fluida e nem faz um trabalho integrado, as chances de os fornecedores serem acionados depois dos momentos necessários são bem grandes — nesse caso, faltam produtos até que os novos lotes cheguem na empresa.

Atraso dos fornecedores

Lidar com fornecedores que não são confiáveis também é um dos focos do problema. Ao fazer uma aquisição, considera-se o tempo que os produtos disponíveis consegue suprir a demanda mais a quantidade de dias necessária para os novos itens chegarem.

Com o atraso, é provável que as mercadorias disponíveis esgotem antes que novas sejam recebidas para a reposição adequada.

Picos na demanda

Podem existir situações externas que causem a ruptura de estoques, mesmo que o planejamento seja seguido.

A greve dos caminhoneiros, que aconteceu recentemente, é um dos bons exemplos que ilustram essa situação. Com a possibilidade de haver o desabastecimento de alimentos e outros produtos, muitas pessoas optaram por fazer compras extras a sofrer com as faltas.

Esse tipo de situação pode ser caracterizado como um pico na demanda, e pode facilmente levar à indisponibilidade de itens para a venda — que já havia surgido em decorrência dos grandes atrasos nas entregas devido à interrupção do transporte, e foi reforçada com a reação alarmista da população.

Quais são as consequências para o negócio?

Além do prejuízo financeiro gerado pela perda de vendas, a ruptura de estoque pode causar danos à imagem da empresa — principalmente se for algo recorrente. Ainda existe o custo de perder um cliente e perder em competitividade no mercado — algo que não é tão simples de mensurar, mas que afeta seriamente o negócio.

Como a ruptura de estoque pode ser evitada?

Apesar da gravidade do problema, ele pode ser contornado com algumas medidas. Conheça-as nos próximos tópicos.

Controle do giro dos produtos

O giro de um item pode ser calculado com base no intervalo de tempo que ele fica dentro do estoque, considerando a data do recebimento e a data da venda — e também com a frequência necessária de reposição dentro de determinado período.

Exemplificando, sabe-se que esse giro é de 12 dias — o tempo entre acionar o fornecedor e as mercadorias serem entregues e processadas deve ser menor do que isso. O volume de compras deve atender a um período maior, sempre tomando cuidado para não ocasionar excessos e possíveis perdas.

Acompanhamento do comportamento do consumidor

O monitoramento do mercado é uma atividade que precisa ser realizada constantemente. Dentro do contexto da gestão de estoques, acompanhar a sazonalidade e as mudanças no comportamento do consumidor é um dos aspectos que ajuda a eliminar (ou minimizar) o problema da ruptura.

Realização de inventários periódicos

Realizar o balanço das mercadorias, mesmo que por grupos de produtos, é uma forma de manter o estoque contábil (registrado no sistema) e o estoque físico (o que realmente está disponível no depósito).

Cientes da disponibilidade real dos produtos, as equipes de compras podem tomar decisões mais ágeis, contornando uma possível ruptura.

Planejamento adequado das promoções

A realização de promoções, ainda que em alguns casos possa comprometer a lucratividade, ajuda a atrair mais clientes para o negócio e a alavancar o faturamento. No entanto, elas devem ser planejadas com antecedência, levando em consideração a quantidade e o sortimento dos produtos, evitando que os índices de ruptura sejam altos e causem insatisfação nos clientes que chegam para comprar mas não encontram a mercadoria desejada.

Definição de um estoque de segurança

Trata-se da quantidade mínima que um produto pode chegar antes que se tenha o risco de sofrer com faltas. Com esse limite estabelecido, os compradores ficam mais cientes de que o fornecedor precisa ser acionado e os itens precisam estar disponíveis dentro de determinado prazo.

Agilização dos processos de negociação

A agilidade na conclusão das negociações é outro fator que contribui para a solução dos problemas de ruptura. Para isso, vale a pena reduzir a burocracia envolvida na compra (como a demora para obter autorizações) e já contar com alguns fornecedores — que podem ser acionados a qualquer momento, sem ter que abrir um novo processo de cotações.

Monitoramento da reposição das gôndolas

É possível — apesar de ser mais incomum — haver ruptura de itens na gôndola, mas com o item disponível dentro do estoque. Por isso, é necessário fazer um trabalho de monitoramento da reposição e garantir que ela seja feita antes que fique vazia, de fato.

Investimento em tecnologia

Por fim, a automação dos processos é uma estratégia que sempre auxilia na solução de problemas. O investimento em um sistema voltado para a gestão de supermercados otimiza rotinas de estoques e de compras, um ponto fundamental para evitar a indisponibilidade de produtos.

A ruptura de estoques é um problema grave, que envolve a responsabilidade de mais de um setor e que contribui para que uma empresa perca em faturamento, lucratividade, competitividade e satisfação dos clientes.

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