A automação de tarefas é indispensável para todo e qualquer negócio que deseja obter respostas rápidas e facilitar as tomadas de decisão, pois permite que as organizações consigam se manter competitivas no mercado.
São inúmeros os benefícios de automatizar processos, desde a diminuição de custos até o aumento da produtividade, passando pela comodidade dos colaboradores, entre outros. Tanto que atualmente não é mais necessário — nem indicado — administrar a empresa de forma apenas manual.
E foi pensando nisso que elaboramos este conteúdo. Nele, vamos apresentar as vantagens de investir na automação de tarefas. Se você deseja ver seu empreendimento crescer e aumentar o faturamento, continue a leitura!
1. Aumento de produtividade
Diversos gestores e empreendedores creem que a produtividade de um negócio está diretamente relacionada apenas à capacidade técnica de seus funcionários. No entanto, além da qualidade da mão de obra, outro aspecto afeta o rendimento de uma companhia: a competência para otimizar o tempo gasto em processos de rotina.
Algumas atividades são muito repetitivas e, por conta disso, podem ser executadas pela automação. Assim, os funcionários ficam livres para focar em assuntos estratégicos e buscar melhorias, o que aumenta a capacidade de produção.
Um sistema especializado possui grande precisão na efetuação das funções para o qual foi designado. Isso quer dizer que, com a baixa incidência de erros, o fluxo de trabalho raramente é interrompido e as demoras derivadas de falhas humanas deixam de existir. Em contrapartida, a qualidade da entrega é superior e imune a desvios de informações por parte do software.
2. Redução de custos e burocracias
Além de amenizar custos com o retrabalho, a automação de tarefas também reduz despesas com mão de obra. Afinal, realizar serviços por meio de uma ferramenta especializada pode diminuir a necessidade de contratar novos profissionais e também os custos com capacitação e treinamento.
Falando nisso, quando o assunto é automação, é bom salientar que toda a papelada acumulada e armazenada em incontáveis pastas no almoxarifado deixa de existir. Isso porque muitos softwares digitalizam e codificam documentos. Isso também torna desnecessária a presença de funcionários para fazer a organização e manutenção de arquivos físicos.
3. Comunicação mais rápida e eficiente
Em seu negócio, você sente dificuldades para ter acesso aos dados ou obtê-los em sua totalidade, de forma clara e livre de erros? Se a resposta foi positiva, a automação de tarefas pode ser de grande ajuda.
Como já mencionado, os softwares de gestão — em especial os ERPs —, são essenciais para tornar a rotina mais simples. Afinal, com esse tipo de recurso, é possível ter um panorama completo da progressão de cada departamento.
Além disso, a comunicação da empresa fica muito mais ágil e eficiente, melhorando diálogos que remetem tanto aos colaboradores quanto aos fornecedores. Sem contar que se torna possível otimizar o contato com clientes, por exemplo, com envios automáticos de SMS e campanhas por e-mail.
4. Ganho de competitividade
Diante de tudo o que mencionamos até agora, fica fácil compreender que, investindo em automação, o negócio se torna mais competitivo e com maiores chances de conquistar um lugar de destaque no mercado. Até mesmo porque, nos dias de hoje, os empreendimentos que não se atualizam conforme a realidade tecnológica do momento correm o risco de desaparecerem.
E é importante que o gestor saiba que a automação de tarefas não é algo caro e exclusivo das grandes corporações. Atualmente, existem diversas soluções com um ótimo custo-benefício, independentemente de portes e segmentos.
No que diz respeito aos resultados obtidos ao se implantar a automação, o fator a destacar é que bons frutos começam a aparecer quase que de imediato, melhorando com passar do tempo, conforme as características do seu empreendimento.
5. Automação de funções de rotina
Com o auxílio de um software de gestão, as principais tarefas de rotina da sua empresa podem ser automatizadas. Veja a seguir as principais.
Atendimento
Com um mercado cada vez mais competitivo, garantir uma excelente experiência à clientela é muito importante. Ao investir na automação de tarefas por meio de um software ERP, você reduz filas e atende seus clientes com rapidez e segurança. Ainda é possível cadastrar todos eles no sistema, possibilitando a elaboração de descontos e vendas a prazo.
Estoque
Planilhas e tabelas manuais são pouco precisas e práticas, podem ser perdidas e são passíveis de erros de preenchimento. Ao automatizar a gestão de estoque, você passa a compreender quantas unidades há de cada produto, bem como quantos entraram e quantos saíram do depósito.
Ademais, essa funcionalidade pode ser incluída na frente de caixa. Com isso, todos os processos necessários são iniciados a partir das vendas, o que inclui:
- geração de notas fiscais;
- registro de saída das mercadorias;
- integração contábil.
Finanças
Métodos manuais — como controle de receitas e despesas, fluxo de caixa e contas a pagar e a receber — podem ser automatizados por uma ferramenta de gestão. Assim, é possível acompanhar todos os setores do negócio, identificar oportunidades, descobrir gargalos e obter relatórios periódicos (semanais e mensais). Dessa forma, fica muito mais simples integrar os trâmites financeiros e as obrigações fiscais com o seu contador.
Marketing
Com a consolidação das mídias digitais, as pessoas ficam online o dia todo: trabalham via internet, consomem conteúdo gratuito e fazem compras. No entanto, cada indivíduo quer se sentir único e receber tratamento diferenciado. É aí que entra a automação de marketing.
Por meio de softwares, é possível gerenciar o relacionamento com o público, sempre de forma personalizada. Dessa forma, fica viável desenvolver estratégias que permitam:
- personalizar e-mail e SMS com o nome do destinatário;
- enviar o conteúdo mais adequado para cada perfil de consumidor;
- disparar e-mails periódicos;
- otimizar mensagens;
- analisar os resultados das abordagens.
Como mostramos ao longo deste artigo, a automação de tarefas permite desempenhar funções com muito mais agilidade e dinamismo. Portanto, não perca tempo e comece já a cogitar a possibilidade de adquirir uma solução desse tipo para sua empresa.
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