O sistema ERP — sigla em inglês para “Enterprise Resource Planning”, que significa “Planejamento de Recursos Empresariais”, em português — é um sistema de gestão que integra os diversos setores necessários para o funcionamento de uma empresa, tais como compras, vendas, estoques, finanças, e assim por diante.

A consolidação de dados de todas essas áreas em um único sistema é o que torna o ERP uma ferramenta essencial para qualquer empresa que deseja ter processos automatizados e informações precisas que ajudem na tomada de decisão.

Apesar de muitos gestores desconhecerem essa solução, ou acreditarem que ela seja complexa demais, o ERP é um sistema que pode beneficiar todo tipo de empresa, grande ou pequena, cada qual de acordo com suas necessidades.

Neste artigo, daremos um panorama completo sobre o sistema ERP, mostrando como ele pode ajudá-lo a facilitar os processos internos e solucionar vários gargalos na sua empresa. Continue a leitura para saber mais!

A necessidade de automação nas empresas

Administrar uma empresa nos dias de hoje envolve lidar com um grande volume de dados. Informações financeiras (consolidadas e projeções), cadastro de funcionários e clientes, dados sobre o volume de vendas, códigos de produtos, listas de fornecedores, prazos e muito mais.

O registro de tudo isso, quando feito de forma manual, ou mesmo minimamente informatizado — como em planilhas de Excel, por exemplo —, apresenta não só uma série de riscos, como erros ou perda de dados, mas também de retrabalho, duplicação de tarefas, necessidade de verificação a cada etapa etc.

O mesmo tipo de problema pode acontecer em empresas que optam por utilizar sistemas específicos para o controle de cada departamento, isto é, sem nenhum tipo de integração. Veja alguns exemplos: o RH é o setor responsável por controlar o registro dos funcionários da empresa, mas é o departamento financeiro que controla a folha de pagamento e os impostos devidos.

Da mesma forma, o departamento de marketing precisa de informações sobre a venda de determinados produtos para planejar campanhas futuras, enquanto a frente de caixa registra a saída desses produtos da loja e o departamento de compras gerencia o saldo de estoque para realizar o pedido no momento certo.

Já imaginou como seria difícil orquestrar tudo isso sem o apoio de um sistema de gestão integrado?

É por isso que contar com uma solução única, que integre de maneira definitiva todas as áreas da empresa, se faz indispensável para o gestor que deseja ter uma visão ampla e verdadeira de seu negócio.

Ao realizar todas essas tarefas em um sistema de gestão ERP, o administrador tem a garantia de que a comunicação e a troca de informações entre os departamentos seja mais ágil e eficiente, trazendo inúmeros benefícios para a empresa como um todo.

O uso do ERP para integração dos processos

Como falamos, o ERP oferece a integração necessária para otimizar processos e garantir a consistência e a segurança dos dados entre os diversos departamentos que compõem uma empresa. Algumas das vantagens oferecidas pelo ERP são:

  • Geração de relatórios a partir de informações consolidadas;
  • Processos mais simplificados devido à integração dos setores — o que aumenta a produtividade, reduzindo custos operacionais e de gerenciamento;
  • Usuários colaboram de maneira mais efetiva, compartilhando dados em contratos, pedidos de compra, vendas e outras transações;
  • Consistência nas informações geradas, alinhando todas as atividades empresariais;
  • Redução de riscos por meio de melhorias na integridade dos dados e dos controles financeiros.

Outro ponto de destaque é que, antigamente, para ter um ERP na sua empresa, o empreendedor precisava construir toda uma infraestrutura de TI para poder alojar e operar esse sistema. Hoje em dia, existem diversos tipos de ERP no mercado, muitos deles oferecidos através da computação em nuvem, isto é, suas funcionalidades são acessadas através da internet, diminuindo consideravelmente o tempo e os custos de implantação.

Além disso, o ERP na nuvem permite que seus usuários acessem o sistema através de dispositivos móveis — como smartphones e tablets —, tornando o uso de sistemas ERP mais acessível e flexível.

ERP para diferentes nichos e mercados

Com tamanha importância na gestão de empresas, talvez você esteja se perguntando se todos os ERPs são iguais. 

A resposta é não. Existe sim uma estrutura básica que pode ser comum a diferentes sistemas — vamos falar dela mais adiante — mas, assim como cada empresa tem suas particularidades, o ERP também tem e ele pode ser bem flexível.

Por isso, a maioria dos sistemas do mercado hoje oferece alguma possibilidade de personalização para que o empreendedor consiga ajustar os módulos e funcionalidades do ERP de acordo com o funcionamento da sua empresa.

No entanto, melhor ainda do que a customização, é encontrar um software que foi desenvolvido para mercados específicos, que considera processos e desafios inerentes daquele segmento.

Um ERP especializado em lojas de material de construção, por exemplo, precisa oferecer recursos que facilitem a gestão de estoque, respeitando o tipo de produto que é oferecido nesse tipo de comércio, bem como ajude o gestor a entender o perfil de compra dos clientes da loja.

Dessa forma, fica mais simples controlar o giro dos produtos e garantir a disponibilidade para pronta entrega, respeitando a demanda e as sazonalidades, sem ter um excesso de mercadoria em estoque. Este é apenas um exemplo, de uma situação muito comum no varejo de materiais de construção, que pode ser facilmente solucionado com o uso de um software ERP especializado.

Outro setor que requer funcionalidades bem específicas é o de supermercados. A alta variedade de produtos oferecidos dentro desse tipo de varejo cria um grande desafio de gerenciamento de inventário.

Um sistema que ajude a manter o cadastro de produtos sempre atualizado, controle a entrada e saída de mercadorias de maneira integrada, calcule volume de vendas e facilite a gestão de compras e a estratégia de marketing de acordo com a sazonalidade, pode ser um divisor de águas na gestão de um supermercado.

Por isso, quando o software é pensado e desenvolvido para atender a um setor específico, sua implementação se torna mais simples e pode, inclusive, resultar em melhorias de processos e organização, sem demandar um grande volume de customização para atender apenas aquela empresa em particular.

O funcionamento do ERP na prática

O sistema ERP, por meio de sua gestão integrada de dados, oferece a automação de diversos processos, permitindo uma redução nos custos da operação e um aumento de rentabilidade. 

No entanto, pesquisas indicam que, em algumas empresas, apenas 27,6% das funcionalidades de um sistema ERP são utilizadas. Isso mostra que existe um enorme potencial de utilização e de melhorias a ser explorado, ao mesmo tempo em que, mesmo um uso básico desta ferramenta, já apresenta benefícios reais para o gestor e para a empresa.

A seguir algumas aplicações e tarefas que podem ser automatizadas no dia a dia do varejista com o uso de um sistema ERP. Confira!

Estoque

O controle de estoque é uma das atividades que mais pode ser automatizada com o sistema ERP. Isso porque quando todo o processo de compra, entrada e saída de mercadorias é feito através do sistema, o gestor passa a contar com a ajuda da tecnologia para contabilizar os saldos disponíveis de cada mercadoria que comercializa.

Assim, fica mais simples identificar períodos em que um determinado produto vende mais, ou ainda, o momento certo de realizar a compra com o fornecedor.

Outra aplicação do sistema ERP, para quem atua tanto com lojas físicas quanto virtuais, é consolidar, através do sistema, a gestão integrada dos estoques, controlando dentro de uma única ferramenta as vendas online e offline.

Além disso, o ERP atua em processos como balanço e inventário de estoque, ajudando na contagem de itens e automatizando a identificação de possíveis falhas no controle dos processos.

O sistema também gera relatórios para o acompanhamento de indicadores do negócio, permitindo, inclusive, auditorias por meio de amostragens.

Compras

Um sistema integrado de gestão permite que o empreendedor realize compras melhores, pois pode se basear em dados históricos sobre as vendas para realizar pedidos. Além disso, o próprio software pode gerar sugestões de compras a partir de fórmulas que avaliam os níveis de estoque e o tempo médio de cada fornecedor.

Com um controle mais eficiente sobre as compras, vendas e estoque, o gestor tem melhor visibilidade sobre o giro das mercadorias, conseguindo otimizar seu fluxo de caixa ao manter estoques mais enxutos.

Vendas

Nas vendas, o ERP oferece fácil acesso às informações sobre os produtos, tanto em termos de descrição e características técnicas, quanto de preço e saldo de estoque, permitindo aos vendedores oferecer um atendimento personalizado aos seus clientes — fator importantíssimo no mercado varejista.

Nos casos de lojistas que trabalham com vendas em lojas físicas e online simultaneamente, o sistema também ajuda com a gestão integrada de estoques, garantindo que um produto não seja ofertado a dois clientes diferentes. Isso quer dizer que, se um produto é vendido na loja física, ele será automaticamente retirado do e-commerce, graças a integração entre os sistemas.

Essa integração, além de ser vantajosa por questões práticas e logísticas, também oferece ao cliente uma experiência mais uniforme, em qualquer forma de interação que tiver com a loja.

Já do ponto de vista do gestor, a possibilidade de obter dados sólidos e detalhados sobre as vendas permite que a gerência acompanhe as demandas do negócio de maneira muito mais precisa.

Saber quais são os itens mais vendidos e que precisam de reposição de estoque mais frequente, ou identificar dias e horários de maior movimento que precisem de algum reforço no atendimento são alguns exemplos das informações que podem ser facilmente adquiridas por meio do sistema ERP.

Relacionamento com o cliente

Conhecer bem seus clientes é a melhor maneira de gerar mais oportunidades de negócio. Ter um cadastro com informações detalhadas permite que a sua loja interaja com o cliente de maneira mais personalizada e assim aumente as vendas.

Alguns sistemas ERP possuem um módulo CRM (Customer Relationship Management), que é voltado para a gestão de relacionamento com o cliente. Outros, integram com soluções externas específicas para essa função.

O importante, em ambos os casos, é manter o registro dos clientes bem atualizado, de modo que seja possível criar um perfil do público que o estabelecimento atende, entendendo melhor suas preferências e hábitos de consumo.

Contas a receber

Um dos maiores problemas para qualquer empresa é lidar com clientes que não pagam as contas em dia. Ter um sistema que automatiza esse controle, não só ajuda na organização, como pode diminuir o impacto que os maus pagadores causam ao seu fluxo de caixa.

Para isso, uma das funcionalidades disponíveis no ERP é a análise de crédito, que avalia o risco de negociar com determinados clientes. Por meio dessa avaliação, a loja consegue definir quanto de crédito está disposta a liberar para cada cliente. Assim, na hora da venda, o sistema indicará ao vendedor alguns critérios para a negociação, alertando em casos que exigem uma atenção especial da gerência.

Além disso, o registro sistemático de todos os dados no sistema permite visualizar rapidamente todas as contas em aberto, quantos clientes estão inadimplentes e por quanto tempo. Também é possível utilizar o sistema para enviar notificações de cobrança automática para os clientes, avisando-os sobre o vencimento das parcelas.

Recursos humanos

A gestão do departamento pessoal também pode se beneficiar de um sistema de gestão integrado. O cálculo de comissões e a análise de desempenho dos vendedores, por exemplo, são informações muito mais fáceis de serem visualizadas com um sistema que já é alimentado com dados sobre as vendas.

Avaliar a performance de funcionários através de dados operacionais concretos pode ajudar a identificar mecanismos de recompensa, uma estratégia excelente para melhorar os resultados.

Financeiro

Uma das principais características do sistema ERP é permitir que o fluxo de caixa seja resultado direto da integração das diferentes áreas da empresa que o utilizam, já que ele é alimentado com informações ao longo de todo o processo: pedidos de compras, pagamento de fornecedores, vendas e outras movimentações financeiras.

Com essa integração e automatização do controle financeiro, fica muito mais fácil visualizar receitas, despesas, saldos de caixas e das contas, fazer previsões para os próximos períodos e avaliar a saúde financeira da empresa como um todo.

A capacidade de obter dados em tempo real e fazer previsões de curto, médio e longo prazo, também permite ao gestor identificar o momento certo de realizar certos investimentos, necessários para o crescimento da empresa.

Além disso, a automatização garante consistência dos dados e rapidez na hora de gerar demonstrativos de resultados (DRE) e relatórios gerenciais estratégicos, acelerando a tomada de decisões.

Os diferentes tipos de ERP

Embora muitas das funcionalidades aqui mencionadas sejam comuns a diversos tipos de sistemas ERP, existe uma variedade de opções no mercado e é normal ficar na dúvida na hora de escolher qual é o melhor para a sua empresa. A escolha do sistema certo para o seu negócio é crucial para que o investimento na ferramenta tenha o retorno desejado.

Conheça alguns tipos de ERP abaixo:

ERP Legado

Trata-se de uma tecnologia antiga, que já foi muito utilizada, mas que pode não estar devidamente equipada para acompanhar o crescimento da empresa. Entre os fatores limitantes, estão:

  • linguagens de programação que já saíram de uso no mercado;
  • difícil manutenção por falta de profissionais, ou por conta de profissionais muito caros, com conhecimento do sistema;
  • ausência de todas as funcionalidades dos sistemas modernos;
  • necessidade do uso paralelo de outros sistemas para suprir suas deficiências;
  • interface não “amigável” ou de difícil acesso para o usuário;
  • dificuldade de integração com sistemas atuais.

Erroneamente, algumas pessoas utilizam o termo “legado” para se referir a softwares on-premise, que são sistemas instalados localmente, como mostraremos a seguir.

ERP on-premise

Os chamados ERP on-premise (do inglês, significa um software instalado em um ambiente local) são sistemas de gestão em que a empresa que o contrata precisa construir uma infraestrutura própria para a instalação e operação desse sistema.

Essa infraestrutura inclui equipamentos (como servidores, computadores, cabos de rede etc.) e softwares (banco de dados, antivírus, firewall etc.), além da estrutura física (como sala climatizada, controle de acessos) e equipe especializada para administração.

A instalação do ERP on-premise, assim como o armazenamento dos dados e a operacionalização do sistema, é feita na sede da empresa que vai utilizá-lo, geralmente através de um servidor principal interligado aos demais equipamentos.

O ERP CISSPoder, por exemplo, pode ser instalado no formato on-premise ou on-cloud. No caso da versão on-premise, a equipe de TI do cliente é responsável por acompanhar todo o processo, da implantação à operação, sempre com o apoio do time da CISS.

ERP on-cloud

Com o avanço da computação em nuvem, os chamados ERP on-cloud se tornaram mais conhecidos no mercado. No entanto, é importante esclarecermos que existem duas versões diferentes de ERPs na nuvem.

A primeira delas funciona através da contratação de um servidor on-cloud, ou seja, a empresa terceriza a responsabilidade pela infraestrutura de TI que mencionamos anteriormente, contratando o acesso remoto ao ERP, que é realizado através da internet. Esse é o caso do ERP CISSPoder on-cloud.

A CISS, através do serviço do DataCISS, é responsável pela manutenção da estrutura de servidores e demais softwares necessários para o funcionamento do CISSPoder, e o cliente pode acessá-lo de qualquer lugar através de uma conexão com a internet.

Já o segundo caso, trata de softwares construídos completamente na nuvem, ou seja, todo o processo de desenvolvimento, desde a sua criação, acontece em uma plataforma online, utilizando tecnologias de cloud computing. Um exemplo deste tipo de ERP é o CISSLive.  

ERP gratuito

Para finalizar, vamos abordar esse tipo de sistema, pois, se você chegou a esse conteúdo, pode ser que venha buscando uma solução de ERP e achou tentadora a ideia de contar com uma solução gratuita.

ERPs gratuitos são sistemas simples, que se propõem a ser uma opção inicial para quem está começando um negócio agora, porém eles apresentam uma série de limitações. 

Com todas as vantagens que apresentamos ao longo deste texto, você pode estar se perguntando porque uma empresa de tecnologia ofereceria uma ferramenta dessas gratuitamente. A resposta é que o empreendedor que adota esse sistema acaba tendo custos de outras maneiras, como a contratação de consultorias ou de profissionais especializados para realizar a configuração e o suporte do sistema.

Além disso, esses sistemas não costumam estar equipados para lidar com a complexidade da legislação brasileira, exigindo instalação de add-ons e plugins para emitir notas fiscais ou calcular os impostos, por exemplo.

Por isso, os empreendedores que apostam nesse tipo de sistema acabam tendo que, eventualmente, gastar mais dinheiro com o uso paralelo de outras ferramentas, e assim, perdem um dos maiores benefícios do ERP, que é a integração dos dados.

Isso sem falar no investimento de tempo, do empreendedor e/ou de sua equipe, na configuração de um sistema que não está preparado para crescer com o negócio, nem atender suas necessidades por completo.

Outra limitação é que o sistema pode ser descontinuado a qualquer momento, sem aviso prévio. Portanto, não vale a pena arriscar, concorda?

Em resumo, os sistemas ERP trazem uma enorme vantagem para as empresas que querem investir no seu crescimento.

Além de trazer benefícios como simplificação e otimização de processos, integração e segurança dos dados, facilidade de uso e melhorias de produtividade, as empresas que adotam um sistema ERP ganham uma vantagem competitiva em relação a outras empresas do mesmo setor que ainda não investiram em soluções como essa.

Deixar de buscar o melhor sistema ERP para a sua empresa significa não somente perder a chance de reduzir custos e melhorar a rentabilidade, mas também potencialmente ficar para trás dos seus concorrentes — e o que é pior, não conseguir atender à demanda e às necessidades dos seus clientes.

Além de tudo isso, os especialistas no assunto afirmam que, com toda a economia que o software oferece, com o aumento de produtividade e a redução de desperdício, o investimento em ERP tem um retorno muito rápido para o bolso do empresário.

Qualquer que seja o sistema ERP que a sua empresa já utiliza, ou está pensando em adotar, o importante é avaliar se esse sistema atende efetivamente às necessidades do negócio e se está equipado para acompanhar o crescimento da empresa.

Se ainda não conseguiu ver vantagens suficientes para investir em um sistema ERP moderno, lembre-se que a tecnologia só vai continuar avançando, cada vez mais rápido. As empresas que investem em tecnologia hoje, estarão melhor preparadas para se adaptar às novidades que ainda estão por vir.

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