O sistema ERP — sigla em inglês que significa “Planejamento de Recursos Empresariais” — integra os diversos setores necessários para o funcionamento de uma empresa, tais como compras, vendas, finanças, RH, e assim por diante.

A consolidação de todas essas funções em um único sistema torna o ERP uma ferramenta essencial para qualquer empresa que deseja um controle financeiro efetivo, processos automatizados e otimizados e funções analíticas que ajudem na tomada de decisões.

Embora tenha um nível de complexidade alto, o ERP não é um sistema feito exclusivamente para empresas grandes. Todo tipo de empresa pode ser beneficiado, de acordo com suas necessidades.

Neste artigo, daremos um panorama completo sobre o sistema ERP, mostrando como ele pode ajudá-lo a facilitar os processos internos e solucionar vários gargalos na sua empresa. Acompanhe!

A necessidade de automação nas empresas

A gestão de uma empresa envolve lidar com um volume alto de dados. Informações financeiras (realizados e projeções), cadastro de funcionários e clientes, dados de volume de vendas, códigos de produtos, listas de fornecedores, prazos e muito mais.

O registro de tudo isso, quando feito de forma manual, ou mesmo precariamente informatizado (isto é, sem nenhum tipo de integração), apresenta não só uma série de riscos — como erros, ou perda de dados — mas também de retrabalho; duplicação de tarefas, necessidade de verificação a cada etapa, etc.

A integração definitiva dos sistemas é necessária para garantir a troca eficiente de informações entre todos os departamentos.

O RH, por exemplo, controla o registro dos funcionários da empresa, mas é o departamento financeiro que controla a folha de pagamento e os impostos devidos.

Já em lojas de varejo, o departamento de marketing precisa de informações sobre a saída de determinados produtos para rever sua estratégia, enquanto a frente de caixa efetua a venda desses produtos e o departamento de compras gerencia o estoque da mercadoria.

Ao fazer um cadastro de produtos em um sistema integrado, o empreendedor já garante a consistência dos dados entre todos os departamentos que interagem quanto a esse aspecto.

Quanto mais eficiente for a comunicação e a transmissão de dados entre os diferentes departamentos, mais ágil será o funcionamento da empresa.

O uso do ERP para integração dos processos

O ERP oferece a integração necessária para otimizar os processos e garantir a consistência e a segurança dos dados entre os diversos departamentos de uma organização. Algumas das vantagens oferecidas pelo ERP são:

  • Geração de relatórios a partir de informações em tempo real;
  • Processos mais simplificados devido à integração dos sistemas, que reduz os custos operacionais e de gerenciamento, aumentando a produtividade;
  • Usuários colaboram de maneira mais efetiva, compartilhando dados em contratos, ordens de compra e outras solicitações;
  • Consistência na infraestrutura, alinhando todas as atividades comerciais;
  • Design pensado na experiência do usuário, facilitando a adoção do sistema;
  • Redução de riscos, por meio de melhorias na integridade dos dados e dos controles financeiros.

Além de todas essas vantagens que o sistema ERP já oferece há muito tempo, há mais pontos positivos a se destacar.

Antigamente, para ter um ERP, o empreendedor precisava comprar e construir toda uma infraestrutura de TI para alojar esse sistema. Hoje em dia, o ERP já é oferecido na nuvem, o que diminui consideravelmente o tempo e os custos de implementação. Além disso, o ERP na nuvem permite que alguns usuários acessem o sistema de dispositivos móveis — como smartphones e tablets —, tornando todo o processo mais flexível e ágil.

O uso do sistema em diferentes mercados

Outro benefício dos sistemas ERP é a possibilidade de customização. Alguns softwares já são até desenvolvidos para mercados específicos, considerando os desafios do setor.

Um ERP voltado para lojas de material de construção, por exemplo, reconhece o tipo de cliente dessa loja, e sabe que alguns compradores gerenciam diversas obras ao mesmo tempo.

A habilidade de entregar os pedidos no local certo e separar o controle financeiro de cada obra é essencial para atender às necessidades desse cliente.

A gestão de estoque é outro desafio para esse tipo de comércio. Controlar o giro dos produtos, de forma a garantir disponibilidade para pronta entrega, de acordo com a demanda, mas sem ter um excesso de estoque. Esse é um problema que pode ser solucionado com um software específico.

Outro setor que requer funcionalidades específicas é o de supermercados. A alta variedade de produtos oferecidos dentro desse tipo de varejo cria um grande desafio de gerenciamento de inventário.

Um sistema que ajude a manter o cadastro de produtos sempre atualizado e integrado ajuda a controlar a entrada e saída de mercadorias, medir volume de vendas e sazonalidade, facilitando a gestão de compras e a estratégia de marketing.

Os sistemas ERP costumam oferecer alguma possibilidade de personalização, para que o empreendedor consiga ajustar os módulos e funcionalidades do sistema de acordo com o funcionamento da sua empresa.

Mas quando o software já é desenvolvido para um setor específico? Isso, sem dúvida, facilita a implementação e pode até ocasionar melhorias de processo, sem a necessidade de um estudo detalhado sobre aquela empresa em particular.

O funcionamento do ERP na prática

Pesquisas indicam que, em algumas empresas, apenas 27,6% das funcionalidades de um sistema ERP são exploradas. Isso indica que existe um enorme potencial de utilização e de melhorias a ser explorado, mas também que mesmo um uso tão restrito desse potencial já apresenta benefícios palpáveis.

Algumas das aplicações práticas dessas funcionalidades são:

Vendas

A possibilidade de obter dados sólidos e detalhados sobre o volume de vendas em tempo real permite avaliar a demanda do negócio de maneira muito mais precisa.

Saber quais dos itens são mais vendidos e precisam de reposição de estoque mais frequente, ou identificar dias e horários de maior movimento que precisem de algum reforço no atendimento ou de reposição de produtos. Essas são algumas das informações que podem ser facilmente adquiridas por meio do sistema ERP.

Relacionamento com o cliente

Conhecer bem os seus clientes é uma maneira de gerar mais oportunidades. Ter um cadastro com informações detalhadas permite que o seu comércio interaja com o cliente de maneira mais personalizada para potencializar as vendas.

Alguns sistemas ERP possuem um módulo CRM (Customer Relationship Management), que é voltado para a gestão de relacionamento com o cliente.

Esse módulo permite o registro do perfil de clientes, de forma que o empreendedor consiga entender melhor as preferências e os hábitos de consumo de seus clientes e assim aumentar as vendas.

Financeiro

O sistema ERP permite que o fluxo de caixa seja alimentado diretamente pelas diferentes áreas da empresa que geram informações financeiras (pedido de compras, notas de entrada, vendas, contas a pagar, contas a receber, cartões, e etc).

Com essa integração e automatização do controle financeiro, fica muito mais fácil visualizar receitas, despesas, saldos de caixas e das contas, fazer previsões para os próximos períodos e avaliar a saúde financeira da empresa como um todo.

Além disso, a automatização garante consistência dos dados e rapidez na hora de gerar demonstrativos gerencias e relatórios estratégicos, acelerando as tomadas de decisões.

Recursos humanos

A gestão do departamento pessoal também pode se beneficiar de um sistema integrado. O cálculo de comissões e a análise de desempenho dos vendedores, por exemplo, são informações muito mais fáceis de serem visualizadas com um sistema que já é alimentado com os dados de vendas.

Avaliar a performance de funcionários através de dados operacionais concretos pode ajudar a identificar mecanismos de recompensa, uma estratégia excelente para aumentar a produtividade.

Ponto de venda

O fácil acesso às informações sobre os produtos, tanto em termos de descrição das características, quanto de preço e saldo de estoque, permite aos vendedores oferecer um atendimento melhor aos seus clientes, o que pode ser um grande diferencial no mercado varejista.

Outro diferencial para quem tem tanto loja física quanto virtual, é consolidar, por meio do sistema ERP, a gestão do seu varejo de maneira integrada, dentro de uma plataforma única.

A integração dos dados entre lojas físicas e e-commerce, além de ser vantajosa por questões práticas e logísticas, também oferece ao cliente uma experiência mais uniforme, em qualquer forma de interação que tiver com a loja.

As principais tarefas que podem ser automatizadas

O sistema ERP, por meio de sua integração, oferece uma série de automatizações de processo que permitem ao empreendedor reduzir custos e aumentar sua rentabilidade. Veja a seguir algumas funcionalidades oferecidas para o mercado de varejo.

Rentabilidade

O sistema integrado permite uma gestão de compras mais eficaz, baseada no acompanhamento dos números de vendas em tempo real.

Com o controle mais eficiente de compras, vendas e estoque, o gestor tem melhor visibilidade dos giros das mercadorias, conseguindo melhorar seu fluxo de caixa e saldo de estoque.

Além disso, o próprio software pode gerar sugestões de preços de vendas, sobre margens de lucro pré definidas, otimizando assim a manutenção de preços.

Desperdício

O sistema gera relatórios que visam acompanhar indicadores do negócio, até fazendo auditoria por meio de amostragens e identificando potenciais falhas no controle dos processos.

No controle de estoque, por exemplo, o próprio sistema já lê os códigos de barras, identifica inconsistências e faz o registro, permitindo uma contagem automatizada dos balanços.

Essas funcionalidades podem ser utilizadas até para reduzir custos com a logística, determinando qual unidade é a mais indicada para fazer entrega de mercadorias, estabelecendo a melhor rota para o transporte e fornecendo dados de rastreamento para conferir o status da entrega de cada produto.

Fluxo de caixa

O controle do fluxo de caixa fica totalmente automatizado, já que o sistema é alimentado com informações relativas aos pedidos de compras, vendas e movimentações financeiras.

Com essa informação em tempo real, é possível prever as despesas para o ano todo e até se planejar para possíveis desfalques temporários que exijam alguma medida extraordinária (como conseguir um empréstimo com taxas menores, graças à antecipação).

A capacidade de obter dados em tempo real e fazer previsões de curto, médio e longo prazo, também permite ao gestor identificar o quanto de capital a empresa terá disponível em caixa para determinado momento, o que permite planejar os investimentos necessários ao crescimento da empresa.

Inadimplência

Um dos maiores problemas para qualquer empresa é lidar com clientes que não pagam as contas em dia. Ter um sistema que automatiza esse controle pode diminuir o impacto que os maus pagadores causam ao seu fluxo de caixa.

Uma das funcionalidades disponíveis é uma ferramenta de análise de crédito que avalia o risco de negociar com determinados clientes. Por meio dessa avaliação, a loja consegue definir quanto de crédito pode liberar para cada cliente e quais deles exigem uma atenção maior.

O registro sistemático de todos os dados permite visualizar rapidamente quantos clientes estão inadimplentes e por quanto tempo.

Também é possível utilizar o sistema para enviar notificações de cobrança automática para os clientes, avisando do vencimento das contas.

Os diferentes tipos de ERP

Embora muitas das funcionalidades aqui mencionadas sejam comuns a diversos tipos de sistemas ERP, existe uma variedade de opções no mercado — incluindo algumas que já estão bem desatualizadas.

Essas opções mais antigas ainda têm uma adesão significativa, especialmente em pequenas empresas, devido aos custos mais baixos do que as soluções mais modernas. A escolha do sistema certo para o seu negócio é crucial para que o investimento na ferramenta tenha o retorno desejado.

Veja a seguir alguns tipos de ERP.

ERP Legado

Trata-se de uma tecnologia antiga, que pode não estar devidamente equipada para acompanhar o crescimento da empresa. Entre os fatores limitantes, estão:

  • linguagens de programação que já saíram de uso no mercado;
  • difícil manutenção por falta de profissionais, ou por conta de profissionais muito caros, com conhecimento do sistema;
  • ausência de todas as funcionalidades dos sistemas modernos;
  • necessidade do uso paralelo de outros sistemas para suprir suas deficiências;
  • ausência de integração com plataformas de e-commerce e de funções analíticas;
  • ausência de interface “amigável” ou de fácil acesso para o usuário;
  • não oferecimento de informações integradas e em tempo real.

ERP para pequenos negócios

São sistemas mais engessados, que se propõem a ser uma opção mais barata para pequenos negócios. Pelo preço reduzido, as funcionalidades também não são as mesmas de um ERP pensado para um negócio com objetivos ambiciosos de expansão.

Por isso, os empreendedores que apostam nesse tipo de sistema acabam tendo que apelar e gastar mais R$ com o uso paralelo de outras plataformas com funcionalidades adicionais, à exemplo do Excel.

Com o uso de sistemas paralelos, o empreendedor perde um dos maiores benefícios do ERP, que é a integração dos dados e tem mais retrabalho no lançamento e auditoria das informações.

Outra opção é migrar para um novo ERP, ou seja, terá investimento novamente, o que poderia ter sido economizado se estivesse logo de incio implantado um ERP especialista para seu ramo e com visão de futuro.

ERP gratuito

São sistemas muito parecidos com o ERP para pequenas empresas e apresentam os mesmos tipos de limitação. Além de não estarem equipados para acompanhar a evolução do negócio, tal alternativa tem algumas desvantagens adicionais.

Para quem está se perguntando porque uma empresa de tecnologia ofereceria uma ferramenta dessas gratuitamente, a resposta é que o empreendedor que adota esse sistema acaba tendo custos com consultorias ou contratação de profissionais especializados para fazer implementação e suporte do sistema.

Outra limitação é que esses sistemas não costumam estar equipados para lidar com a complexidade da legislação brasileira, exigindo instalação de add-ons ou plugins para emitir nota fiscal ou calcular os impostos. Além disso, o sistema pode ser descontinuado a qualquer momento, sem aviso prévio.

Back office para e-commerce

Sistemas criados para integrar os ERP legados com plataformas de e-commerce lá no início, quando esse tipo de comércio começou a se popularizar.

Ao fazer a ponte entre o sistema ERP legado e as plataformas de e-commerce, os back offices identificaram uma oportunidade de oferecer outras funcionalidades, tais como:

  • faturamento — o back office assumiu a função de emitir notas fiscais, que era um procedimento rígido e demorado no sistema legado, oferecendo uma alternativa de faturamento mais simples e rápida.
  • logística reversa — trocas e devoluções são uma constante para um e-commerce, o que requer agilidade ao receber as mercadorias e garantir o controle de qualidade. Os back offices também trouxeram uma opção simplificada para efetuar a troca de mercadorias e dar crédito para os consumidores, mantendo a segurança no processo.
  • cadastro de produtos — outro ponto em que os back offices conseguiram preencher uma lacuna foi na inclusão mais completa de descrições dos produtos, incluindo informações de como utilizá-los. Os ERP legados nunca precisaram de detalhamento no cadastro dos produtos. Porém, em um ambiente de e-commerce esses detalhes são fundamentais.

A grande desvantagem dos back offices é que não foram criados para funcionar como um ERP por si só, mas sim em conjunto com os ERP legados. Portanto, também não possuem todas as funcionalidades de um ERP moderno.

ERP para varejo físico

São sistemas verticalizados que possuem uma estrutura básica de ponto de venda e retaguarda (que consiste em funcionalidades como gestão de cadastros, controle financeiro, estoques).

Esses sistemas possuem algumas funcionalidades voltadas para loja física — como promoções e controle de comissões dos vendedores —, porém não são equipadas para integração com e-commerce.

ERP para omnichannel

São os sistemas ERP mais modernos e complexos, que visam integrar todos os canais diferentes de negócio, de lojas físicas a redes de franquias.

Vale tanto para as versões de ERP na nuvem quanto para as “on premise”, que são os ERPs em que a empresa constrói uma infraestrutura própria para a instalação do sistema.

A grande vantagem desses sistemas é que eles já estão preparados para oferecer uma integração consistente com:

  • plataformas de e-commerce, marketplace, e outros sistemas, para que a empresa atue em todos os canais possíveis;
  • formas de pagamento diversas;
  • sistemas antifraude;
  • transportadoras, correios e simuladores de fretes;
  • sistemas avançados de gestão de estoques.

Qualquer que seja o sistema ERP que a sua empresa já utilize, ou está pensando em adotar, o importante é avaliar se esse sistema atende efetivamente às necessidades do negócio e se está equipado para acompanhar o crescimento da empresa.

Em resumo, os sistemas ERP trazem uma enorme vantagem comercial para as empresas que querem investir no seu crescimento.

Além de trazer benefícios como simplificação e otimização de processos, integração e segurança dos dados, facilidade de uso e melhorias de produtividade, as empresas que adotam um sistema ERP ganham uma vantagem competitiva em relação a outras empresas do mesmo setor que ainda não investiram em soluções como essa.

Deixar de buscar o melhor sistema ERP para a sua empresa significa não somente perder as reduções de custo e melhorias de rentabilidade que o sistema pode oferecer, mas também potencialmente ficar para trás dos seus concorrentes — e o que é pior, não conseguir atender à demanda e às necessidades dos seus clientes.

As soluções mais recentes em nuvem oferecem tantas facilidades e melhorias para sua empresa que acompanhar o que há de mais moderno no mercado pode ser uma maneira de se manter competitivo e também de tornar o gerenciamento da sua empresa mais simples e intuitivo.

Além de tudo isso, os especialistas no assunto afirmam que, com toda a economia que o software oferece, com o aumento de produtividade e a redução de desperdício, o investimento em ERP tem um retorno muito rápido para o bolso do empresário.

Se ainda não conseguir ver vantagens suficientes para investir em um sistema ERP moderno, lembre-se que a tecnologia só vai continuar avançando, cada vez mais rápido.

Os sistemas modernos podem ficar desatualizados em pouco tempo, mas ainda assim serão melhor equipados para se adaptar às novidades que ainda estão por vir.

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