Hoje iremos trazer um guia completo sobre o sistema de Planejamento de Recursos Empresariais: ou, simplesmente, sistema ERP.
Para a CISS, falar sobre um sistema ERP talvez seja uma das tarefas mais simples de executar. Afinal, essa ferramenta é a base de nossas atividades há mais de três décadas.
Por meio do nosso sistema, o CISSPoder, já auxiliamos mais de 7 mil empresas do varejo. De supermercados e atacarejos, a lojas de material de construção e food services, nosso ERP tem levado tranquilidade e resultados para milhares de gestores.
Mas o objetivo desse artigo não é falar especificamente sobre o nosso negócio. Queremos mostrar um pouco sobre essa ferramenta. Afinal, quais são as suas vantagens e desafios? Como escolher o ERP que mais se adequa ao seu negócio?
Preparado para descobrir? Então, boa leitura!
A necessidade de automação nas empresas
Administrar uma empresa nos dias de hoje envolve lidar com um grande volume de dados. Informações financeiras, cadastro de funcionários e clientes, dados sobre o volume de vendas, códigos de produtos, listas de fornecedores, prazos e muito mais. Tudo isso precisa ser organizado para que o negócio possa prosperar.
Quando registrados manualmente ou com um nível de digitalização mínima (como em planilhas de Excel), esses dados podem representar verdadeiros riscos para a empresa. Vazamentos, perdas, retrabalho, duplicidade de informações, várias são as possibilidades de prejuízo que o seu negócio pode sofrer,
Além disso, a escolha por sistemas de gestão não integrados, que operam isoladamente em departamentos específicos, também pode trazer problemas para o seu gerenciamento.
Já imaginou ter um sistema específico para o RH e outro para o departamento financeiro? Um setor controla o registro de funcionários e o outro detém a folha de pagamento e os impostos devidos. Separá-los parece uma boa ideia? Realmente não é.
Da mesma forma, o marketing depende do setor de vendas; o estoque precisa de visibilidade sobre a saída dos produtos, e por aí vai. O fato é que orquestrar tudo isso sem o apoio de um sistema de gestão integrado é uma tarefa quase impossível.
É por isso que contar com uma solução única é indispensável. Apenas por meio da integração é possível ter uma visão ampla e verdadeira do seu negócio. Ao realizar todas essas tarefas em um sistema ERP, você garante agilidade e eficiência, gerando benefícios para toda a empresa.
Vantagens do sistema ERP na integração dos processos
Agora que você já sabe a importância da integração de dados em uma empresa, veja algumas das vantagens mais poderosas de um sistema ERP.
- Geração de relatórios a partir de informações consolidadas;
- Processos mais simplificados devido à integração dos setores — o que aumenta a produtividade, reduzindo custos operacionais e de gerenciamento;
- Usuários colaboram de maneira mais efetiva, compartilhando dados em contratos, pedidos de compra, vendas e outras transações;
- Consistência nas informações geradas, alinhando todas as atividades empresariais;
- Redução de riscos por meio de melhorias na integridade dos dados e dos controles financeiros.
E tem mais!
Além dos diferenciais acima, também há um ponto em particular que devemos destacar. Até poucos anos atrás, para ter um sistema ERP em seu negócio era precisa construir uma sólida infraestrutura de TI. Nos dias atuais, vários modelos de ERP atuam por meio da aplicação em nuvem, reduzindo o tempo de implantação e, principalmente, os seus custos.
Ou seja, se antes era preciso investir pesado em infraestrutura, hoje já é possível acompanhar todos os dados do seu negócio até pelo celular!
ERP para diferentes nichos e mercados
Com tamanha importância na gestão de empresas, talvez você esteja se perguntando se todos os ERPs são iguais.
A resposta é não. Até existe uma estrutura básica comum a diferentes sistemas, mas todo ERP varia de um para o outro, e pode ser bem flexível.
É por isso que a maioria dos sistemas oferecem possibilidades de personalização. Para que o empreendedor consiga ajustar os módulos e funcionalidades de acordo com as necessidades da sua empresa.
Sistema ERP por segmento
Embora a customização seja um avanço, existe uma forma ainda mais eficiente de aplicar um sistema ERP em seu negócio: buscando uma solução por segmento. Afinal, um software exclusivo de um segmento é extremamente eficaz na identificação de desafios e aplicação de melhorias específicas.
Que tal um exemplo?
Para ilustrar a importância de um ERP por segmento, vamos pensar em uma loja de material de construção. Em um empreendimento como esse é fundamental um sistema que facilite a gestão de estoque e ajude o gestor a entender as preferências dos clientes. Esse é apenas um exemplo, de uma situação comum no varejo de materiais de construção. Entretanto, um software ERP que atenda essa particularidade, tem tudo para solucionar o desafio de modo muito mais simples.
Outro bom exemplo é o setor de supermercados. Afinal, a alta variedade de produtos oferecidos cria um grande desafio relacionado ao gerenciamento de inventário. Nesse caso, um sistema que mantenha o cadastro de produtos atualizado e controle a entrada e saída de itens, pode ser um divisor de águas.
Quando o software atende a um setor específico, sua implementação é bem mais simples. O resultado, inevitavelmente, é uma melhoria do processo e organização, sem demandar um grande volume de customização para atender apenas uma empresa em particular.
O funcionamento do ERP na prática
O sistema ERP, por meio de sua gestão integrada de dados, oferece a automação de diversos processos, permitindo uma redução nos custos da operação e um aumento de rentabilidade.
No entanto, pesquisas indicam que, em algumas empresas, apenas 27,6% das funcionalidades de um sistema ERP são utilizadas. Isso mostra que existe um enorme potencial de utilização e de melhorias a ser explorado, ao mesmo tempo em que, mesmo um uso básico dessa ferramenta, já apresenta benefícios reais para o gestor e para a empresa.
A seguir algumas aplicações e tarefas que podem ser automatizadas no dia a dia do varejista com o uso de um sistema ERP. Confira!
Estoque
O controle de estoque é uma das atividades que mais pode ser automatizada com o sistema ERP. Isso porque quando todo o processo de compra, entrada e saída de mercadorias é feito através do sistema, o gestor passa a contar com a ajuda da tecnologia para contabilizar os saldos disponíveis de cada mercadoria que comercializa.
Assim, fica mais simples identificar períodos em que um determinado produto vende mais, ou ainda, o momento certo de realizar a compra com o fornecedor.
Outra aplicação do sistema ERP, para quem atua tanto com lojas físicas quanto virtuais, é consolidar, através do sistema, a gestão integrada dos estoques, controlando dentro de uma única ferramenta as vendas online e offline.
Além disso, o ERP atua em processos como balanço e inventário de estoque, ajudando na contagem de itens e automatizando a identificação de possíveis falhas no controle dos processos.
O sistema também gera relatórios para o acompanhamento de indicadores do negócio, permitindo, inclusive, auditorias por meio de amostragens.
Compras
Um sistema integrado de gestão permite que o empreendedor realize compras melhores, pois pode se basear em dados históricos sobre as vendas para realizar pedidos. Além disso, o próprio software pode gerar sugestões de compras a partir de fórmulas que avaliam os níveis de estoque e o tempo médio de cada fornecedor.
Com um controle mais eficiente sobre as compras, vendas e estoque, o gestor tem melhor visibilidade sobre o giro das mercadorias, conseguindo otimizar seu fluxo de caixa ao manter estoques mais enxutos.
Vendas
Nas vendas, o ERP oferece fácil acesso às informações sobre os produtos, tanto em termos de descrição e características técnicas, quanto de preço e saldo de estoque, permitindo aos vendedores oferecer um atendimento personalizado aos seus clientes — fator importantíssimo no mercado varejista.
Nos casos de lojistas que trabalham com vendas em lojas físicas e online simultaneamente, o sistema também ajuda com a gestão integrada de estoques, garantindo que um produto não seja ofertado a dois clientes diferentes. Isso quer dizer que, se um produto é vendido na loja física, ele será automaticamente retirado do e-commerce, graças a integração entre os sistemas.
Essa integração, além de ser vantajosa por questões práticas e logísticas, também oferece ao cliente uma experiência mais uniforme, em qualquer forma de interação que tiver com a loja.
Já do ponto de vista do gestor, a possibilidade de obter dados sólidos e detalhados sobre as vendas permite que a gerência acompanhe as demandas do negócio de maneira muito mais precisa.
Saber quais são os itens mais vendidos e que precisam de reposição de estoque mais frequente, ou identificar dias e horários de maior movimento que precisem de algum reforço no atendimento são alguns exemplos das informações que podem ser facilmente adquiridas por meio do sistema ERP.
Relacionamento com o cliente
Conhecer bem seus clientes é a melhor maneira de gerar mais oportunidades de negócio. Ter um cadastro com informações detalhadas permite que a sua loja interaja com o cliente de maneira mais personalizada e assim aumente as vendas.
Alguns sistemas ERP possuem um módulo CRM (Customer Relationship Management), que é voltado para a gestão de relacionamento com o cliente. Outros, integram com soluções externas específicas para essa função.
O importante, em ambos os casos, é manter o registro dos clientes bem atualizado, de modo que seja possível criar um perfil do público que o estabelecimento atende, entendendo melhor suas preferências e hábitos de consumo.
Contas a receber
Um problema relativamente comum para as empresas são clientes que não pagam as contas em dia. Ter um sistema que automatiza esse controle, não só ajuda na organização, como pode diminuir o impacto que os maus pagadores causam ao seu fluxo de caixa.
Para isso, uma das funcionalidades disponíveis no ERP é a análise de crédito, que avalia o risco de negociar com determinados clientes. Por meio dessa avaliação, a loja consegue definir quanto de crédito está disposta a liberar para cada cliente. Assim, na hora da venda, o sistema indicará ao vendedor alguns critérios para a negociação, alertando em casos que exigem uma atenção especial da gerência.
Além disso, o registro sistemático de todos os dados no sistema permite visualizar rapidamente todas as contas em aberto, quantos clientes estão inadimplentes e por quanto tempo. Também é possível utilizar o sistema para enviar notificações de cobrança automática para os clientes, avisando-os sobre o vencimento das parcelas.
Recursos humanos
A gestão do departamento pessoal também pode se beneficiar de um sistema de gestão integrado. O cálculo de comissões e a análise de desempenho dos vendedores, por exemplo, são informações muito mais fáceis de serem visualizadas com um sistema que já é alimentado com dados sobre as vendas.
Avaliar a performance de funcionários através de dados operacionais concretos pode ajudar a identificar mecanismos de recompensa, uma estratégia excelente para melhorar os resultados.
Financeiro
Uma das principais características do sistema ERP é permitir que o fluxo de caixa seja resultado direto da integração das diferentes áreas da empresa que o utilizam, já que ele é alimentado com informações ao longo de todo o processo: pedidos de compras, pagamento de fornecedores, vendas e outras movimentações financeiras.
Com essa integração e automatização do controle financeiro fica muito mais fácil visualizar receitas, despesas, saldos de caixas e das contas, fazer previsões para os próximos períodos e avaliar a saúde financeira da empresa como um todo.
A capacidade de obter dados em tempo real e fazer previsões de curto, médio e longo prazo, também permite ao gestor identificar o momento certo de realizar certos investimentos, necessários para o crescimento da empresa.
Além disso, a automatização garante consistência dos dados e rapidez na hora de gerar demonstrativos de resultados (DRE) e relatórios gerenciais estratégicos, acelerando a tomada de decisões.
Os diferentes tipos de ERP
Embora muitas das funcionalidades aqui mencionadas sejam comuns a diversos tipos de sistemas ERP, existe uma variedade de opções no mercado e é normal ficar na dúvida na hora de escolher qual é o melhor para a sua empresa. A escolha do sistema certo para o seu negócio é crucial para que o investimento na ferramenta tenha o retorno desejado.
Conheça alguns tipos de ERP abaixo:
ERP legado
Trata-se de uma tecnologia antiga, que já foi muito utilizada, mas que pode não estar devidamente equipada para acompanhar o crescimento da empresa. Entre os fatores limitantes, estão:
- linguagens de programação que já saíram de uso no mercado;
- difícil manutenção por falta de profissionais, ou por conta de profissionais muito caros, com conhecimento do sistema;
- ausência de todas as funcionalidades dos sistemas modernos;
- necessidade do uso paralelo de outros sistemas para suprir suas deficiências;
- interface não “amigável” ou de difícil acesso para o usuário;
- dificuldade de integração com sistemas atuais.
Erroneamente, algumas pessoas utilizam o termo “legado” para se referir a softwares on-premise, que são sistemas instalados localmente, como mostraremos a seguir.
ERP on-premise
Os chamados ERP on-premise (do inglês, significa um software instalado em um ambiente local) são sistemas de gestão em que a empresa que o contrata precisa construir uma infraestrutura própria para a instalação e operação desse sistema.
Essa infraestrutura inclui equipamentos (como servidores, computadores, cabos de rede etc.) e softwares (banco de dados, antivírus, firewall etc.), além da estrutura física (como sala climatizada, controle de acessos) e equipe especializada para administração.
A instalação do ERP on-premise, assim como o armazenamento dos dados e a operacionalização do sistema, ocorre na própria empresa, geralmente por meio de um servidor principal interligado aos demais equipamentos.
O ERP CISSPoder, por exemplo, é bastante flexível, com instalação disponível tanto no formato on-premise quanto on-cloud. No caso da versão on-premise, a equipe de TI do cliente é responsável por acompanhar todo o processo, da implantação à operação, sempre com o apoio do time da CISS.
ERP on-cloud
Com o avanço da computação em nuvem, os chamados ERP on-cloud se tornaram mais conhecidos no mercado. No entanto, é importante esclarecermos que existem duas versões diferentes de ERPs na nuvem.
A primeira delas funciona através da contratação de um servidor on-cloud, ou seja, a empresa terceriza a responsabilidade pela infraestrutura de TI que mencionamos anteriormente, contratando o acesso remoto ao ERP, que é realizado através da internet. Esse é o caso do ERP CISSPoder on-cloud.
A CISS, através do serviço do DataCISS, é responsável pela manutenção da estrutura de servidores e demais softwares necessários para o funcionamento do CISSPoder, e o cliente pode acessá-lo de qualquer lugar através de uma conexão com a internet.
Já o segundo caso, trata de softwares construídos completamente na nuvem, ou seja, todo o processo de desenvolvimento, desde a sua criação, acontece em uma plataforma online, utilizando tecnologias de cloud computing. Um exemplo deste tipo de ERP é o CISSLive.
ERP gratuito
Para finalizar, vamos abordar esse tipo de sistema, pois, se você chegou a esse conteúdo, pode ser que venha buscando uma solução de ERP e achou tentadora a ideia de contar com uma solução gratuita.
ERPs gratuitos são sistemas simples, que se propõem a ser uma opção inicial para quem está começando um negócio agora, porém eles apresentam uma série de limitações.
Com todas as vantagens que apresentamos ao longo deste texto, você pode estar se perguntando porque uma empresa de tecnologia ofereceria uma ferramenta dessas gratuitamente. A resposta é que o empreendedor que adota esse sistema acaba tendo custos de outras maneiras, como a contratação de consultorias ou de profissionais especializados para realizar a configuração e o suporte do sistema.
Além disso, esses sistemas não costumam estar equipados para lidar com a complexidade da legislação brasileira, exigindo instalação de add-ons e plugins para emitir notas fiscais ou calcular os impostos, por exemplo.
Por isso, os empreendedores que apostam nesse tipo de sistema acabam tendo que, eventualmente, gastar mais dinheiro com o uso paralelo de outras ferramentas, e assim, perdem um dos maiores benefícios do ERP, que é a integração dos dados.
Isso sem falar no investimento de tempo, do empreendedor e/ou de sua equipe, na configuração de um sistema que não está preparado para crescer com o negócio, nem atender suas necessidades por completo.
Outra limitação é que o sistema pode ser descontinuado a qualquer momento, sem aviso prévio. Portanto, não vale a pena arriscar, concorda?
Conclusão
Em resumo, os sistemas ERP trazem uma enorme vantagem para as empresas que querem investir no seu crescimento.
Benefícios como simplificação e otimização de processos, integração e segurança dos dados, facilidade de uso e melhorias de produtividade, não correspondem ao todo. Além de tudo isso, as empresas que adotam um sistema ERP se tornam mais competitivas.
Deixar de buscar o melhor sistema ERP para a sua empresa significa gastar mais, render menos e ficar atrás da concorrência. Além disso, um negócio sem um sistema ERP integrado não é capaz de atender às demandas dos seus clientes.
Qualquer que seja o sistema ERP que a sua empresa já utiliza, ou está pensando em adotar, o importante é avaliar se esse sistema atende efetivamente às necessidades do negócio e se está equipado para acompanhar o crescimento da empresa.
Se ainda não conseguiu ver todas as vantagens de investir em um sistema ERP moderno, lembre-se: a tecnologia está avançando — e vai avançar cada vez mais rápido. As empresas que investem em tecnologia hoje, estarão melhor preparadas para se adaptar às novidades que ainda estão por vir.
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