O gerenciamento de estoque, apesar de lidar com rotinas operacionais, está ligado a diversos pontos estratégicos de um negócio — como o atendimento às demandas dos clientes, o uso eficiente do capital de giro e a manutenção da saúde financeira da empresa.

Por isso, é preciso muito planejamento e cuidado para evitar situações que podem comprometer o desempenho do setor e as diversas consequências negativas que elas trazem para a organização como um todo.

Neste post, vamos listar 7 tipo de erros que devem ser evitados, a fim de garantir uma gestão eficaz. Continue a leitura para saber quais são eles!

1. Aquisição de estoques acima ou abaixo do necessário

Um dos aspectos principais do gerenciamento de estoque é saber quais as quantidades adequadas a serem adquiridas para atender à demanda.

Lidar com o excesso de itens no estoque aumenta os custos operacionais e o risco de ocorrerem perdas — por avarias, obsolescência, perecibilidade e prazo de validade vencido, por exemplo.

Por outro lado, comprar itens com quantidades ou nas frequências inferiores ao necessário leva ao problema da falta que, como consequência, causa ruptura no estoque e a falta de atendimento ao cliente.

Para solucionar esse tipo de problema, algumas medidas podem ser tomadas, como:

  • realização de análise da Curva ABC;
  • alinhamento entre o setor de estoques e a área de compras;
  • planejamento de compras, considerando um estoque mínimo e o lead time dos pedidos (o tempo decorrido desde o momento em que a ordem de compra é gerada até o momento da entrega pelo fornecedor).

2. Falta de registro e identificação adequada dos itens

Para evitar problemas como falta de itens, perdas no estoque, faltas e excessos e pedidos trocados, é preciso fazer o registro e a devida identificação dos itens no local de armazenamento.

Isso quer dizer que é fundamental criar uma base de cadastro, na qual consta um código e a descrição de cada produto. Lembrando que a numeração deve ser única para cada mercadoria (como uma identidade) e o nome registrado precisa ser padronizado — evitando erros e duplicidades.

Com uma base de dados bem organizada e confiável, fica mais fácil fazer o acompanhamento de tudo que entra e sai do estoque, além de contribuir para a otimização do trabalho na hora do inventário.

3. Pensar somente nos valores e não no tempo médio de estocagem

Acompanhar os níveis de estoque avaliando somente os valores é uma situação que quase sempre induz o gestor a uma decisão equivocada. Ao analisar os números, você pode ver que o biscoito da marca A tem R$500 no estoque, enquanto o da marca B tem R$950.

Depois de uma semana, vem o susto de ver que o da segunda já está esgotado, enquanto o da primeira ainda tem disponibilidade. Por que isso acontece? Existem duas possibilidades:

  1. os produtos da marca B custam um pouco mais caro;
  2. os produtos da marca A são menos vendidos.

Independentemente de qual seja a causa, avaliar apenas os valores, sem considerar o tempo médio de permanência dos itens é um dos erros de gerenciamento de estoque que devem ser evitados imediatamente. Isso nos leva ao próximo tópico.

4. Deixar de acompanhar o giro dos produtos

O giro de um produto consiste na quantidade de vezes em que ele foi vendido e precisou ser reposto no estoque. Assim, se um item tem alto giro, podemos dizer que ele é muito procurado pelos clientes — e, consequentemente, precisa ser adquirido em maiores quantidades ou frequências.

Para realizar o cálculo, basta definir o período de análise e usar a seguinte fórmula:

Total de vendas ÷ Volume médio de estoque

Dessa forma, se você quer saber qual é o giro do saco de arroz de determinada marca no mês de outubro e sabe que o volume médio do estoque é de 500 sacos e que foram vendidas 1.000 unidades desse item, sabe-se que:

Giro do estoque = 1.000 ÷ 500 = 2 vezes

Ou seja, esse arroz teve um giro de 2 vezes no mês.

Conhecer esse dado é essencial para fazer um planejamento de compras mais acertado, visto que ele mostra quais itens têm um volume de vendas significativo (e precisam de mais atenção) e quais sofrem uma procura mais baixa (correndo o risco de ficarem encalhados no estoque).

5. Acumular produtos que não têm muita saída

Por falar em produtos encalhados, é preciso resistir à tentação de deixar alguns itens estocados como reserva, caso algum cliente apareça procurando por ele. Dependendo do volume de saída, pode ser que a melhor decisão a se tomar seja descontinuar a venda.

É sempre bom lembrar que estoque acumulado representa dinheiro parado, ou seja, capital de giro retido, com baixa liquidez (já que o item não é muito vendido) — que poderia ser aplicado em melhores oportunidades.

Se você tem um problema como esse no seu estoque, recomendamos repensar a necessidade de manter as mercadorias paradas. Se a ideia é liberar espaço, por que não fazer uma promoção atraente para os clientes (e até mesmo funcionários)?

6. Negligenciar a salubridade e a segurança das instalações físicas

Geralmente, quando falamos em erros de gerenciamento de estoque, os olhares ficam mais voltados aos processos, métodos e ferramentas utilizados. Contudo, também é uma falha muito grande deixar de otimizar a salubridade, organização e segurança dentro do local de armazenamento.

As consequências disso são várias, entre as principais:

  • risco de acidentes com colaboradores;
  • aumento da possibilidade de os itens sofrerem avarias (entre outras perdas);
  • alto risco de prejuízo financeiro para o negócio.

No caso de supermercados, a atenção deve ser redobrada, já que lida diretamente com produtos perecíveis e que precisam de cuidados ainda maiores no armazenamento (como é o caso de laticínios e hortifrutis).

7. Insistir na execução dos processos manuais

Você pode até garantir que é possível fazer um bom controle de estoque utilizando apenas planilhas. Mas até que ponto esse trabalho é realmente eficiente e confiável? A realização de processos manuais aumenta o risco de erros (e de necessidade de retrabalho), além de torná-los mais lentos.

Por outro lado, contar com a ajuda da tecnologia pode transformar a forma como a sua gestão é feita. O uso de um ERP — sistema de gestão integrada —, por exemplo, automatiza diversas rotinas de uma empresa, incluindo o gerenciamento de estoque e de outras áreas como vendas, financeiro e fiscal.

Adotar estratégias que ajudam a otimizar o gerenciamento de estoque e minimizar a ocorrência de erros é uma forma de melhorar o atendimento ao cliente, aproveitar ao máximo o uso do capital e alcançar resultados cada vez mais satisfatórios.

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