Melhorar a gestão de compras é um desafio de muitas companhias, principalmente quando se trata do setor de varejo. Quando são estabelecidos procedimentos de compras baseados no giro de mercadorias — ou seja, comprando o que realmente vende —, a organização melhora sua saúde financeira, cuidando do fluxo de caixa e do capital de giro.

Compras mal feitas afetam diretamente o estoque — gerando ruptura, impactando negativamente no fluxo de caixa e também na rentabilidade.

Por outro lado, ao fazer aquisições de forma adequada a instituição consegue aumentar sua lucratividade, organizar os processos e oferecer produtos melhores aos consumidores.

Quer entender como melhorar a gestão de compras na sua empresa? Acompanhe nossas 6 dicas sobre o assunto!

1. Analise a situação atual

Para que a gestão de compras possa ser aprimorada é necessário se planejar. Aliás, essa é uma parte fundamental, pois o departamento de compras exerce influência sobre os demais setores. Por isso, existe aqui uma oportunidade para melhorar a eficiência da empresa como um todo.

O primeiro passo para construir um bom planejamento é conhecer exatamente a realidade atual da gestão de compras do seu negócio. Para isso, reúna o diretor de compras e os outros responsáveis pelo setor e verifique os pontos fortes e fracos e as ameaças e oportunidades da cadeia de suprimentos.

Veja o que pode ser melhorado, o que já está funcionando e qual é o desempenho de cada colaborador nessa área. Esses pontos servirão como base para a segunda etapa do planejamento.

2. Construa um plano de ação

O segundo passo fundamental para melhorar a gestão de compras é traçar o que será feito na prática — tanto para mudar o que não está funcionando, como para expandir o que tem dado certo.

A maneira ideal de implementar essas melhorias é dar pequenos passos na direção certa. Por isso, é importante estabelecer ações realistas e que possam realmente ser cumpridas. De nada adianta querer executar mudanças gigantescas em curtos períodos de tempo.

Esse é o momento de fazer o melhor com os recursos disponíveis. Por exemplo, se não for possível substituir um colaborador que está deixando a desejar, crie um plano de ação para conversar com esse funcionário e resolver os problemas atuais. Isso gera oportunidades para que todos melhorem, tanto sua equipe interna quanto os fornecedores.

3. Padronize os registros

Grande parte dos problemas de processos no estoque vem da simples falta de organização. Isso vale tanto para as entradas e saídas dos produtos quanto para as descrições e comunicações internas.

A única forma de saber o que deve ser comprado é sabendo exatamente quais itens e a quantidade de seu giro, certo? Sendo assim, a companhia precisa ter um controle detalhado das entradas e saídas de mercadorias. Caso contrário ninguém saberá se a quantidade certa de itens está sendo adquirida, e isso impacta diretamente no caixa.

O mesmo vale para a comunicação entre o setor de compras e os demais setores, incluindo as vendas. Para que o estoque fique organizado e o consumidor tenha acesso ao produto correto, é preciso que as descrições dos produtos sejam padronizadas. O ideal é criar códigos para cada mercadoria, evitando uma série de confusões (de preferência, utilize um sistema de gestão especializado para essa atividade).

4. Conheça seus fornecedores

A melhoria da gestão de compras passa por uma boa relação com os parceiros empresariais. Assim como comentamos nos itens anteriores, aqui o primeiro passo também é conhecer a situação atual. Para isso, organize uma lista ou tabela com os fornecedores, incluindo todos os dados que forem relevantes (mais uma vez, um sistema de gestão pode ajudar).

Depois disso, não esqueça de alimentar esses dados continuamente, atualizando o que for necessário. Quanto melhor você conhecer seus fornecedores, mais fácil será a gestão de compras. Se o parceiro conhece o estilo de compra da sua empresa, ele pode tirar dúvidas e chamar a atenção para possíveis erros nos pedidos.

Por fim, ao criar consciência sobre a situação atual em relação às marcas que vendem para o seu negócio, você pode identificar se existe necessidade de buscar novas alternativas. Nenhuma empresa pode ficar dependente de apenas alguns aliados, pois imprevistos sempre podem ocorrer.

5. Monitore o fluxo de vendas

A grande função do departamento de compras é alimentar as vendas, não é mesmo? Uma empresa que faz boas aquisições tem condições de comercializar suas mercadorias a preços mais competitivos, além de não deixar faltar produtos em suas lojas.

Sendo assim, da mesma maneira que as compras alimentam as vendas, o contrário também deve ocorrer. Ao analisar o fluxo de vendas, os gestores obtêm informações importantíssimas. Torna-se possível descobrir quais produtos saem mais em cada época, quais tendem a ficar encalhados e quais esgotam rapidamente. E o principal, o giro de cada item.

Com esses dados em mãos, o departamento de compras pode acertar em cheio nos pedidos, tanto em relação às quantidades quanto no que diz respeito aos períodos. De nada adianta pedir centenas de unidades de um produto no inverno se esse item só é vendido no verão, por exemplo.

Além disso, ao acompanhar constantemente o fluxo de vendas, a empresa pode criar estratégias promocionais para vender mercadorias que estiverem paradas.

6. Aproveite a tecnologia

O uso da tecnologia é um dos melhores aliados nesse desafio. Atualmente, existem diversos softwares específicos para melhorar a gestão de compras, que facilitam o monitoramento dos processos.

Com o auxílio dessas ferramentas, você pode automatizar muitos controles que antes eram feitos manualmente. Além disso, um sistema de gestão próprio para o varejo permite integrar a gestão de compras com eficiência a todos os setores da companhia — o que softwares genéricos nem sempre conseguem cumprir.

Outro ponto interessante é que a tecnologia gera sugestões de compras baseadas em parâmetros pré-definidos, otimizando o trabalho do comprador e prevenindo erros humanos causados por descuidos, esquecimentos ou falhas na interpretação das informações.

Agora, você já conhece as principais dicas para melhorar a gestão de compras da sua empresa. Esse aprimoramento vai desde questões de planejamento, como análise e plano de ação, até medidas práticas para otimizar os processos, como monitoramento das vendas e implementação de uma tecnologia específica.

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