A tomada de decisão com base em relatórios gerenciais não é uma novidade, mas a quantidade e a qualidade das informações disponíveis atualmente é algo incrível e, de certo modo, desafiador — afinal, estamos na era dos dados.
Nesse cenário, é muito fácil uma empresa dar sinais de problemas decorrentes tanto da falta quanto do excesso de informação. Com poucos dados, muitas coisas podem fugir do controle, mas com excesso, talvez seja muito difícil interpretá-los.
Outro ponto importante é a crescente necessidade de tomar precauções de segurança, garantindo privacidade e sigilo dos dados armazenados. Como enfrentar esses desafios? Confira!
O que são os relatórios gerenciais?
Os relatórios gerenciais são documentos que reúnem as informações necessárias e úteis para a tomada de decisão, envolvendo questões estratégicas e operacionais. Em conjunto, eles servem para retratar um panorama da situação da empresa, considerando dados como a taxa de crescimento, o desempenho dos vários setores e outros aspectos-chave do negócio.
Tipos de relatórios gerenciais
Para uma melhor compreensão, relacionamos alguns tipos de relatórios gerenciais. Eles vão oferecer uma visão mais prática da utilidade deles.
Financeiros
Fundamentais para o controle das movimentações, dos investimentos e da lucratividade, como o relatório de fluxo de caixa, de contas a pagar e receber e de custos.
De controle
Para monitoramento das atividades operacionais e de ativos, como o estoque.
De satisfação
Revelam a percepção dos consumidores e colaboradores na forma de índice de satisfação.
De desempenho
Relativos ao crescimento da empresa e à produtividade da equipe.
Analíticos
Apresentam dados detalhados sobre o negócio, incluindo indicadores de várias áreas, para oferecer uma radiografia completa do empreendimento.
Como usar os relatórios gerenciais?
Para tomar decisões, os gestores precisam considerar o máximo de variáveis possíveis, seja para garantir a precisão de levantamentos como a previsão de demanda, seja para encontrar oportunidades e identificar insights no momento certo.
Algumas dessas variáveis que influenciam o sucesso do negócio fogem ao controle do gestor, o que impede de considerar todas as possibilidades. É comparável ao que ocorre no jogo de xadrez, por exemplo.
Quando os jogadores têm muitas peças no tabuleiro, fica impossível analisar todas as variações de jogadas, mas esse problema fica cada vez menor conforme o jogo vai chegando ao final e o número de peças diminui, pois os movimentos possíveis são poucos.
Nesse contexto, cada peça é uma variável que gera diversas combinações. No caso de uma empresa, as variáveis são a lucratividade, a rentabilidade, a inadimplência, a satisfação dos clientes, o desenvolvimento tecnológico e até a legislação.
Se alguns desses fatores muda, o desempenho da empresa sofre influência, e se eles não forem considerados, uma marca de sucesso pode perder mercado e solidez conforme a alteração de cenário.
Buscando tirar o melhor proveito, os decisores devem usar os relatórios gerenciais para observar, monitorar e avaliar o desempenho do negócio, considerando o máximo de variáveis possíveis — especialmente as mais relevantes — para tomar decisões melhores. Veja alguns dos principais aspectos a considerar nos relatórios gerenciais.
Identificação de gargalos
Algumas regiões, por exemplo, podem dar prejuízo, o que pode estar disfarçado pelo desempenho de unidades mais lucrativas. Esse é um bom exemplo de um gargalo possível de identificar em um relatório gerencial.
Determinação de prioridades
Por se basearem em dados, os relatórios gerenciais oferecem uma classificação precisa dos gargalos e pontos fracos que geram mais prejuízo ou que mais comprometem o negócio. Desse modo, eles permitem determinar o que exige mais atenção — ou uma solução mais rápida.
Definição de estratégias
As estratégias definidas com base em dados armazenados nos relatórios gerenciais têm mais chances de alcançar resultados positivos. Desse modo, a empresa fica menos dependente da sorte e da capacidade dos decisores de intuir prognósticos e contextos do mercado.
Acompanhamento da performance
Relatórios gerenciais que informam indicadores de performance — dos colaboradores, de setores, de unidades ou da empresa como um todo — permitem traçar metas e objetivos mais realistas e desafiadores.
Planejamento eficiente
Informações precisas sobre os custos, por exemplo, facilitam a precificação. Do mesmo modo, detalhes abrangentes sobre a realidade do negócio permitem um planejamento mais realista e eficiente, pois os planos são feitos com base em dados mais seguros, abrangentes e confiáveis.
Informações atualizadas
Outro detalhe muito importante dos relatórios gerenciais, especialmente para a gestão financeira e o relacionamento com o cliente, é a possibilidade de trabalhar com dados levantados em tempo real.
Assim que uma venda é efetuada, por exemplo, ela deve estar disponível para consulta nos relatórios gerenciais, inclusive, nos cálculos de indicadores influenciados por ela, como ticket médio, o número de vendas totais do dia, a quantidade de itens vendidos e assim por diante.
Os dados em tempo real permitem respostas mais rápidas. Com base nessas informações, os gestores podem decidir com mais agilidade e as equipes podem responder mais rápido as solicitações de clientes.
Qual é o papel da tecnologia nas decisões?
As decisões em ações tomadas com base em dados gerados em tempo real, mencionadas no último tópico, são impossíveis sem o uso de tecnologia. Sistemas com uma boa integração entre departamentos e unidades são capazes de processar dados automaticamente, assim que são gerados.
Além disso, a tecnologia tem um papel muito importante no processamento rápido de uma quantidade absurda de dados, além da capacidade de apresentá-los de um modo que sejam mais facilmente interpretados. É essa apresentação que permite aumentar a rentabilidade, melhorar o desempenho e aprimorar processos, considerando prioridades e o número maior de variáveis de influência.
Na atualidade, também é cada vez mais importante a preocupação com a segurança das informações. Isso é relevante para garantir que os dados sejam confiáveis e precisos, além da proteção da privacidade dos clientes, fornecedores, parceiros e demais envolvidos no relacionamento com a empresa
A tomada de decisão por meio dos relatórios gerenciais é facilitada pela tecnologia, o que torna importante poder contar com uma solução segura e eficiente. Sendo assim, não poderíamos deixar de indicar a você que conheça o nosso software de relatórios gerenciais. Conheça o CISSReport!
