A gestão eficiente de uma empresa garante um bom controle de todos os itens que entram e saem em uma rotina. Contudo, ainda assim, é necessário realizar o inventário de estoque, a fim de se certificar de que as quantidades disponíveis fisicamente “batem” com o que esta registrado nos controles.

Sem esse acompanhamento, seu negócio pode sofrer com faltas e excessos de itens, perdas dos produtos e nas vendas (por indisponibilidade), gestão de compras ineficientes e insatisfação dos clientes — só para citar algumas das consequências mais comuns.

Para que essa atividade seja bem-sucedida e contribua para uma boa administração do estoque, é necessário contar com algumas boas práticas. Neste post, listamos 7 técnicas que não podem ser ignoradas. Saiba quais são elas agora mesmo!

1. Definição do melhor momento para a realização do inventário de estoque

Antes de mais nada, é preciso investir em um planejamento. Já imaginou o caos de realizar essa contagem em um horário de maior movimentação — no qual os produtos entram e saem com maior frequência?

Portanto, o ideal é escolher dias e horários nos quais o recebimento e a retirada dos itens sejam mais próximo de zero. Se possível, tente realizar essa operação fora do horário comercial — ou, pelo menos, dos horários de maior pico.

2. Listagem dos tipos de produtos disponíveis em estoque

Feita a definição da agenda do inventário de estoque, é o momento de criar uma lista separando todos os produtos do estoque por tipo. Nessa fase, vale a pena fazer uma organização do layout e definir as caixas, prateleiras ou armários certos para cada categoria.

O registro desse trabalho pode ser feito em uma folha de papel (mais simples), ou em uma planilha (um pouco mais automatizado). O importante é ter um documento para monitorar o processo posteriormente, visto que ele será utilizado para registrar as contagens e realizar as devidas conferências.

3. Criação de um código para cada produto

Agora, é preciso estabelecer um código para cada tipo de produto (se você ainda não tem esse registro).

É por meio dele, que se realiza a identificação dos itens — tanto no recebimento quanto na expedição —, que contribui para evitar falhas na hora de dar entrada ou saída das mercadorias do estoque. Vale ressaltar que ele deve ser único para cada item (como um RG).

Se sua empresa já investe um pouco mais em tecnologia e tem os recursos necessários para fazer a leitura do código de barras no estoque, ele mesmo pode ser utilizado como forma de identificação dos seus produtos — o que facilita ainda mais o trabalho.

Isso também é essencial para o inventário de estoque, visto que a contagem e o registro das quantidades deve ser feito com base nesse cadastro, evitando duplicidades ou outros tipos de falhas.

4. Realização da contagem dos itens

Essa é a fase em que o inventário de estoque realmente acontece. Os itens devem ser contados por tipo e por categoria, ou por “prateleiras” e locações na loja — o que for melhor para tornar o processo mais otimizado na empresa.

O ideal é que eles sejam contados duas vezes, pelo menos. Se na segunda vez houver divergência entre o resultado dela e da primeira, deve-se realizar a terceira (e última) avaliação, para fins de conferência.

Todas as rotinas precisam ser registradas, pois esses dados precisarão ser utilizados posteriormente, na próxima fase.

5. Atualização das informações contidas nos controles

Com a contagem e conferência das quantidades de itens disponíveis no estoque, é o momento de fazer a atualização desses dados nos controles (que pode ser uma planilha ou um sistema de gestão, por exemplo).

O foco é corrigir os dados, caso estejam errados, e garantir que o estoque físico (quantidades disponíveis) seja coerente com o estoque contábil (a informação que se tem nos controles).

Essa é uma das fases mais importantes do inventário de estoque, visto que a exatidão das informações influencia diretamente nos resultados de outros processos. Assim:

  • o setor de compras utiliza as informações para identificar se é o momento certo de acionar o fornecedor e fazer as reposições necessárias;
  • a equipe de estoque consegue monitorar a possibilidade de haver rupturas no estoque;
  • os gestores criam planos de ação para evitar problemas como faltas e excessos de itens.

Como se vê, a partir dos dados (e a coerência entre eles e o que acontece na prática) leva a decisões assertivas que, consequentemente, proporcionam resultados mais satisfatórios.

6. Realização de inventários cíclicos

Apesar de o inventário geral ser essencial para a empresa de tempos em tempos, é possível realizar a manutenção desse trabalho de manter o estoque correto. Isso pode ser feito por meio do inventário cíclico, que nada mais é do que a execução de pequenas contagens em determinados períodos.

Nesse caso, apenas grupos ou setores do estoque são contados a cada vez, atualizando o sistema com uma frequência maior. Assim, assegura-se que a incidência de falhas — e suas consequências — seja menor.

A frequência varia de acordo com as necessidades da empresa e do tamanho do estoque. No entanto, ela pode ocorrer uma vez por mês, escolhendo um setor específico para passar pelo processo.

7. Uso da tecnologia no controle de estoque

Não é nenhum segredo que a tecnologia é uma grande aliada das empresas, contribuindo para a automação de tarefas e tornando os processos mais eficientes.

O mesmo raciocínio serve para o controle de estoque. Contar com um sistema de gestão integrada permite aprimorar a execução de diversas tarefas, incluindo a de outras áreas — unificando a administração da empresa em apenas uma ferramenta.

Como você pôde ver, o inventário de estoque é uma atividade essencial para o alcance de bons resultados no que diz respeito à eficiência da empresa e dos custos operacionais para geri-lo (além dos de vendas e faturamento).

Porém, para que a atividade proporcione mesmo esse valor para a empresa, precisa ser bem executada, o que envolve as técnicas que explicamos.

Agora você sabe melhor como fazer um bom inventário de estoque? Suas dúvidas sobre o assunto foram esclarecidas? Então, aproveite e compartilhe este artigo em suas redes sociais e leve esse conhecimento a mais pessoas!