Gerenciar um negócio é um grande desafio e todos sabemos. No entanto, é possível facilitar esse processo com o uso de algumas estratégias, sendo a implementação da tecnologia a de maior destaque. Ainda não faz uso de recursos tecnológicos no seu empreendimento? Então você veio ao lugar certo!

Ao utilizar um bom sistema de gestão para supermercados é possível maximizar o controle sobre o varejo e automatizar várias das suas operações. Isso ocorre pelo fato de a tecnologia fornecer recursos bastante vantajosos, como o cadastro de produtos.

Os gestores que não realizam esse cadastro ou o fazem manualmente acabam ocupando muito tempo nessa tarefa, não conseguindo exercer controle sobre o negócio e tomando decisões equivocadas. Quer saber como evitar esses problemas? Neste artigo, esclarecemos qual é a finalidade do cadastro de produtos e como a tecnologia auxilia nessa atividade. Confira!

Para que serve o cadastro de produtos?

O cadastro de produtos é o ato de registrar detalhadamente todas as informações sobre as mercadorias, bem como suas movimentações de entradas ou saídas. Trata-se da base para uma operação eficiente de qualquer varejista, sendo fundamental para melhorar a gestão de um supermercado.

Imagine que todos os meses você adquira determinada mercadoria para revendê-la, porém os itens são imediatamente levados ao estoque sem o devido registro. Isso pode acarretar diversos problemas, como:

  • você não saberá se tem o item no estoque quando um cliente quiser comprá-lo;
  • poderá cometer erros na tributação dos produtos, recolhendo impostos maiores que o necessário ou menos que o exigido, tendo problemas com o Fisco;
  • o produto estará suscetível a perdas, furtos, extravios e fraudes;
  • você poderá solicitar uma quantia do item maior que a necessária.

Quando você realiza um bom cadastro de produtos, além de solucionar esses problemas, aumenta suas vendas e impulsiona o desenvolvimento da empresa, já que maximiza o controle sobre os produtos.

Como a tecnologia auxilia no cadastro de produtos?

É inviável realizar todo o cadastro de forma manual, principalmente nos negócios que trabalham com grande movimentação de produtos, como supermercados. Simples planilhas em programas como Excel, aliás, não são suficientes para fazer o registro.

O ideal é que você utilize um programa que integre os diversos setores, automatize essa tarefa, emita relatórios de gestão etc. Na prática, o empreendedor adquire um sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, em português), cujas funcionalidades são direcionadas para atender as necessidades de um supermercado.

Em razão da importância da tecnologia, listaremos e explicaremos os principais recursos, funcionalidades e utilidades, bem como apresentaremos uma boa solução. Confira!

Controle de estoque

Para minimizar as perdas, o fluxo de mercadorias deve ser minuciosamente analisado no dia a dia de um supermercado. O software de gestão efetua um controle rigoroso sobre todas as movimentações de inventário, fornecendo dados sobre as entradas, saídas, localização de cada produto etc.

Além disso, as informações são atualizadas em tempo real, o que reduz drasticamente a ocorrência de erros, imprevistos e falhas. Por exemplo, o sistema emitirá relatórios completos e objetivos para ajudá-lo a controlar a data de validade dos lotes, apontando a necessidade de criar promoções.

Assim, é possível perceber como todos os processos estão intimamente interligados, não é mesmo? Com a implementação de um recurso tecnológico em seu estabelecimento, até mesmo a satisfação do cliente é otimizada. Já imaginou?

Agilidade no processo de vendas

Se você gerencia um mercado, já percebeu que o tempo é um recurso bastante escasso. Como o cadastro de produtos ocupa bastante tempo, é necessário que você tome as medidas para que ele gaste o menor período de tempo possível.

A tecnologia automatiza a realização de várias atividades morosas e burocráticas, como atualização de inventários, cotação de preços, emissão de notas fiscais, cálculos de impostos, baixa de mercadorias e gestão de preços.

O fato de o sistema interligar os setores do mercado possibilita que você monitore em um único painel tudo o que acontece dentro do estabelecimento. Isso inclui atividades como negociações realizadas, atualizações do inventário, ritmo de vendas e mais.

Emissão de relatórios

O software elabora e emite diversos relatórios gerenciais úteis para a tomada de decisões no supermercado. Alguns recursos de um bom programa são:

  • realização de análises gerenciais da curva ABC, comparando diversos fatores, como vendas por produto, margem de lucro, custo gerencial etc.;
  • análises de vendas e devoluções anuais, semanais, mensais, diárias, por período, por valor, quantidade etc.;
  • análises evolutivas de compra e venda, margem de lucro, podendo ser filtradas por período, empresa, seção, produto etc.;
  • gráficos em série e por período;
  • categorias e consultas em nível operacional, tático e estratégico.

Como uma máquina consegue trabalhar um grande volume de informações instantaneamente, não será preciso aguardar dias ou semanas para obter essas informações, já que são disponibilizadas em um painel de controle e com poucos cliques.

Gestão das finanças

A gestão financeira de um negócio é um dos pontos mais complexos e desafiadores para gestores de qualquer área. Afinal, há muitos dados envolvidos, um volume colossal de informações de entrada e saída e um grande fluxo de caixa para ser controlado.

Fazer tudo isso “na marra” pode ser uma dificuldade que, além de levar muito tempo, abre margem para que muitos erros sejam cometidos. Por isso, utilizar um software que otimize o cadastro de produtos e outros aspectos do dia a dia da empresa é uma decisão acertada.

O cadastro de produtos feito com a ajuda da tecnologia ajuda na gestão financeira de várias formas. A plataforma eletrônica também emite relatórios como fluxo de caixa (entradas e saídas no caixa), demonstração do resultado do exercício (DRE — análise que indica se o negócio está tendo lucros ou prejuízos), realiza a gestão de orçamentos, entre outras funcionalidades.

Análise das compras e vendas

O software de gestão é mais complexo do que muitos imaginam, pois ele também fornece indicadores relacionados às compras com fornecedores, como:

  • indica automaticamente quais fornecedores estarão com ciclo de aquisições pendentes;
  • faz o cálculo de sugestão de compras para vários fornecedores;
  • lista os fornecedores que estão com compras atrasadas;
  • aponta quais fornecedores precisam ter as compras analisadas.

Além das compras, o software também contabiliza as vendas e gera informações como curva ABC, ticket médio, clientes fidelizados, quando é mais recomendável efetuar promoções etc. Ou seja: é uma estratégia completa, que impacta vários setores da empresa de maneira totalmente benéfica.

Facilidade do monitoramento de produtos

Uma plataforma atua na gestão de estoque de muitas maneiras. Uma delas é informando ao gestor sobre as mercadorias em falta e que devem ser repostas. Mas os relatórios emitidos concedem total controle sobre os pedidos feitos ao fornecedor, permitindo:

  • verificar o prazo de entrega;
  • identificar se ocorreu alguma falha nos itens pedidos e recebidos;
  • analisar os melhores fornecedores e quais entregam com mais urgência.

Ao utilizar esse sistema você consegue saber quais são os itens mais buscados no estabelecimento, podendo traçar um plano mais adequado para impedir uma ruptura de estoque (falta de um produto).

Melhora da satisfação do cliente

Todos esses processos culminam em uma consequência: a melhora da satisfação do cliente. Com um estoque mais eficiente, produtos em falta serão praticamente uma raridade. Além disso, promoções e melhores oportunidades de compra também serão frequentes.

Outro ponto positivo é que o cadastro de produtos faz com que o atendimento seja mais otimizado, sem erros e sem “engasgos”. 

Além disso, a implementação de produtos como ERPs no varejo faz com que vários outros processos também sejam otimizados, repercutindo positivamente em toda a cadeia produtiva e fazendo com que os clientes sejam fidelizados graças à sua eficiência.

Como escolher a melhor solução tecnológica para o cadastro de produtos?

Fazer esse cadastro sem a ajuda de especialistas pode se transformar em uma perda de tempo. Afinal, há muitos detalhes tecnológicos envolvidos e é importante que esse processo seja feito por quem realmente entende do assunto.

Mas, como saber quais são as empresas que entregam o que prometem? Continue a leitura e confira algumas dicas para fazer essa escolha!

Veja a reputação da marca no mercado

O primeiro passo para uma escolha eficiente é pesquisar a reputação da marca estudada no mercado. Quais são as opiniões de outros clientes? Há muitas reclamações sobre a empresa online? Leve esses aspectos em consideração. 

Observe as soluções

Em seguida, entre no site da marca e observe as soluções demonstradas. Elas parecem se adequar às suas necessidades? As informações são mostradas de maneira clara e objetiva? Se sim, é hora de passar para o próximo passo!

Trave um diálogo aberto

Agora, é hora de entrar em contato com a marca. Observe o atendimento prestado e busque indicativos como simpatia, proatividade, interesse e adequação à linguagem. Você precisa compreender o que está sendo dito. E a equipe deve estar preparada para isso!

Priorize empresas que passem segurança

Analise, também, se a empresa passa a segurança necessária. Esse é um ponto no qual não há regras, apenas a sua percepção pessoal sobre como a conversa fluiu e se todas as suas dúvidas foram sanadas,

Procure projeções e cases de sucesso

Outra dica é solicitar cases de sucesso (ou seja, o histórico de clientes bem-sucedidos da marca) e projeções para o seu negócio. Não se esqueça de que a elaboração de um ERP é um processo conjunto e contínuo, com muitos aperfeiçoamentos até que o resultado final seja obtido. É preciso saber o que esperar de tudo isso.

O cadastro de produtos é uma atividade essencial para qualquer varejo, mas é impossível realizá-la manualmente em negócios de intensa movimentação de bens, como um supermercado. Por essa razão, implementar um sistema de gestão é necessário para o sucesso desse tipo de negócio.

Quer implementar um software com todos os benefícios e utilidades explicados neste conteúdo? Entre já em contato conosco para conhecer mais sobre as nossas soluções e descobrir qual delas é a mais indicada para contribuir com o sucesso do seu negócio!

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