Ao utilizar um bom sistema de gestão para supermercados, é possível maximizar o controle sobre o varejo e automatizar várias de suas operações. Isso ocorre pelo fato de a tecnologia fornecer recursos bastante vantajosos, como o cadastro de produtos.

Os gestores que não realizam esse cadastro ou o fazem manualmente acabam ocupando muito tempo nessa tarefa, fazendo com que não consigam exercer controle sobre o negócio e tomem decisões equivocadas. Quer saber evitar esses problemas? Neste artigo, esclarecemos qual é a finalidade do cadastro de produtos e como a tecnologia auxilia nessa atividade. Confira!

Para que serve o cadastro de produtos?

O cadastro de produtos é o ato de registrar detalhadamente todas as informações sobre as mercadorias, bem como suas movimentações de entradas ou saídas. Trata-se da base para uma operação eficiente de qualquer varejista, sendo fundamental para melhorar a gestão de um supermercado.

Imagine que todos os meses você adquira determinada mercadoria para revendê-la, porém os itens são imediatamente levados ao estoque sem o devido registro. Isso pode acarretar diversos problemas, como:

  • você não saberá se tem o item no estoque quando um cliente quiser comprá-lo;
  • poderá cometer erros na tributação dos produtos, recolhendo impostos maiores que o necessário ou menos que o exigido, tendo problemas com o Fisco;
  • o produto estará suscetível a perdas, furtos, extravios e fraudes;
  • você poderá solicitar uma quantia do item maior que a necessária.

Quando você realiza um bom cadastro de produtos, além de solucionar esses problemas, aumenta suas vendas e impulsiona o desenvolvimento das empresas, já que maximiza o controle sobre os produtos do negócio.

Como a tecnologia auxilia no cadastro de produtos?

É inviável realizar todo o cadastro de forma manual, principalmente nos negócios que trabalham com grande movimentação de produtos, como supermercados. Simples planilhas em programas como Excel, aliás, não são suficientes para fazer o registro.

O ideal é que você utilize um programa que integre os diversos setores, automatize essa tarefa, emita relatórios de gestão etc. Na prática, o empreendedor adquire um sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, em português), cujas funcionalidades são direcionadas para atender às necessidades de um supermercado.

Em razão da importância da tecnologia, listaremos e explicaremos os principais recursos, funcionalidades e utilidades e apresentaremos uma boa solução. Confira!

Controle de estoque

Para minimizar as perdas, o fluxo de mercadorias deve ser minuciosamente analisado no dia a dia de um supermercado. O software de gestão efetua um controle rigoroso sobre todas as movimentações de inventário, fornecendo dados sobre as entradas, saídas, localização de cada produto etc.

Além disso, as informações são atualizadas em tempo real, o que reduz drasticamente a ocorrência de erros, imprevistos e falhas. Por exemplo, o sistema emitirá relatórios completos e objetivos para ajudá-lo a controlar a data de validade dos lotes, apontando a necessidade de criar promoções.

Agilidade no processo de vendas

Se você gerencia um mercado, já percebeu que o tempo é o recurso bastante escasso. Como o cadastro de produtos ocupa bastante tempo, é necessário que você tome as medidas para que ele gaste o menor período de tempo possível.

A tecnologia automatiza a realização de várias atividades morosas e burocráticas, como atualização de inventários, cotação de preços, emissão de notas fiscais, cálculos de impostos, baixa de mercadorias e gestão de preços.

O fato de o sistema interligar os setores do mercado possibilita que você monitore em um único painel tudo o que acontece dentro do estabelecimento. Isso inclui atividades como negociações realizadas, atualizações do inventário, ritmo de vendas, e mais.

Emissão de relatórios

O software elabora e emite diversos relatórios gerenciais úteis para a tomada de decisões no supermercado. Alguns recursos de um bom programa são:

  • realização de análises gerencial da curva ABC comparando diversos fatores, como vendas por produto, margem de lucro, custo gerencial etc.;
  • análises de vendas e devoluções, anual, semanal, mensal, diário, por período, por valor, quantidade etc.;
  • análise evolutiva de compra e venda, margem de lucro, podendo ser filtrado por período, empresa, seção, produto etc.;
  • gráficos em série e por período;
  • categorias e consultas em nível operacional, tático e estratégico.

Como uma máquina consegue trabalhar um grande volume de informações instantaneamente, não será preciso aguardar dias ou semanas para obter essas informações, já que são disponibilizadas em um painel de controle e com poucos cliques.

Gestão das finanças

O cadastro de produtos feito com a ajuda da tecnologia ajuda na gestão financeira de várias formas. A plataforma eletrônica também emite relatórios como fluxo de caixa (entradas e saídas no caixa), demonstração do resultado e exercício (DRE — análise que indica se o negócio está tendo lucros ou prejuízos), realiza a gestão de orçamentos, entre outras funcionalidades.

Análise das compras e vendas

O software de gestão é mais complexo do que muitos imaginam, pois ele também fornece indicadores relacionados às compras com fornecedores, como:

  • indica automaticamente quais fornecedores estarão com ciclo de aquisições pendentes;
  • faz o cálculo de sugestão de compras para vários fornecedores;
  • lista os fornecedores que estão com compras atrasadas;
  • aponta quais fornecedores precisam ter as compras analisadas.

Além das compras, o software também contabiliza as vendas e gera informações como curva ABC, ticket médio, clientes fidelizados, quando é mais recomendável efetuar promoções etc.

Facilidade do monitoramento de produtos

Uma plataforma atua na gestão de estoque de muitas maneiras, uma delas é informando ao gestor sobre as mercadorias em falta e que devem ser repostas. Mas os relatórios emitidos concedem total controle sobre os pedidos feitos ao fornecedor, permitindo:

  • verificar o prazo de entrega;
  • identificar se ocorreu alguma falha nos itens pedidos e recebidos;
  • analisar os melhores fornecedores e quais entregam com mais urgência.

Ao utilizar esse sistema, você consegue saber quais são os itens mais buscados no estabelecimento, podendo traçar um plano mais adequado para impedir uma ruptura de estoque (falta de um produto).

O cadastro de produtos é uma atividade essencial para qualquer varejo, mas é impossível realizá-la manualmente em negócios de intensa movimentação de bens, como um supermercado. Por essa razão, implementar um sistema de gestão é necessário para o sucesso desse tipo de negócio.

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