Um sistema para franquias especializado é importante devido à natureza única desse tipo de operação. A maioria das soluções é pensada para dar suporte a uma gestão centralizada e um controle global, de um modo que muitas vezes não funciona nas franquias, que tem diversos stakeholders com necessidades e processos bem diferentes.
Se por um lado o gestor da empresa franqueadora tem necessidade de monitorar participações, demandas e precisa garantir a reputação da marca, de outro os franqueados precisam gerenciar a operação e ter acesso fácil ao suporte do seu franqueador. Por isso, um sistema especializado proporciona benefícios diretos à produtividade, controla desperdícios, evita problemas e ajuda na comunicação de forma eficiente.
Como resultado, a lucratividade é mais facilmente monitorada e os vários interessados, que são os franqueadores, franqueados, clientes e parceiros, ficam mais satisfeitos. Vamos entender melhor quais são as características de uma boa solução para franquias? Confira a seguir.
Quais as principais funções de um sistema para franquias?
Um ponto-chave da gestão de franquias enquanto modelo de negócio é o controle descentralizado. Uma rede de lojas próprias pode desenvolver processos e controles padronizados, que são supervisionados por uma mesma direção, o que não ocorre em uma rede de franquias.
Nelas, também é fundamental garantir um padrão, de modo que os clientes se sintam atendidos pela mesma empresa, independentemente da loja que visitem. Contudo, existem vários gestores e cada um deles é dono do seu próprio negócio — ainda que operem com a mesma marca e em um modelo operacional franqueado a ela. Desse modo, são funções essenciais em um sistema para franquias:
- comunicação entre franqueadores e franqueados;
- integração de vários níveis e unidades de negócio por meio de uma gestão modular;
- funções para controle das operações de cada franquia;
- gestão de uma central de compras;
- relatórios com base em indicadores específicos;
- painéis gráficos com informações analíticas em tempo real;
- possibilidade de compartilhamento de dados, com acesso exclusivo baseado em permissões para usuários e unidades;
- mobilidade para vendedores;
- treinamento e capacitação online, para facilitar a organização e padronização da operação;
- gestão financeira completa;
- integração com outros sistemas fundamentais para sua operação.
Quais os critérios para escolher o sistema ideal?
O primeiro detalhe a se considerar na hora de escolher o sistema de gestão ideal para a sua franquia, é justamente entender que não é um sistema pronto que você precisa escolher, mas sim um fornecedor com o qual você possa contar e que, em razão de sua estrutura, conhecimento, experiência e capacitação, pode oferecer o melhor sistema para a sua atividade.
1. Avalie competências
Por isso, comece por uma avaliação de competências da equipe. Um grupo qualificado e talentoso vai garantir uma parceria duradoura, pois é certeza de que necessidades futuras, que você nem imagina que vai precisar, dependerão dessa capacidade.
2. Confira as informações que precisa
Nas primeiras horas da manhã, quando você pensa no seu negócio e procura avaliar a situação para determinar o que fazer, quais as informações que precisa? Se o sistema for capaz de entregar esses dados em tempo real, então terá um dos principais requisitos atendidos.
Na atualidade, a qualidade da informação que você usa para tomar decisões é metade do caminho para acertar as estratégias e ações.
3. Garanta suporte aos processos
Do ponto de vista mais tático, o suporte do sistema à operação do franqueador e dos franqueados deve garantir produtividade e qualidade. Essa costuma ser a avaliação mais fácil de ser feita, pois é comum que o modelo operacional esteja muito claro e padronizado na franquia. Afinal, é a isso que todos recorrem nesse modelo de negócio.
Porém, considere que um bom sistema é elaborado de acordo com as melhores práticas de gestão. Por isso, o processo de implantação também é uma oportunidade de melhorar os seus processos.
4. Tenha controle de estoque remoto
A eficiência e versatilidade no controle dos estoques remotos também costuma ser importante para as empresas de franquia. Várias unidades, completamente distintas, formam um grande estoque que pode ser compartilhado em situações específicas — no atendimento de vendas online, por exemplo.
Outra possibilidade é um produto estar em falta em uma unidade e precisar ser reposto com urgência, o que nem sempre é possível. Nesses casos, talvez ele esteja disponível em uma loja próxima, que pode dispor do item na emergência.
Além disso, com o controle dos estoques feito remotamente pela franqueadora, é possível calcular a demanda para a indústria, já que os estoques de todas as unidades estão integrados a um mesmo sistema de controle.
5. Faça a gestão de promoções na rede
Uma promoção executada por vários agentes autônomos pode ser difícil de controlar sem um sistema especializado que ofereça o suporte que você precisa. Sendo assim, é muito importante que você verifique os recursos disponíveis para cumprir essa função.
6. Estruture a segurança e a privacidade
A segurança e a privacidade dos dados merecem toda sua atenção, principalmente, porque você não quer que informações mais importantes da sua empresa estejam sucetíveis a vazamentos ou sejam mal-utilizadas. Por isso, existem protocolos e normativas internacionais que regulam procedimentos de segurança da informação. Encontrar uma empresa que atenda a esses requisitos, vai te tranquilizar na hora de escolher o sistema que vai gerenciar a sua franquia.
Além disso, se para atender ao seu cliente final com o máximo de personalização você precisa de informações sobre ele, também precisa garantir que esses dados estarão seguros com sua empresa. Pensando nisso, governos em todo o mundo criaram leis específicas para o uso de dados pessoais, como é o caso da Lei Geral de Proteção de Dados, criada no Brasil. Isso significa que um eventual vazamento ou uso não autorizado pode gerar multas, punições e indenizações severas.
Um sistema especializado é incomparavelmente mais seguro do que planilhas e outros improvisos tecnológicos. Por isso, você deve se preocupar com alguns detalhes técnicos.
Embora possa ser mais difícil checá-los, se você não for do setor tecnológico, pode se sentir seguro ao contratar empresas sérias, que naturalmente se preocupam com a criação de mecanismos de proteção e seguem protocolos específicos de segurança da informação, pois sabem das complicações que podem ter em razão de algum problema.
Como opera uma empresa de software especializada?
Imagine que você escolheu uma empresa que atende diferentes segmentos. Ela não tem as principais funcionalidades que você precisa para gerenciar sua franquia no software, mas prometeu desenvolvê-las. Para fazer esse trabalho, ela vai dedicar horas de desenvolvimento em um projeto que não será usado por mais ninguém, o que torna tudo muito mais caro.
Isso não significa que você não possa contratar o desenvolvimento de funções exclusivas ou com particularidades bastante específicas — caso desejado e em circunstâncias mais singulares —, mas que todas as necessidades básicas, fundamentais para o seu segmento, serão de maneira geral mais baratas e acertivas.
Além disso, por ser especializada, a equipe do fornecedor que atua focada no seu segmento fala “a mesma língua” que a sua. Ou seja, além de entender de software, o que é fundamental, um especialista também conhece a sua atividade, o que facilita o diálogo e o desenvolvimento de soluções mais alinhadas com suas necessidades e objetivos de negócio.
Assim, podemos resumir o conteúdo deste texto relacionando que um bom sistema para franquias é aquele capaz de criar uma ponte sólida entre os vários agentes de sucesso do negócio, que operam de acordo com seus próprios interesses, mas de modo a contribuir para garantir um propósito em comum: o sucesso da franquia. É para potencializar essa sinergia que você precisa de contar com um sistema especializado.
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