A gestão da informação é fundamental para que uma empresa seja mais eficiente, inteligente e bem-sucedida no mercado. Sem ela, existe um risco grande de que os dados gerados não sejam aproveitados da melhor forma possível.
Por meio dela, consegue-se gerar mais conhecimento e fazer com que as análises e os processos decisórios se tornem mais acertados. Isso significa que organizações que dão mais atenção a essas questões têm mais chances de se destacarem dos concorrentes.
Neste artigo, vamos explicar o conceito, como ela pode ser implementada e mostrar como um software é decisivo para que a gestão da informação seja mais bem explorada. Continue a leitura para saber mais!
O que é a gestão da informação?
De modo geral, pode-se dizer que a gestão informação é um conjunto de boas práticas ligadas às informações de uma empresa, o que inclui:
- formas de coleta;
- filtros;
- análises;
- armazenamento;
- formas de divulgação.
Nesse contexto, também estão os sistemas e métodos usados para que os fluxos de trabalho sejam executados, envolvendo textos, planilhas, documentos, contratos, entre outras formas de registro das informações.
Como ela pode ser realizada?
É muito comum ver casos de empresas que têm uma gama de informações importantes, mas que não são devidamente tratadas e aplicadas na rotina. Isso faz com que elas sejam subutilizadas e tenham seu potencial desperdiçado.
Para que a gestão da informação seja eficiente, o ideal é utilizar um sistema ERP que consiga oferecer uma visão de como as informações do dia a dia podem ser aplicadas nas análises e nos processos decisórios.
Nesse sentido, o sistema ajuda a utilizar esses dados de forma ágil, permitindo que o gestor consiga se antecipar a problemas, tomar boas decisões e a gerar diferencial para o negócio.
É por isso que empresas bem posicionadas no mercado investem em BI e dashboards, visto que essas ferramentas ajudam a apresentar informações-chave e indicadores relevantes para os negócios, levando a decisões mais rápidas e inteligentes. Dessa forma, quando os colaboradores obtêm relatórios e gráficos, conseguem entender com mais facilidade o que acontece com os processos.
Por outro lado, sem o auxílio da tecnologia, esse trabalho de coleta, tratamento e análise das informações seria consideravelmente mais demorada. Como consequência, isso atrasaria o entendimento e a geração de conhecimento — necessários para escolher os caminhos mais adequados e tornar o negócio mais bem-sucedido.
O alinhamento dos processos
Para que se consiga trabalhar todas essas informações de maneira tática e estratégia, é necessário ter processos bem alinhados. No caso do uso de um sistema, é possível contar com fluxos de trabalho mais estruturados, gerar os dados necessários, promover a integração entre atividades e setores e facilitar a execução delas — incluindo as decisões a serem tomadas.
Porém, e ao mesmo tempo, isso só é possível se esses processos estiverem organizados e estruturados. Caso contrário, de nada adianta contar com uma ferramenta excelente, já que os erros e as ineficiências continuarão existindo.
Por que é importante fazer uma gestão eficiente e como isso afeta os processos decisórios?
A obtenção correta e eficaz das informações, bem como as análises feitas com base nesses dados, permite que as organizações consigam identificar o desempenho de diversos processos, apontar falhas e oportunidades de melhoria e traçar um planejamento eficaz para aperfeiçoar os fluxos de trabalho.
Isso também está ligado aos processos decisórios. É praticamente impossível para um gestor fazer boas escolhas sem ter um histórico e o embasamento necessário para entender o cenário.
É aí que as informações entram: elas fornecem uma visão bem ampla da situação, permitem avaliar o contexto e, com base nisso (e no conhecimento do profissional), tomar as decisões certas.
Apesar dessa importância, ainda existem empresas que não fazem um trabalho eficaz de coleta, tratamento e análise dos dados em suas operações, o que acarreta desperdícios, perdas, erros e ineficiências. Sem medir os resultados, não se consegue controlar as operações e, como consequência, surge a dificuldade de elaborar um plano de correções e melhorias.
Na corrida por espaço no mercado, ganham as organizações que conhecem bem seus processos, resultados, forças e fraquezas e usam as informações disponíveis para otimizar a gestão e conquistar o crescimento.
Como um software pode ajudar na análise de dados?
A quantidade e a velocidade de informações às quais as empresas estão expostas diariamente são muito grandes. Quando se faz um bom uso delas, consegue-se gerar diferenciais e ter algumas vantagens sobre os concorrentes. Isso inclui algumas questões como:
- solução de problemas;
- antecipação às tendências, desafios e aos movimentos do mercado;
- estudo dos concorrentes;
- entendimento do comportamento dos consumidores.
Ao tratar essa base de maneira adequada — por meio de gráficos, relatórios, indicadores e dashboards, por exemplo —, consegue-se gerar conhecimento de maneira mais ágil e com um entendimento facilitado.
O ERP da CISS oferece diversos relatórios, que contemplam os níveis operacional, tático e estratégico. Isso significa que ele orienta desde as rotinas mais operacionais até a criação de informações valiosas para que o CEO ou proprietário da empresa consiga fazer uma análise mais aprofundada do negócio.
A partir daí, ele consegue acompanhar, orientar e tomar decisões para que o negócio trilhe os caminhos corretos, principalmente por meio do BI, que gera inteligência de negócio — como o próprio nome sugere (Business Intelligence).
Além disso, a tecnologia está totalmente atrelada às questões fiscais e contábeis. Isso quer dizer que ele permite fazer a DRE, gerar balanços, analisar a rentabilidade e encontrar outros dados que contribuem para uma decisão ágil e eficaz.
Também vale frisar que ele é totalmente integrado à operação da loja, o que oferece uma segurança muito grande para conhecer a operação bem de perto e saber que as informações disponíveis ali estão corretas e atualizadas.
A gestão da informação pode ser considerada como um ativo para qualquer empresa e apesar de não ser tangível, ela é importante como qualquer outro. Ela traz excelentes retornos para o negócio, principalmente no que diz respeito à inteligência do negócio. Por isso, contar com um sistema de informação que ajuda a tornar essa atividade mais acertada é essencial para alcançar os resultados almejados.
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