Imagine que a sua empresa tem, dentre os produtos de maior saída, aquele considerado o “carro-chefe” — que apresenta um nível de qualidade diferenciado em comparação ao que é ofertado pela concorrência e pelo qual a sua marca é mais conhecida. Agora, pense em quão prejudicial poderia ser à sua imagem se esse mesmo item passasse a não estar mais disponível ao público com a mesma regularidade ou, até pior, se sofresse alterações na formulação que impactassem a sua boa performance.

Um cenário de crise se formando vem à sua mente? Pois saiba que circunstâncias como essas seriam facilmente evitadas com uma boa gestão de contratos de fornecedores. Afinal, por meio dessa atividade, torna-se possível, por exemplo, garantir a manutenção dos prazos de entrega e a qualidade das matérias-primas empregadas na fabricação das mercadorias.

Então, para ajudá-lo a evitar problemas — ou, ao menos, minimizar as chances de ocorrência — e assegurar um controle maior sobre os seus processos, confira 5 dicas de gerenciamento contratual neste post e coloque-as em prática já. Boa leitura!

1. Planeje bem o documento

Em se tratando de fazer uma gestão de contratos de fornecedores com excelência, sem dúvidas, uma das primeiras medidas a serem adotadas é o bom planejamento. Afinal, se malfeito, esse estágio inicial tende a causar problemas durante toda a vigência do documento.

A razão para tanto é que é justamente nessa etapa que são definidos os objetivos, as condições, as cláusulas, as sanções, os prazos, as obrigações das partes etc. Por isso, é essencial que a sua organização tenha total clareza quanto às próprias expectativas no que diz respeito à elaboração desse instrumento — e à firmação do acordo —, pois isso mitigará eventuais deslizes.

2. Identifique possíveis pontos críticos

A depender da empresa, é natural que o ciclo de vida contratual seja mutável, de modo que não é incomum surgirem, ao longo do tempo, gargalos em fases distintas. Na verdade, o que não pode acontecer é um descuido em relação à análise do fluxo desses instrumentos, implicando a não identificação dos seus pontos críticos.

Para evitá-lo, dedique um tempo ao reconhecimento do que demanda um controle maior no seu gerenciamento de contratos. É possível, por exemplo, que haja alguma dificuldade no acompanhamento das datas de vencimento e, por conseguinte, na realização da renovação dentro do timing ideal — que seria, no caso, antes do seu encerramento. Em outros contextos, a problemática pode consistir em falhas relativas à conciliação dos prazos de pagamento aos fornecedores, de acordo com a previsão contratual, com o fluxo de caixa da companhia.

Independentemente do estágio que vem causando embaraços, é imperativo que você o identifique e, em seguida, aja em prol da busca de soluções. Dessa forma, evitará problemas futuros e que podem reverberar para além do acordo comercial, causando impactos negativos à reputação da empresa no mercado.

3. Revisite cláusulas e prazos e mantenha-os sob controle

Como visto, justamente por terem como característica a dinamicidade, os contratos podem demandar alterações a qualquer momento. Sendo assim, é imprescindível que cláusulas e prazos, por exemplo, sejam acompanhados de perto a fim de tornar possível uma eventual revisão, com acréscimos de aditivos ou adendos feitos a tempo quando necessário.

Para tanto, é altamente recomendável contar com soluções tecnológicas, como softwares que fazem o monitoramento dos diversos prazos estipulados no instrumento, bem como com profissionais responsáveis pela revisão das condições determinadas nos acordos e que se encarreguem de contatar e manter informadas ambas as partes. Isso, inclusive, leva-nos ao próximo tópico.

4. Automatize o fluxo de trabalho tanto quanto possível

Quem atua com a gestão de contratos de fornecedores sabe bem que a sua elaboração exige tempo, atenção e capacidade de se antecipar a eventuais transtornos, além, é claro, de habitualmente envolver várias pessoas.

Um mesmo documento pode precisar passar pelas mãos de profissionais do departamento jurídico, de responsáveis pelo setor de finanças, de gestores de suprimentos, de diretores de cada uma das partes, entre outros, o que pode tornar todo o processo extremamente lento.

Desse modo, para torná-lo mais eficiente, a alternativa ideal é automatizar esse fluxo tanto quanto for possível. Nesse caso, mais uma vez, a tecnologia pode se mostrar uma grande aliada, viabilizando a criação de um ambiente integrado ao qual todos os envolvidos tenham acesso. Isso agilizará expressivamente os estágios de formulação, de correção e de aprovação do instrumento.

5. Reavalie a maneira como os contratos são armazenados na empresa

Para se certificar de que a forma como você armazena os seus documentos atualmente é suficientemente eficaz, responda rapidamente a dois questionamentos simples:

  • Qual é, no presente momento, o número de contratos ativos que a sua empresa tem e em qual estágio cada um deles se encontra?
  • Quais são as datas de renovação desses instrumentos e quem são os fornecedores envolvidos?

Se o seu gerenciamento for verdadeiramente estratégico, certamente não há dificuldade em responder a essas perguntas. Mas se for o contrário, possivelmente a sua companhia ainda mantém práticas já obsoletas, como a guarda em desktops e/ou discos rígidos, o que pode implicar diversos riscos, inclusive a ausência de conformidade legal.

Além disso, em circunstâncias que exigem que os contratos sejam rapidamente encontrados, como no caso de auditorias ou até mesmo diante de uma necessidade interna de consulta ao instrumento, a falta de um armazenamento criterioso pode “cobrar um alto preço”. Por fim, ainda nesse contexto, é necessário se certificar de que seus documentos estão seguros — aspecto também diretamente relacionado à forma como são armazenados.

A verdade é que quanto mais eficiente for o gerenciamento contratual na sua organização — com a adoção dos cuidados necessários, como a revisão e a adequação das cláusulas do documento, o controle da sua base de fornecedores, o monitoramento do desempenho de cada um, a guarda adequada dos instrumentos etc. —, menores serão as chances de haver problemas futuros e mais fácil será contorná-los caso ainda ocorram. Por isso, é fundamental seguir as dicas deste post e garantir ações estratégicas nesse sentido.

Este artigo sobre como fazer uma boa gestão de contratos de fornecedores foi útil? Então, aproveite para compreender também o que são os acordos comerciais e qual impacto eles têm sobre as negociações na sua organização!

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