Fazer uma boa gestão de estoque no varejo é uma questão de equilíbrio entre demanda e oferta, ou seja, ter produtos suficientes para que não haja falta nem sobra — dois problemas que prejudicam tanto o fluxo de caixa como as vendas da empresa.
Idealmente, o controle de estoque também deve ser preciso nas informações, garantindo equivalência entre os dados do controle e o que de fato está disponível no estoque físico. Além disso, é necessário que essas mercadorias estejam armazenadas no depósito de maneira organizada e planejada, especialmente sob o ponto de vista logístico, para facilitar o acesso e a movimentação dos produtos.
Dessa forma, fica claro como essa tarefa é complexa e, ao mesmo, fundamental para que negócios, especialmente varejistas, prosperem. Neste conteúdo, apresentamos 9 razões para realizar um controle de estoque de forma eficiente na sua loja. Confira!
1. Maior efetividade na previsão de demanda
O histórico de movimentação dos produtos, obtido através de uma gestão de estoque eficiente, permite ao gestor do negócio conhecer o giro das mercadorias e suas sazonalidades, podendo assim, prever a demanda de maneira efetiva.
Dessa forma, ele poderá garantir a oferta, evitando a falta dos itens mais vendidos sem sobrecarregar a armazenagem. Do mesmo modo, diminuirá as sobras, eliminando a necessidade de promoções com preços abaixo das margens, que mal cobrem os custos para vendê-las.
Em ambos os casos, para aplicar técnicas de avaliação de compras — quantidade mínima e máxima, curva ABC etc —, o gestor depende das informações que esse controle oferece, e isso se torna umas das principais vantagens de fazê-lo corretamente.
2. Otimização do processo de compra
Como consequência direta da previsão de demanda adequada e das demais informações obtidas a partir de um controle de estoque minucioso, o processo de compra torna-se mais “planejável”. Isso porque as informações sobre o que, em que quantidade e quando adquirir passam a ser baseada em dados históricos.
Assim, é possível planejar as compras com certa antecedência, alinhando o calendário sazonal com os níveis de estoque pretendidos e a disponibilidade financeira para a compra de mercadorias. Essa antecedência também permite negociações melhores, buscando condições diferenciadas junto aos fornecedores.
Além disso, todas as etapas e os prazos do processo de compra — ordens de solicitação de orçamentos, pedidos de compra, prazo de entrega e pagamento de fornecedores — podem ser melhor estruturados, trazendo mais agilidade e assertividade para o setor responsável.
3. Redução de perdas e desperdícios
Muitos estabelecimentos varejistas, como é o caso dos supermercados, trabalham com itens perecíveis ou com tempo máximo para consumo. Nesses casos, a falta de planejamento dos estoques pode ter um impacto negativo nas finanças do empreendimento, seja pela perda de produtos vencidos ou pela necessidade de realizar queimas de estoque. Em ambos os casos, quando as perdas são mapeadas durante as rotinas de controle de estoque, os gestores conseguem perceber o quanto elas custam caro para a empresa.
Além disso, qualquer dano ocasionado durante a armazenagem, como um produto avariado ou desaparecido, trará mais custos desnecessários que também podem estar associados ao excesso de mercadorias.
Por isso, o bom controle de estoque e a organização dos depósitos são primordiais, ajudando o gestor a descobrir as causas e os erros operacionais que levam às perdas.
4. Melhora na experiência dos clientes
Se o excesso é um problema no financeiro, a falta causa um no comercial. Os varejistas dependem de um bom atendimento ao cliente para fidelizá-lo e garantir seus resultados. O ponto mais básico para que isso aconteça é ter a mercadoria que o cliente procura na hora em que ele procura.
Pense nisto: se o consumidor chega ao estabelecimento querendo determinado produto e o encontra, ele pode até levar mais itens. Entretanto, se o contrário acontecer, de não encontrar o que deseja, ele vai buscar a concorrência para suprir sua necessidade.
Assim, enquanto alguns produtos têm uma frequência de reposição regular, facilitando a definição de quantidades mínimas, outros são menos previsíveis, trazendo riscos de negociar quantidades exageradas ou demasiadamente reduzidas.
Ao fazer uma gestão de estoque adequada, isso deixa de ser um problema. O histórico de compra e venda e as técnicas de análise de giro de estoque tornam a quantificação da demanda mais precisa, minimizando rupturas no estoque.
5. Maior alinhamento entre os setores
As atividades dos departamentos de compras, financeiro, logística, marketing e comercial são impactadas pela gestão de estoques. Desde a adequação de prazos com o fluxo de caixa até a criação de campanhas para aumentar as vendas, diversas atividades dependem das informações decorrentes desse controle, assim como os setores passam a estruturar seu trabalho a partir delas.
Com um gerenciamento de estoque qualificado, esses departamentos podem antecipar demandas e planejar estratégias mais adequadas, bem como alinhar processos para gerar melhores resultados. Além disso, a comunicação se torna mais eficaz, diminuindo erros pela falta de comunicação.
6. Diminuição dos riscos contábeis e fiscais
Como mencionamos anteriormente, a negligência no controle dos estoques leva a perdas e desperdícios financeiros. No entanto, outros riscos estão associados a erros no processo de gestão de estoque, como é o caso de autuações fiscais e multas causadas por divergências entre o estoque físico e as informações prestadas ao Fisco.
Erros no cadastro dos produtos, como descrições duplicadas em códigos diferentes, registro de perdas e avarias e inativação de produtos que deixaram de ser comercializados, são algumas das inconsistências que geram problemas contábeis e que podem ser facilmente resolvidas através de um bom balanço de estoque.
Portanto, a confiabilidade das informações é mais um dos benefícios trazidos pela gestão eficiente das mercadorias. Ela reduz riscos de autuações e torna a gestão fiscal mais segura e assertiva.
7. Aumento da produtividade
Muitos varejistas acabam negligenciando as rotinas de gestão de estoque por acharem que são trabalhosas demais ou por não lidarem com elas como prioridades, acreditando ser desperdício do tempo de seus funcionários.
Porém, quanto tempo é perdido para fazer uma estimativa de quantidades ao comprar sem dados históricos? Ou procurando uma mercadoria que já foi vendida em um depósito desorganizado? Quantas horas se desperdiça para corrigir falhas contábeis decorrentes disso? Todos esses são exemplos de tarefas que geram equipes menos produtivas, mas existem inúmeras outras — até mais difíceis de identificar e quantificar — que se tornariam desnecessárias com um controle de estoque adequado.
8. Planejamento financeiro mais adequado
Como visto, a gestão de estoque no varejo não é somente uma tarefa operacional, ela atinge o nível estratégico do negócio com sua influência na contabilidade e no financeiro. Em supermercados, por exemplo, isso atinge sua máxima, pois a maior parte do capital de giro está alocada para a reposição de mercadorias.
Além disso, como as entradas e saídas são muito frequentes, um erro no controle afeta o planejamento da demanda, podendo resultar na falta de recursos para adquirir novos produtos devido a um investimento feito no lugar ou na hora errada. Lembre-se: estoque parado significa dinheiro parado, afinal os valores empregados para a compra e o armazenamento dessas mercadorias provavelmente já saíram do caixa da empresa.
Por isso, os dados históricos de compra e venda são tão importantes. Mais do que quantidades, a previsão de estoques também trata de prazos. Nesse caso, compatibilizando a data do recebimento com a da necessidade, sem deixar de considerar o pagamento dos fornecedores de acordo com a disponibilidade financeira, trazendo mais equilíbrio nas finanças.
9. Aumento da competitividade
Os custos de estoque podem ser diminuídos, ao minimizar perdas e desperdícios e realizar compras melhores. Para isso, a gestão do estoque faz toda a diferença. Ela permite conhecer a demanda, otimizar o espaço de armazenamento, eliminar retrabalhos e manter um rígido controle de validades ou quantidades.
Com isso, as despesas operacionais são reduzidas, possibilitando ao varejista aumentar a lucratividade e oferecer preços mais competitivos no mercado.
Para a gestão de estoque ser realizada com eficiência, rotinas de planejamento e controle precisam ser empregadas e, nesse sentido, a tecnologia é a principal aliada na obtenção de bons resultados.
Diante das 9 razões que apresentamos para você qualificar essa atividade em sua empresa, que tal continuar aumentando seu conhecimento sobre o assunto? O artigo sobre boas práticas de controle de estoque é o próximo passo. Confira!
