Alcançar uma controladoria de estoque eficaz permite que o setor se torne mais organizado, melhora a gestão financeira (e a negociação com os fornecedores) e contribui para que a ruptura na loja diminua consideravelmente.
Em outras palavras, a perda de vendas decorrente da indisponibilidade de produtos ocorre em uma frequência mais baixa — visto que o gestor passa a ter uma previsibilidade maior sobre a necessidade de reabastecimento.
Porém, apesar da importância, aplicar e manter esse controle não é tão simples. Existem alguns desafios que precisam ser superados e é sobre eles que vamos falar neste post. Continue com a leitura para saber quais são e como contorná-los!
Falta de mão de obra qualificada
Esse é um dos grandes problemas que muitas empresas precisam enfrentar e, infelizmente, ele não se restringe à gestão de estoque. Além da necessidade de contar com profissionais qualificados para executar rotinas mais operacionais com cuidado e eficiência, a carência é ainda maior quando se trata do nível tático.
É difícil encontrar e reter analistas experientes e que conseguem agregar valor aos resultados, desenvolvendo análises que ajudam a monitorar o setor e o gestor no processo decisório — além da participação em ações e projetos que ajudam a corrigir falhas e otimizar a área.
Se existe a dificuldade em encontrar esses profissionais no mercado, a solução mais viável é encontrar e investir nos talentos que sua empresa já tem. A ideia é capacitar e desenvolver os colaboradores para que eles atuem de forma maias estratégia e cresçam junto com o seu negócio.
Vale lembrar que esse tipo de ação é especialmente importante quando se fala de pessoas que já conhecem bem o funcionamento dos processos e da rotina da empresa. Elas podem fazer contribuições ainda mais relevantes, uma vez que entendem os fluxos de trabalho na prática e sabem quais são os desafios enfrentados no dia a dia.
Informações descentralizadas
Com as informações descentralizadas, os dados que os colaboradores precisam para executar suas atividades ficam dispersos — e isso vale também para a base que o gestor precisa para orientar suas decisões.
O maior problema relacionado a isso é o risco de que informações valiosas para o setor e a sua empresa sejam subutilizadas. Consequentemente, deixa-se de criar um conhecimento importante e a controladoria de estoque se torna mais precária, visto que os profissionais não contam com uma base de dados bem-estruturada para tomar decisões acertadas e eficazes.
Para superar esse desafio, a saída está em investir em um sistema de gestão. Ele unifica as informações em um local, facilitando a busca, análise e criação de relatórios importantes para o acompanhamento dos resultados — que também é importante para a avaliação do gestor e criação de ações de correção ou melhorias.
Falta de mensuração
Como gerir bem e com qualidade aquilo que não se controla? Se você não utiliza métricas para monitorar e avaliar os resultados, dificilmente será possível promover uma gestão eficaz.
A falta de mensuração muitas vezes impede de analisar, com precisão, se as metas estão sendo cumpridas, quais são as principais ineficiências dos processos, se existem falhas que precisam ser corrigidas (e suas possíveis causas), entre outras coisas.
Nesse sentido, a solução está em estabelecer indicadores de desempenho para os processos. Eles ajudam a visualizar o andamento e o resultado dos processos, indicar pontos de atenção (como algum gargalo) e verificar se as ações adotadas estão conduzindo para o desfecho esperado.
Além disso, eles também ajudam a avaliar a eficácia das mudanças implementadas — quando alguma correção ou melhoria é incorporada à rotina. Entre os principais indicadores ligados à gestão de estoque, podemos citar:
- índice de avarias e extravios;
- exatidão do inventário;
- índice de entregas feitas dentro do prazo pelo fornecedor;
- índice de pedido perfeito;
- percentual de perdas.
Processos manuais
Ainda é bastante comum encontrar casos de empresas que executam e gerenciam seus processos de forma manual. Isso significa um volume grande de planilhas e controles isolados, mas que dificultam a gestão.
Vale destacar que isso leva a um risco muito grande de perdas de informações relevantes para o negócio, de incidência de erros (e necessidade de retrabalhos), de produtividade e de um suporte precário para que a gestão tome decisões e elabore estratégias. Esse desafio está muito ligado às informações descentralizadas.
Aqui, a solução mais eficaz também envolve o investimento em um sistema de gestão para supermercado. Nesse caso, ele está mais relacionado à automatização das atividades, o que ajuda a torná-las mais confiáveis e ágeis. Também vale destacar a possibilidade de gerar relatórios relevantes para a gestão — que também são utilizados como suporte para a criação dos indicadores de desempenho.
A tecnologia é uma excelente aliada para aprimorar o controle de estoque à medida que permite monitorar todas as etapas pelas quais um produto passa.
Além do sistema, também pode-se contar com o suporte de outras ferramentas, como o coletor de dados, que facilita a identificação dos produtos dentro do estoque. Isso otimiza a realização de rotinas como o registro de recebimento, a separação dos itens, a conferência na expedição e a execução do inventário, por exemplo.
O único ponto de atenção aqui está no cuidado na hora de escolher o fornecedor das soluções pra o seu negócio. É preciso contar com uma empresa especializada no assunto, com boa reputação no mercado e que realmente contribui para aprimorar os processos internos — um aspecto que vai refletir na qualidade das atividades e do atendimento oferecido aos clientes.
O estoque, apesar de contar com rotinas mais operacionais, tem um papel fundamental dentro das empresas, principalmente devido ao fato de ser a área responsável por gerir e promover a disponibilidade dos produtos para os consumidores. É por isso que a controladoria eficaz se mostra tão importante, já que é ela que ajuda a garantir a eficiência e eficácia nos processos do setor.
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