Administrar uma empresa não é tarefa simples, já que são muitas responsabilidades assumidas e os detalhes a serem conferidos. Felizmente, hoje em dia já é possível contar com a ajuda da tecnologia, que tem se mostrado fundamental na rotina dos empreendedores e gestores.

Um exemplo de software que se tornou indispensável em qualquer empresa é o ERP — Enterprise Resource Planning (Planejamento dos Recursos da Empresa). E os motivos não são poucos. Afinal, essa ferramenta é responsável por fazer a integração de todas as áreas, auxiliando o gestor a controlar finanças, estoque, vendas e processos de vários outros setores.

Devido a essa importância do ERP, é fundamental escolher um software que atenda a todas as necessidades e realmente auxilie na gestão completa da organização. Mais do que isso: é essencial saber a hora certa de trocar de ERP. Isso porque a ferramenta utilizada deve acompanhar a evolução da tecnologia, se mantendo adequada e funcional, suportando a expansão da companhia.

Se você ainda não sabe se está na hora de trocar de ERP, continue a leitura e tire todas as suas dúvidas.

Trocar de ERP: os sinais que você não pode ignorar!

Se você se preocupa em manter a operação organizada e dinâmica, é provável que já faça uso de um sistema de gestão. Porém, em alguns casos, o sistema utilizado pode não atender às reais necessidades ou conter falhas que dificultam os processos. Confira a seguir alguns sinais de que já é o momento de trocar de ERP.

O software não atende à legislação em vigor

A legislação brasileira está em constante mudança e as normas tributárias, contábeis e trabalhistas são algumas das que mais sofrem alterações. Essa situação, por si só, já dificulta a atuação empresarial, mas imagine o quanto um sistema desatualizado pode prejudicá-lo.

Um bom ERP precisa ser capaz de gerenciar as informações de acordo com as normas que estão em vigor. Caso contrário, os riscos de retrabalho, pagamentos indevidos e problemas com a fiscalização são grandes.

Nesse sentido, o ideal é que o sistema escolhido atenda às legislações das diferentes esferas em que seu negócio atua (federal, estadual e municipal), em especial ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

É necessário utilizar vários programas complementares

Se você, ou o seu contador, necessita recorrer com frequência a outros softwares, há perda de tempo, retrabalhos e riscos de erros operacionais. Afinal, não há dúvidas de que utilizar vários programas para controlar estoque, finanças, contábil/fiscal, vendas e logística, por exemplo, é muito ineficiente.

Um exemplo de prática ultrapassada é o uso de programas paralelos para o rastreio das Notas Fiscais Eletrônicas emitidas “contra” o CNPJ da empresa. O ideal é que o ERP escolhido seja capaz de executar essas buscas de forma automática, trazendo essas notas do servidor da SEFAZ diretamente para o sistema local, assim eliminando a necessidade de programas auxiliares e cumprindo com a obrigação fiscal do manifesto do destinatário.

Os negócios estão se expandindo

Está pensando em abrir uma nova loja? Ver a empresa crescer é o desejo de qualquer empresário, mas é preciso estar preparado para lidar com uma maior complexidade de dados e informações.

Um bom ERP deve acompanhar a evolução da tecnologia e estar preparado para a complexidade dos processos em multiempresas. Por isso, antes de mesmo de expandir a empresa, comece a pesquisar um novo fornecedor, pois fazer a substituição com antecedência evita perdas financeiras e auxilia no momento da expansão.

O fornecedor do ERP não evolui

Com a tecnologia em constante transformação, é essencial que a software house (fornecedor do ERP) seja capaz de acompanhar as mudanças e incorporar novas funções ao programa. Se isso não acontece, é mais um sinal de que está na hora de trocar o sistema.

Um bom exemplo são as software house que ainda tem operação em DOS, ou com tecnologia ultrapassada, bem como não tem projetos em andamento da migração do software para que o mesmo seja 100% na Web. Por isso, é importante conferir as especificidades do software e sempre ficar por dentro das funcionalidades e compatibilidade oferecidas.

O ERP não permite mobilidade

Em harmonia com os avanços tecnológicos, é importante que o ERP permita o acesso por tablets, smartphones e outras ferramentas portáteis. Isso por que gerenciar a empresa de qualquer lugar é uma grande vantagem nos dias de hoje.

Esse tipo de facilidade também permite, por exemplo, que o dono de uma loja de materiais de construção acesse os dados de estoque, imagens e especificações técnicas dos produtos ao realizar trabalhos fora da empresa. Isso ajuda muito ao visitar os fornecedores e também se a ideia é fechar contratos diretamente no campo de obras.

O software não é especializado em seu ramo de negócio

Caso você observe que o seu fornecedor de ERP oferece o mesmo sistema a diferentes segmentos do mercado (pet shops, farmácias, lojas de confecções e calçados, agropecuárias, por exemplo), é sinal de que ele não é especialista em nenhuma área.

É fundamental que o software house conheça com precisão o mercado em que atua. Caso contrário, oferecerá um sistema genérico e complexo, sem funcionalidade capaz de atender às peculiaridades de seu negócio.

O suporte oferecido não é eficiente

O suporte pode ser um grande problema no uso do ERP, já que a ausência de um atendimento personalizado e eficiente pode impactar na performance da gestão.

É fundamental que o fornecedor vá além oferecendo consultorias, assessorias e treinamentos aos empresários e gestores que optam por seu software. Para extrair todo o potencial do sistema é preciso ter uma boa relação com o fornecedor. Por isso, observe se esse ponto está sendo satisfatório e se há alguma dificuldade de comunicação com a empresa.

Os passos para escolher um novo ERP

Depois de analisar os sinais apresentados, você concluiu que está na hora de trocar de ERP? Se a resposta foi positiva, é importante se preparar para a mudança e seguir alguns passos para encontrar o fornecedor ideal. Acompanhe!

Faça uma análise da aderência do sistema

A primeira providência a ser tomada antes de trocar de ERP é realizar uma lista de todos os processos que precisam ser realizados pelo sistema. Em seguida, é hora de observar se o fornecedor é capaz de atender às suas demandas.

Uma dica interessante é elaborar um Request for Proposal (RFP) — documento que lista todas as necessidades, para que o fornecedor responda se o produto oferecido é capaz de atendê-las. É importante destacar que o indicado é que o RFP seja anexado ao contrato do ERP, a fim de se resguardar de problemas e evitar falhas na comunicação.

Prepara a sua equipe

Para que a troca do ERP tenha sucesso, é importante que os colaboradores e gestores estejam cientes e preparados para o processo. Por isso, invista em treinamentos com o fornecedor e procure aprender a desfrutar de todas as funções do novo sistema. É válido destacar que, quanto mais especializado no ramo for o fornecedor, mais eficiente será a solução proposta e os resultados alcançados.

Após todas essas informações, já descobriu se está no momento de trocar de ERP? Os sinais apresentados são fáceis de serem percebidos no dia a dia da empresa, e é importante que o gestor tenha a sensibilidade e a capacidade de identificá-los, para agir com rapidez e eficaz.

As informações apresentadas foram úteis para você? Então, compartilhe o texto em suas redes sociais e ajude a levar esse conhecimento sobre ERP a mais empreendedores!