Uma boa gestão de folha de pagamento envolve diversas atividades e controles que precisam estar muito bem organizados para evitar inconsistências ao longo do processo. Por ter muitas particularidades, como a necessidade de atender a prazos determinados e à exigências previstas em lei, é preciso ter muita atenção para evitar problemas como atrasos nos pagamentos ou informações erradas.
Existem formas de simplificar essa tarefa e garantir o bom desempenho das atividades que envolvem a elaboração da folha de pagamento. A seguir, mostramos as melhores práticas a serem adotadas na sua loja de material de construção e como a tecnologia é uma grande aliada nesse momento. Continue a leitura para saber mais!
Entenda o que é gestão de folha de pagamento
A cada mês os colaboradores devem receber um documento em que constam discriminados todos os valores referentes ao seu pagamento salarial e aos descontos incididos sobre ele. A emissão desse documento é exigida por lei, bem como todas as informações contidas nele.
Embora não exista um modelo único e padrão, algumas informações básicas devem estar presentes neste documento, chamado de holerite, entre elas estão:
- nome do colaborador;
- valor bruto salarial;
- descontos referentes à Previdência Social e ao Fundo de Garantia;
- valor líquido recebido.
Caso existam outros valores que interfiram no valor líquido recebido, eles também devem ser identificados, como horas extras, férias, 13º salário, entre outros.
A gestão de folha de pagamento consiste justamente em organizar todas essas informações de maneira eficiente para evitar problemas com a legislação, melhorar o controle interno para armazenamento destas informações e garantir a previsibilidade financeira do montante final.
Saiba como fazer a gestão de folha de pagamento corretamente
Além da obrigação legal de ter a folha de pagamento elaborada corretamente, é importante que os colaboradores tenham acesso à informações que sejam consistentes — por isso a gestão desse processo é tão importante. Confira, a seguir, o que é possível fazer para ter dados precisos e confiáveis nesse documento.
Padronize os processos
O primeiro passo para fazer um bom gerenciamento da folha de pagamento é definir um padrão para os processos que envolvem esse controle. Por ser uma atividade que se relaciona a outros processos internos da empresa, é imprescindível que haja uma integração harmoniosa entre eles.
Para que isso aconteça, é necessário estabelecer uma sequência clara e objetiva de cada atividade, com prazos estipulados para cada entrega e quais informações devem constar sobre cada colaborador.
Controle as horas de trabalho
As horas de trabalho de cada colaborador é um dado extremamente importante para o controle das jornadas de trabalho, pois é um requisito para o cálculo de horas extras. É importante controlar não apenas a quantidade de horas trabalhadas a mais, mas os horários de entrada e de saída e intervalos.
Dessa forma, é possível garantir que os cálculos cubram todas as variáveis necessárias, como o adicional noturno e outros valores que variam de acordo com a função e contrato de trabalho de cada colaborador.
O controle de horas também é importante para contabilizar eventuais faltas injustificadas — que podem ser descontadas do salário — ou para fazer o gerenciamento do banco de horas — no caso de empresas que trabalham com esse modelo.
Planeje os pagamentos
Uma boa gestão financeira também é um fator importante para a execução da folha de pagamento. É preciso considerar os valores referentes aos impostos, às horas extras e às demais quantias que geralmente comprometem boa parte das finanças de uma empresa.
Uma alternativa para evitar saídas volumosas do caixa é tentar reservar, mês a mês, os valores correspondentes ao 13º salário e às férias dos colaboradores. Dessa forma, quando chegar o período de pagamento, a quantia — ou pelo menos parte dela — já vai estar disponível e não vai ter o mesmo impacto nas contas que causaria se esse cuidado não tivesse sido tomado.
Tenha uma rotina de entrega dos holerites
Uma boa prática é a padronização das datas de pagamento dos salários. Algumas empresas optam pelo pagamento parcelado, concedendo vales (adiantamentos) aos seus colaboradores e fazem o pagamento da diferença no final do mês, enquanto outras fazem um único pagamento em uma data específica.
O importante é definir um modelo e segui-lo à risca para ajudar no planejamento financeiro, tanto da empresa quanto dos colaboradores. Dessa forma, eles se sentem mais seguros por ter uma data determinada para o recebimento do salário.
Estabeleça cargos e salários
Ter uma estrutura clara e bem definida de cargos e salários ajuda a empresa a se organizar melhor e passar credibilidade a equipe, pois é uma forma de evitar grandes variações salariais entre os colaboradores que desempenham a mesma função. Com isso, são evitadas disputas judiciais em busca de equiparação salarial — o que pode gerar transtornos e prejuízos para o empregador.
Além disso, uma estrutura bem definida permite que os colaboradores entendam como funciona o plano de carreira da empresa, mostrando como eles podem se empenhar para conquistar melhores posições e assim, aumentar sua remuneração salarial.
Conte com o auxílio da tecnologia
O uso da tecnologia é de grande importância nesse momento, pois existem diversos processos que podem ser automatizados para oferecer mais agilidade e segurança nas informações necessárias para a elaboração da folha de pagamento.
É importante contar com o apoio de um software especializado que facilite essa atividade e que proporcione melhores condições para o gerenciamento e acesso à essas informações.
Confira como o sistema da CISS pode ajudar nesse processo
A escolha de um software, como o da CISS, contribui para simplificar diversas atividades que envolvem o processamento da folha de pagamento. A utilização de um sistema integrado de gestão (ERP) automatiza parte dos processos, garantindo mais agilidade no controle das atividades, pois permite a integração entre diversos setores da empresa, e ajuda a eliminar erros operacionais, trazendo mais segurança nos dados gerados.
O dia a dia da gestão de uma loja de material de construção envolve atividades características que estão relacionadas a esse ramo de negócio. Em função disso, é importante utilizar um sistema desenvolvido para atender as suas necessidades, como o CISSPoder que, entre outras funcionalidades, conta com o recurso de controle da folha de pagamento.
Por meio do sistema é possível importar o resumo da folha de pagamento dos colaboradores e gerar os títulos a pagar, conforme os cálculos das horas trabalhadas — geralmente feitos anteriormente pela contabilidade da empresa. O CISSPoder automatiza o lançamentos destes títulos para os módulos financeiro e contábil, que passam a constar automaticamente em relatórios gerenciais, como o DRE.
Uma boa gestão de folha de pagamento é fundamental para a organização financeira da empresa. É preciso adotar boas práticas na elaboração desse documento, como ter processos bem definidos e controle sobre os pagamentos. Além disso, a tecnologia é uma grande aliada para oferecer suporte, agilidade e segurança ao desenvolvimento das atividades envolvidas nessa tarefa.
Agora que você já sabe como a tecnologia é importante para fazer um controle seguro sobre a folha de pagamento, entre em contato conosco e conheça as nossas soluções para o seu segmento!
