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Descubra como implantar um ERP com segurança

O sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ferramenta poderosa, conhecida por oferecer maior produtividade e aumento do lucro em empresas que a utilizam. Costumamos dizer, aqui na CISS, que o sistema ERP é o coração da empresa. Ele possibilita a integração dos setores, traz agilidade na execução de tarefas, ajuda o gestor com informações precisas para a tomada de decisão e contribui na escalabilidade do negócio. Por esses e outros motivos, não contar com um sistema como esse, ou postergar a substituição de um software que não atende às necessidades, pode custar muito caro para a longevidade do negócio.

No entanto, o processo de implantação de um sistema ERP exige uma atenção especial para que riscos sejam evitados e para garantir que tudo o que foi planejado seja cumprido. Sabendo que muitos gestores adiam a decisão de contratar ou trocar de sistema por não saberem como implantar um ERP com segurança, ou por terem medo da transição, preparamos este artigo com dicas práticas para que esse não seja o seu caso. Continue a leitura para saber como atravessar essa fase com tranquilidade.

A importância de implantar um ERP com segurança

Como mencionamos, muitos gestores postergam a troca de um sistema ruim por medo do processo de transição, que envolve desde a migração dos dados de um até o aprendizado do outro. Por esse motivo, antes de prosseguirmos, é importante que você entenda a importância dessa fase para implantar um sistema ERP com segurança.

Normalmente, quando você contrata uma solução nova, é porque está buscando novas funcionalidades ou porque o sistema antigo deixou de atender as necessidades da sua empresa de forma satisfatória. Independente do motivo que levou a troca de sistema, a implantação precisa ser realizada de forma cuidadosa, com tempo hábil e sob a supervisão da gerência, para que a empresa alcance seus objetivos com a contratação.

Nesse sentido, a forma como o processo é conduzido é o que vai proporcionar — ou não — o sucesso do projeto de implantação, afinal, empresa e equipe precisam estar preparadas para receber a nova ferramenta. Pode ser que seja necessário realizar um upgrade na infraestrutura de TI, por exemplo, assim como, muito provavelmente, haverá a necessidade de sua equipe ser treinada e ter um tempo para absorver esse conhecimento. Se não há essa preparação, ou etapas são puladas, você corre o risco de gerar muito mais problemas do que necessariamente bons resultados, dificultando a adoção do novo sistema.

Além disso, uma implantação cautelosa é capaz de evitar erros, seja nas configurações iniciais, na migração de dados ou na implementação de processos. Por falar neles, a implantação de um ERP é uma excelente oportunidade para revisar processos internos da organização, bem como implementar novos — e, mais uma vez, a equipe precisará ser preparada para essas mudanças.

Por que revisar processos na implantação do ERP?

Como mencionamos, a implantação do ERP é o momento oportuno para a revisão e reestruturação de processos. Isso porque, durante o planejamento do projeto de implantação, toda a equipe estará envolvida em mapear processos, entender como a empresa trabalha, por que ela trabalha daquela maneira e como cada uma das atividades desenvolvidas será afetada com a implantação do novo ERP.

Em alguns casos, durante essa análise, a equipe poderá identificar que certos processos existem pela falta de determinado recurso no software anterior. Por consequência, eles ficarão obsoletos e deixarão de existir após a implantação do novo sistema. Em outros, pode ser identificado que, para o andamento de certas atividades bem particulares do negócio, seja necessário realizar customizações na ferramenta contratada, o que irá requerer tempo de desenvolvimento por parte do fornecedor.

Por isso, é importante passar por essa etapa com cautela, despendendo o tempo necessário para reestruturar processos, adequar rotinas ou estimular a implantação de outras etapas de trabalho que até então não eram efetuadas, preparando a equipe para recebê-las.

Como implantar um ERP de forma segura?

Visto a importância dessa fase de transição, a seguir, listamos dicas práticas para garantir que sua empresa passe pela implantação do ERP de forma segura. Confira!

Conte com um bom planejamento

O primeiro passo, assim como em qualquer outra estratégia empresarial, é contar com um bom planejamento, listando prazos, objetivos e responsáveis pelas atividades internas e externas para a implantação do ERP. Algumas perguntas que você precisará alinhar com seu fornecedor:

  • Qual será o cronograma da implantação?
  • Quais são os prazos de entrega para cada uma das etapas?
  • Quem serão as pessoas envolvidas?
  • Há pessoas o suficiente para implementar essa ferramenta ou preciso contratar novos colaboradores?
  • Preciso adquirir algum equipamento (máquinas, servidores, periféricos etc.)?
  • Qual será o custo para a implantação?

Dessa forma, o planejamento te dará uma visão do todo e o caminho que precisa ser percorrido para chegar lá.

No entanto, apesar das perguntas serem comuns a diferentes cenários, cada implantação deve ser vista como um projeto único, sem seguir uma receita padrão, pois cada empresa tem suas particularidades e necessidades. Mesmo em casos de redes e franquias, por exemplo, que contam com várias unidades, as implantações serão diferentes, pois há distinções na realidade do estabelecimento e, até mesmo, na forma como os profissionais executam suas demandas.

Realize uma validação inicial

Além do levantamento inicial de requisitos — como equipamentos, infraestutura e quadro de funcionários —, é importante que a direção, em conjunto com os líderes de cada setor da empresa, realize uma validação de aderência do software, da maneira como ele será implantado, entendendo como cada um dos setores irá operar quando suas atividades passarem a ser integradas através do ERP.

Dessa forma, é possível identificar o impacto que determinados processos têm sobre outros, bem como se há necessidade de realizar alterações na ferramenta para atender o negócio. Além disso, essa validação permite entender se o ERP irá suprir às expectativas da empresa, antes de, de fato, ser implantado.

Faça a migração de dados

A fase seguinte está relacionada à preparação e configuração do software. Muitas vezes, a ferramenta contratada virá com um padrão que não atende necessariamente à realidade daquela empresa. Por isso, é normal que adaptações ou customizações sejam necessárias — e elas devem ser feitas logo no início do processo de implantação.

Além disso, é nessa fase que são realizadas as configurações iniciais e a migração de dados do software anterior para o novo ERP. Nesse momento, o apoio do fornecedor é imprescindível, evitando erros que podem atrasar todo o projeto.

Busque engajamento de sua equipe

De nada adianta um ERP com várias funcionalidades se a equipe não for engajada com os processos. Aliás, esse é um dos pontos fundamentais para o sucesso da implantação de um ERP, uma vez que o time precisa estar disposto a entender os recursos disponíveis na ferramenta e como eles podem ser aplicados na sua realidade.

Assim, é importante que sua equipe esteja alinhada com os motivos que levaram a contratação do novo software, bem como com os objetivos do projeto de implantação. Além disso, ao mencionar engajamento, estamos nos referindo especialmente à preocupação das pessoas em participar dos treinamentos e utilizar a solução no dia a dia com base no que foi aprendido, adaptando os processos quando necessário e trazendo feedbacks para o fornecedor sempre que possível.

Estimule a prática

Como mencionamos, a implantação é uma fase de transição, que gera muitas dúvidas e anseios. Serão novas rotinas, novos processos e novas formas de realizar tarefas, tudo acontecendo ao mesmo tempo em que a equipe está aprendendo a usar a nova ferramenta. Tantas mudanças podem impactar a confiança do seu time, seja em relação ao sistema ou às entregas diárias.

Para garantir que esse receio não atrapalhe a utilização dos módulos e funcionalidades do ERP recém-contratado, o incentivo à prática é fundamental. A utilização do software, mesmo que em ambientes de testes ou treinamentos, vai auxiliar na familiarização da equipe com a ferramenta, bem como possibilitar o entendimento do impacto que ela terá na rotina das pessoas envolvidas em diferentes setores da empresa.

Prepare-se para a transição

A preparação para abertura é a etapa final, e consiste, basicamente, em uma série de checklists para garantir que todas as etapas anteriores foram cumpridas de forma satisfatória, para então, realizar a “virada de chave” e a empresa passar a operar com a nova solução.

Nesse momento, é comum que as pessoas ainda tenham dúvidas em relação à ferramenta. Por isso, tanto a empresa quanto o fornecedor devem estar alinhados e preparados para resolvê-las. Considerar um fornecedor que realize um acompanhamento mais de perto durante esse período pode ser outra dica importante.

Encontre um bom fornecedor

Como dissemos, contar com um fornecedor que te traga segurança e te auxilie durante todo o processo de implantação — e depois dele também — é uma decisão sábia e que poderá te poupar muitas dores de cabeça. No caso da CISS, por exemplo, a preparação para o projeto de implantação se inicia ainda na etapa de negociação comercial, no qual uma série de requisitos são analisados junto ao cliente para que a empresa esteja preparada para realizar a implantação do ERP de forma segura.

Nossa metodologia é proprietária e pautada dentro das melhores práticas de gerenciamento de projetos a nível mundial, visando garantir uma implantação transparente, tranquila e que não interrompa o funcionamento da empresa do cliente.

Neste conteúdo você pôde conferir algumas dicas práticas de como implantar um ERP com segurança, além de entender a importância de contar com um fornecedor que atenda às necessidades de seu negócio e que te acompanhe durante todo o processo. Como vimos, o planejamento é a base fundamental de uma implantação de sucesso, mas o engajamento da equipe e o apoio da gestão são os fatores chaves que permitem chegar lá.

Se você deseja saber um pouco mais sobre a nossa metodologia de implantação e de como a CISS trabalha para auxiliar os clientes nesse processo, entre em contato conosco, agende uma demonstração gratuita e tire suas dúvidas!

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