Em algum momento — ou em vários, ao longo do tempo —, toda e qualquer empresa que almeja manter a sua operabilidade e posicionar-se de modo competitivo em relação às demais do mesmo nicho passará por uma reestruturação de processos. Também conhecida como “reengenharia organizacional”, ou até “reengenharia de processos”, essa reestruturação se trata, basicamente, de um mapeamento geral da estrutura organizacional, a fim de torná-la mais eficiente, adotar novas políticas, reduzir custos etc.
Além disso, fazê-lo é imprescindível para traçar novos desafios e metas diferentes das iniciais, alinhando-os aos objetivos corporativos. Em termos simples, a partir do reconhecimento dos pontos que requerem melhorias, de ações ineficientes e/ou de desequilíbrios estruturais, é possível fazer ajustes em prol do alcance de melhores resultados.
Parece muito genérico até aqui? Não se preocupe, pois, neste post, o nosso intuito é aprofundar o conceito de reestruturação de processos, bem como explicar a sua importância — e o quão vantajosa pode ser —, quando recorrer a ela e de que forma colocá-la em prática. Continue a leitura e fique por dentro!
O que realmente se pode entender como reestruturação de processos e quando recorrer a ela?
Complementando a definição inicial, é possível dizer que a reestruturação de processos é a aplicação prática de diversas medidas em todos os setores da organização, de modo a alterar os sistemas e processos empresariais e, por vezes, o modus operandi, com o fim de mudar a estrutura e os rumos aos quais a gestão atual tem a levado. Ou seja, é um processo coordenado e implementado para a reavaliação da performance geral, com o intuito de organizar a operação, tornando-a mais produtiva e mais eficiente.
Isso nos leva, então, ao próximo questionamento: “quando é interessante recorrer à reestruturação de processos?”. Considerando que, nesse caso, o que se busca é a adequação da estrutura empresarial às suas próprias demandas e às demandas provenientes do mercado, a necessidade de fazê-lo é um resultado tanto de fatores internos quanto de externos.
A organização, por norma, reavalia diversos aspectos — por exemplo, o seu planejamento estratégico, as políticas organizacionais, os recursos tecnológicos relativos ao seu nicho de atuação, os serviços e/ou produtos oferecidos etc. — para compreender o atual cenário no qual está inserida. A partir disso, novos objetivos são determinados, e, para tanto, as mudanças que deverão ser feitas para alcançá-los são definidas.
Qual é a sua importância?
O processo de reestruturação de processos, como visto, tem início diante da necessidade de a organização transformar uma situação atualmente desfavorável a ela em uma oportunidade não apenas de crescer, mas também de elevar a lucratividade de forma otimizada. Ainda que a sua implementação possa acontecer a qualquer tempo, é interessante elaborar previamente um diagnóstico para identificar os riscos em potencial e as chances de mudanças.
Assim, finalmente, será possível planejar — de modo mais consciente — as ações que serão colocadas em prática para impulsionar os pontos positivos e, por outro lado, reparar os negativos. Nesse sentido, podemos elencar como os principais benefícios dessa estratégia, inclusive se tratando do setor comercial de materiais de construção, os seguintes:
- a elevação na eficiência organizacional;
- a simplificação das atividades;
- a otimização dos processos empresariais;
- a implementação de metodologias, técnicas e recursos mais modernos;
- a possibilidade de estar em maior sintonia com o segmento de atuação;
- o esclarecimento de políticas internas;
- a redução de retrabalhos e deslizes;
- a diminuição de custos;
- a melhora no nível de qualidade dos serviços e/ou produtos comercializados;
- o aumento da produtividade etc.
Como é possível efetivamente reestruturar os processos em uma loja de materiais de construção?
Na verdade, a reestruturação de processos, em si, tem mais a ver com a análise de fatores internos e externos — estes últimos, sim, considerando o mercado de atuação — e menos com o segmento comercial. Portanto, é possível dizer que, para implementá-la de forma bem-sucedida, há algumas ações-chave que devem ser colocadas em prática e que são válidas para os mais variados nichos. Veja a seguir!
Analise a atual estrutura do seu estabelecimento
O ponto de partida para uma reestruturação de processos bem-feita é analisar a atual estrutura da sua empresa, de modo a identificar as fragilidades e as forças, bem como as oportunidades e as ameaças em potencial. Uma excelente alternativa para tanto é utilizar a Análise SWOT (ou Análise FOFA, como também é conhecida).
Elabore um planejamento estratégico
Após compreender a sua atual estrutura empresarial, o próximo passo é colocar as mudanças necessárias “no papel”. Então, elabore um planejamento estratégico fundamentado nas informações que você levantou na etapa inicial e defina as medidas que serão implementadas, bem como os profissionais responsáveis por cada uma delas e os objetivos almejados.
Nesse ponto, é recomendável trabalhar com metas menores (que o levarão ao propósito organizacional), com prazos previamente estabelecidos. Isso o ajudará, inclusive, a mensurar o progresso.
Analise a cadeia de valor e automatize as atividades repetitivas
Considerando que a cadeia de processos é dividida em tarefas, um dos passos mais importantes da reestruturação é avaliar se existem tarefas que possam ser melhoradas ou até eliminadas, verificando quanto valor agregam ao todo.
Em seguida, é fundamental investir na automatização — por meio de um ERP, por exemplo — daquelas que são repetitivas e que, se executadas manualmente, acabam por demandar um tempo que poderia ser mais bem aproveitado em outras demandas voltadas ao core business da empresa.
Identifique eventuais gargalos
Os gargalos podem ser compreendidos como os gaps que demandam a reestruturação de processos empresariais em razão de “travarem” o fluxo de trabalho no estabelecimento, seja em um PDV (ponto de venda) físico, seja em um e-commerce.
Para identificá-los com mais facilidade, considere que, na maior parte dos casos, em lojas de materiais de construção, eles têm a ver com a ausência de algum recurso, como mercadorias, a incapacidade dos colaboradores, que podem não ter o know-how necessário para instruir bem os clientes e até a uma eventual queda de qualidade dos insumos.
Defina novos KPIs e monitore os resultados
Por fim, após todas as etapas anteriores, é imperativo traçar novos KPIs (Key Performance Indicators) — ou indicadores de desempenho — que façam mais sentido com os novos objetivos traçados. Afinal, é por meio deles que você poderá acompanhar de perto os resultados e avaliar se as medidas implementadas estão promovendo os resultados projetados, fazendo eventuais ajustes sempre que cabível.
Entendeu como a reestruturação de processos é fundamental para qualquer empresa que deseja manter a operabilidade no mercado de atuação e se faz necessária, ao longo do tempo, em diversos momentos? Afinal, somente por meio dessa estratégia, torna-se viável reavaliar o modus operandi atual, eliminar eventuais gargalos, reduzir custos desnecessários, elevar a produtividade e aumentar a performance organizacional como um todo.
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