Mesmo que o empreendedor alegue não ter conhecimentos em gestão contábil, ele precisa estar por dentro de algumas questões e deve executar as rotinas ligadas a ela adequadamente. Caso contrário, corre o risco de sofrer com problemas contábeis que podem prejudicar a eficiência e a saúde financeira do negócio.
Você sabe quais são os erros mais comuns e como eles podem afetar a sua empresa? Veja a seguir uma lista com 7 deles para que você comece a evitá-los a todo custo em seu supermercado. Vamos lá?
1. Não separar as finanças pessoais e da empresa
Esse é um dos problemas contábeis mais comuns que podemos ver nas empresas. Independentemente de isso ser feito por falta de conhecimento ou intencionalmente, é uma ação que pode prejudicar seriamente a saúde financeira do negócio — principalmente no longo prazo, podendo levar até mesmo à falência.
Para solucionar essa questão, é necessário ter a disciplina de contar apenas com o pró-labore (uma espécie de salário para o empreendedor) e não fazer mais retiradas de capital além dessa.
Outra atitude que ajuda bastante é ter contas separadas, uma para a pessoa jurídica e outra para a pessoa física. Assim, evita-se misturar as finanças e correr o risco de pagar contas pessoais com o dinheiro que é da empresa.
2. Deixar de documentar todas as entradas e saídas
Geralmente, esse problema é decorrente da falta de uma organização eficiente na rotina. Entretanto, isso prejudica o entendimento dos resultados financeiros e, consequentemente, a elaboração de uma decisão acertada.
Sem os dados atualizados, existem grandes chances de se cometer outros erros, como:
- perder prazos de pagamento dos fornecedores;
- estar com o resultado “no vermelho” e demorar para descobrir;
- pagamento de juros e multas por atrasos.
Indo além, também é possível ter o crédito restrito no mercado e não conseguir comprar produtos com tanta facilidade.
3. Não fazer um bom controle das emissões de notas fiscais
Deixar de emitir as notas fiscais é um erro que pode gerar multas com valores altos para o negócio, outra questão que prejudica a saúde financeira. Independentemente do valor que foi vendido, esse documento precisa ser gerado sempre — e não somente quando o consumidor solicita.
Entretanto, também é importante manter um bom controle a respeito das NFs que são geradas (e recebidas) na sua empresa e armazená-las adequadamente, caso seja necessário consultá-las posteriormente por qualquer motivo.
Essa organização também ajuda a monitorar melhor os gastos e os recebimentos da organização em determinado período.
4. Negligenciar as questões tributárias da empresa
O planejamento tributário é fundamental para que a empresa consiga trabalhar com prazos e condições adequadas ao pagar os tributos devidos, sem desrespeitar a legislação. Com a ajuda de um contador, é possível identificar o melhor regime com base nas características do negócio e otimizar esses custos (dentro da legalidade).
Por meio da organização que envolve esse trabalho, o empreendedor consegue planejar melhor os pagamentos dos impostos sem pagar mais do que o necessário e sem onerar o orçamento, ao mesmo tempo em que mantém as operações funcionando dentro do que a lei manda.
5. Manter os documentos desorganizados
Você já deve ter percebido como a organização ajuda a evitar grande parte dos problemas contábeis nas empresas. Isso não é diferente quando se fala dos documentos, uma vez que as informações que são declaradas para o fisco precisam ser comprovadas quando algum órgão competente decide fazer fiscalização.
Nessa hora, deixar tudo organizado faz toda a diferença quando é necessário conferir os dados e identificar possíveis erros. Sem contar que isso também facilita outras questões, como:
- a comprovação dos registros quando a empresa passa por uma auditoria;
- omissão de informações;
- duplicidades ou outras discordâncias nos registros.
Em resumo, é assim que se mantém os lançamentos sempre em dia e se consegue comprovar a veracidade deles, evitando multas, mudanças nos valores pagos em impostos e outras penalidades que podem afetar a gestão financeira do negócio.
6. Deixar toda a responsabilidade na mão do contador
O contador é um grande aliado do negócio, que trabalha para que sua empresa obtenha os melhores resultados possíveis. Porém, outro grande erro que o empreendedor pode cometer é o de deixar tudo sob a responsabilidade desse profissional.
Por isso, é necessário ter em mente que ele pode sempre ajudar, mas questões como o fluxo de caixa, registro de informações e geração de documentos devem ser feita toda pelo gestor, visto que é ele quem participa da rotina diária dos negócios.
Ainda vale lembrar que apesar das responsabilidades do contador (tributária, civil e penal), o empreendedor é quem responde diretamente, em todas as esferas, pelos problemas contábeis gerados na empresa.
7. Não contar com um sistema de gestão adequado
O investimento em tecnologia é uma excelente forma de automatizar e otimizar diversos processos. Por meio dela, consegue-se obter mais agilidade e confiabilidade nas tarefas executadas, além de diminuir os riscos de erros — que podem prejudicar seriamente os resultados.
O ideal é que se adote um sistema de gestão integrado, que permite controlar fluxos de trabalho de várias áreas do negócio em uma única solução. Assim, as informações, além de ficarem centralizadas em apenas uma ferramenta, são compartilhadas automaticamente entre uma rotina e outra.
Ao escolher uma solução para o seu negócio, certifique-se de que ela permite fazer a controladoria contábil de forma integrada e prática. Isso permite executar tarefas como o balanço patrimonial, registrar lançamentos, criar a DRE e gerar relatórios, por exemplo.
Como você pôde ver, há uma série de erros e problemas contábeis que podem ser cometidos dentro das empresas, alguns deles até por falta de aprofundar nos conhecimentos sobre o assunto. É por isso que o gestor precisa ficar à par dessas rotinas e buscar executá-las da forma mais acertada possível — e, nesse processo, um sistema de gestão focado em supermercados tem um papel fundamental.
O que você achou deste artigo? Quer entender um pouco mais sobre como a tecnologia pode ajudar a aprimorar os fluxos de trabalho e a sua gestão na empresa? Então, entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas sobre esse assunto agora mesmo!
