Os relatórios gerenciais podem ser definidos como uma apresentação sistemática de informações relacionadas ao core business de uma empresa dentro de um determinado período de tempo.
Esse acompanhamento têm várias vantagens, pois ampliam a capacidade da empresa em melhorar suas operações e sua lucratividade.
Os gestores também podem desenvolver vantagem competitiva, criando processos de alocação de recursos em sua função de contabilidade gerencial.
Acompanhe o artigo e veja as principais vantagens de se trabalhar com relatórios gerenciais e a melhor maneira de desenvolvê-los. Continue e boa leitura.
Reduz despesas
Os relatórios gerenciais podem ajudar as empresas a reduzir suas despesas operacionais. Os empresários costumam usar informações da contabilidade gerencial para analisar a demanda dos recursos econômicos e de outras operações comerciais.
Esses dados permitem que os gestores entendam melhor quanto custa para administrar o empreendimento. Além disso, é possível utilizar esse acompanhamento gerencial para conduzir uma análise sobre a qualidade dos recursos usados para produzir bens ou serviços.
A partir disso, podem ser tomadas medidas nos setores de produção, distribuição, entre outros, para reduzir gastos sem comprometer a qualidade dos produtos.
Melhora do fluxo de caixa
Os gestores costumam usar os relatórios para que eles tenham um roteiro financeiro para despesas comerciais futuras. Muitos desses dados servem como comparativo de informações financeiras históricas da empresa, ficando mais fácil se manter dentro da realidade.
Por sua vez, os contadores gerenciais analisam essas informações e criam um orçamento principal para todo o negócio. Grandes empresas também trabalham com orçamentos menores, por setor ou departamento.
Esse trabalho todo é desenvolvido com o intuito de utilizar as informações apresentadas nos relatórios para identificar e separar eficazmente as despesas necessárias e desnecessárias. Ou seja, separar custos fixos dos custos variáveis.
Custos fixos
São aqueles que você deve sempre pagar, independentemente do nível de produção do seu negócio ou empresa. Pode haver meses que não se produz ou se vende, mas ainda será necessário pagar os dividendos. Exemplos:
- aluguel do espaço;
- salário dos funcionários;
- impostos.
Custos variáveis
São aqueles que você deve pagar para produzir seus produtos ou fornecer serviços. Quanto maior o volume de sua produção, mais custos variáveis você terá que pagar. Exemplos:
- matéria prima;
- estoque;
- fornecedores externos para produção.
Esse processo refletirá diretamente e de forma positiva no fluxo de caixa da empresa, o que vai melhorar a saúde financeira, consequentemente.
Ajuda nas decisões empresariais
O gerenciamento por meio de relatórios muitas vezes melhora o processo de tomada de decisão de uma empresa.
Em vez de definir as direções comerciais baseados apenas em análises qualitativas, os gestores de negócios podem usar as informações como uma ferramenta de estudo e compreensão real da situação.
Os relatórios gerenciais geralmente fornecem análises e caminhos para várias oportunidades de decisão. Os empresários podem considerar cada possibilidade para garantir que tenham um entendimento claro sobre as decisões futuras.
Ajuda a motivar e focar os gerentes e equipes
Muitas vezes, pode ser interessante compartilhar informações com membros-chave das equipes para que possam entender facilmente a necessidade de reduzir custos, aumentar as vendas, etc.
Além disso, também é possível dividir os dados com áreas específicas, aumentando a cooperação das diversas equipes em prol dos objetivos gerais do negócio.
Cada gerente também pode ter informações privilegiadas de suas equipes e setor, resultando em uma movimentação completa de todos — dos colaboradores à gerência setorial.
Ajuda a identificar as diferenças sazonais
Algumas empresas vendem muito mais em determinadas épocas do ano e, portanto, precisam ter planejamento estratégico.
Os relatórios permitem um correto acompanhamento e análise de cada mês, para que seja possível enxergar claramente o impacto das estratégias e um planejamento prévio para o próximo ano.
Desenvolvendo relatórios gerenciais
O relatório consiste em uma concatenação ordenada de ideias que podem ser sintetizadas em três ou quatro pontos centrais. Tais pontos geram uma tese que é defendida de forma clara na primeira leitura.
Acompanhe abaixo os principais pontos para a criação de um relatório.
Introdução
Apresenta o assunto do relatório e fornece ao leitor as informações básicas para entender o restante do documento.
Plano de fundo
Eles refletem as razões que levaram a criação do relatório. Em suma, trata-se de fornecer dados, recursos ou metodologias anteriores que influenciaram o tema a ser tratado.
As partes relevantes do estudo SWOT (Fraquezas, Ameaças, Forças e Oportunidades) que foram aplicadas anteriormente e que poderiam ser revisadas neste novo relatório também são destacadas.
A metodologia
Nessa seção, deve-se incluir informações sobre o método usado ou pretendido para tratar as informações apresentadas no relatório. Todos os procedimentos são detalhados e apresentados ao leitor de forma adequada.
Os resultados
Eles indicam as realidades positivas ou negativas que surgiram como consequência do uso da metodologia proposta e do contexto exposto.
Nessa parte, os gráficos e tabelas podem ser muito informativos, mas é conveniente alterná-los com texto para não sobrecarregar o relatório com figuras.
As limitações
Mencionam os dados ou fontes que não puderam ser incluídos ou que não puderam ser consultados ou contratados ao escrevê-lo.
As conclusões
É uma das partes mais esclarecedoras do relatório. O autor apresentará as conclusões a que chegou para modificar a realidade ou a situação em análise.
As recomendações
Nessa seção, apresenta-se as diretrizes e soluções para os problemas e/ou desafios apresentados ao longo do relatório.
Informações complementares
Os anexos devem sempre conter citações de fontes secundárias, contrastando com outros dados e traçando comparações com empresas e fontes confiáveis. O objetivo é reforçar a tese central do relatório.
Criando relatórios gerenciais com a ajuda do sistema ERP
As empresas estão sempre procurando maneiras de gerar relatórios mais rápidos e precisos em áreas como contabilidade, estoque, gerenciamento de relacionamento com o cliente, entre outros. O Enterprise Resource Planning (ERP) é uma ferramenta que permite rastrear vários aspectos diferentes dos dados em um sistema consolidado.
O sistema ERP pode acessar cada um dos departamentos separados e combiná-los. Para a integração dos diferentes campos, utiliza-se um banco de dados comum compartilhado, que é capaz de suportar várias funções.
Ao combiná-los em um local central, torna-se possível se comunicar com mais eficiência entre os setores. Também permite-se que informações ou dados sejam compartilhados em toda a empresa de maneira mais simples.
Em outras palavras, a melhor maneira de se fazer relatórios gerenciais de forma otimizada é com a ajuda de sistemas ERP modernos, já que poupam tempo e geram análises bem mais completas.
Identificando diferentes tipos de relatórios gerenciais
Geralmente, cada setor precisa apresentar os seus números e informações de forma individual. Esses são os relatórios comuns, por exemplo:
- Relatórios de lucros e perdas (os profissionais geralmente escrevem esses relatórios para delinear os números de cada mês, trimestre ou ano);
- Relatório de fluxo de caixa (apresenta a diferença entre a previsão e os valores reais alcançados);
- Relatório de satisfação do cliente (auxilia na medição de satisfação e fidelidade dos clientes).
De uma forma geral, as empresas utilizam os relatórios comuns, como os citados acima. Porém, ainda existem os relatórios personalizados.
Relatórios gerenciais personalizados
Os relatórios gerenciais personalizados são mais específicos e desenvolvidos para tratar questões características da empresa. Ou seja, não basta apenas criar as metas e acreditar que todo o amontado de informações se transforme em soluções estratégicas, é preciso um trabalho coeso.
Aqui, as ferramentas com sistemas inteligentes são uma ótima opção, uma vez que são engenhosamente preparadas para produzir resultados eficientes.
Enfim, o objetivo dos relatórios gerenciais é fornecer informações sobre o seu negócio, inclusive mostrando ao gestor onde concentrar esforços e/ou consertar falhas. Agora é com você: siga as dicas apresentadas e obtenha os benefícios dos relatórios gerenciais.
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