As movimentações financeiras de uma empresa se concentram entre as contas a pagar e a receber. Estamos falando, de maneira geral, das receitas e dos custos, dois aspectos que precisam ser corretamente controlados e equilibrados para garantir a sustentabilidade da organização.

Sem acompanhar rigorosamente a entrada e a saída de recursos, fica impossível fazer um planejamento financeiro empresarial eficiente. É nesse ponto que muitas empresas falham e colocam em risco a perpetuidade dos negócios.

Em compensação, aquelas que investem em uma boa gestão, tornam-se mais competitivas e prósperas.

Leia nosso artigo e saiba como melhorar o controle das contas a pagar e receber.

O que são contas a pagar e receber?

O controle das contas a pagar e receber é um conjunto de processos voltados para a apuração de entrada e saída de recursos da empresa. Todos os valores que ingressam no caixa da organização, bem como todos os custos pagos, devem ser acompanhados e gerenciados para dar mais eficiência às movimentações financeiras.

Contas a pagar

Em contas a pagar, são considerados todos os custos fixos, variáveis, diretos e indiretos. É importante compreender quais são as características de cada um desses grupos de custos para fazer o controle adequado. Confira as diferenças:

  • custos fixos: são os mesmos independentemente da quantidade de produtos ou serviços produzidos e comercializados;
  • custos variáveis: estão atrelados à produtividade, variando de acordo com a quantidade a ser vendida;
  • custos diretos: podem ser relacionados com mais facilidade às operações da empresa, como a aquisição de mercadorias;
  • custos indiretos: são menos evidentes, como a depreciação de maquinário.

É comum que esses grupos se intercalem. Por exemplo, existem custos que são fixos e diretos, como as despesas com mão de obra. Outro exemplo são os custos fixos e indiretos — é o caso da mão de obra terceirizada. No caso dos custos variáveis e diretos, podemos citar insumos e mercadorias. Quanto aos custos variáveis e indiretos, destacam-se gastos com energia elétrica, entre outros.

Contas a receber

As contas a receber englobam todas as fontes de receita da empresa. O caso mais evidente é o dos valores relativos às vendas dos produtos ou serviços. Mas há outras origens de recursos, decorrentes de transações como venda de ativos, lucro sobre investimentos financeiros e recebimento de royalties.

Controle das contas a pagar e receber

Diariamente, as empresas realizam tanto operações de pagamento como de recebimento. Controlar as contas a pagar e receber, portanto, nada mais é do que verificar essas movimentações na prática e qual é o saldo final no fluxo de caixa da empresa.

Quais são as melhores práticas no controle das contas a pagar e a receber?

Existem diferentes mecanismos usados para fazer o controle das contas a pagar e receber. Algumas empresas realizam esse procedimento de forma manual. Outras, recorrem a sistemas automatizados, que facilitam o acompanhamento. Mas, em qualquer situação, alguns processos em comum devem ser adotados para melhorar a gestão. Confira os 5 procedimentos principais!

Projete a movimentação diária do caixa

A empresa deve estar preparada para acompanhar todas as movimentações que devem ser realizadas no dia. Algumas contas são previsíveis, tais como os pagamentos a serem feitos aos fornecedores ou o recebimento de valores que serão pagos pelos clientes.

Fazer essa projeção garante que nenhuma pendência passe despercebida, seja ela relativa às contas a pagar ou às contas a receber. Observe que esse aspecto é fundamental para cobrar clientes inadimplentes, evitando, assim, perdas financeiras.

Registre todas as movimentações

O lançamento rigoroso de tudo que entra e sai do caixa da empresa é fundamental para o controle das contas a pagar e a receber. Essa parece uma observação óbvia, mas muitas organizações falham nesse procedimento. Na correria do dia a dia não é raro que alguns registros deixem de ser feitos.

No final do dia, surgem as inconsistências, e o pior é que elas dificilmente serão identificadas. Afinal de contas, o saldo não bate porque houve um desfalque no caixa ou porque faltou fazer o lançamento da movimentação?

Faça conciliações

O controle das contas a pagar e receber depende, também, das conferências diárias. Não basta fazer todos os lançamentos se, no final do dia, eles não forem confrontados com o que foi realizado na prática. Isso só é possível fazer por meio das conciliações bancária e de cartões.

De preferência, a empresa deve adotar a conciliação automática de cartões de crédito e débito. Isso porque esse é um controle mais complexo, que precisa considerar uma série de fatores como prazos, aprovações e chargebacks, que é o cancelamento da venda. Automatizar a conciliação é forma mais prática para evitar perdas nesse processo, pois permite que todas as transações serão conferidas com agilidade.

Tenha uma reserva financeira

Custos inesperados frequentemente comprometem o controle das movimentações financeiras da empresa. É assim que começam a ser feitas retiradas de valores que, no final, vão desequilibrar o saldo do caixa. Ter uma reserva financeira reduz esse risco e torna mais fácil o acompanhamento das contas a pagar e receber.

O recomendado é formar um fundo de reserva com valores que vão sendo preservados mês a mês. Estabeleça um percentual a ser retirado do lucro (10%, por exemplo) e comprometa-se a guardar essa quantia mensalmente.

Para não deixar esse dinheiro parado, ele pode ser direcionado para investimentos com liquidez diária. Assim evita-se a perda no valor do dinheiro graças ao rendimento da aplicação, mas, ao mesmo tempo, esse recurso poderá ser utilizado a qualquer momento, atendendo às necessidades emergenciais que surgirem.

Use um software de gestão

Todos os processos necessários para apurar as contas a pagar e receber podem ser facilitados com a utilização de sistemas de gestão. Esse é o tipo de solução que consegue oferecer uma série de recursos indispensáveis ao controle das movimentações financeiras. Entre eles, podemos citar, entre outros:

  • consultas em tempo real;
  • automatização dos cálculos;
  • lançamentos e baixas simplificados;
  • geração de relatórios;
  • personalização dos processos de recebimento e pagamento.

A realização desses procedimentos por meio do software permite ao gestor fazer o controle das contas a pagar e receber com agilidade, reduzindo custos e ocorrência de erros. Além disso, é possível criar um histórico de acompanhamento das transações, utilizado, inclusive, para gerenciar o nível de inadimplência.

Na gestão das contas a pagar e receber cada detalhe pode fazer a diferença no caixa. É por isso que todo investimento feito em tecnologia para melhorar o controle gera retorno financeiro imediato.

As dúvidas sobre contas a pagar e receber são muito comuns entre empreendedores e profissionais da área. Compartilhe este texto nas suas redes sociais. Certamente ele também será útil para outras pessoas.