Quem consegue exercer um bom controle sobre o inventário de estoque consegue aumentar seus lucros, reduzir as perdas e os gastos, pois essa é uma ferramenta crucial para o sucesso de qualquer varejo. O assunto ainda é de mais relevância para as lojas de materiais de construção, já que esse tipo de negócio trabalha com uma grande variedade e quantidade de itens.
Nos tópicos abaixo, trazemos o que exatamente é um inventário de estoque, qual é a importância de fazê-lo para seu negócio, as melhores estratégias para as lojas de materiais de construção fazê-lo de forma eficiente e, no fim, por que e como fazer o acompanhamento. Boa leitura!
O que exatamente é um inventário de estoque?
Também conhecido como balanço de estoque, consiste no ato de contabilizar, identificar e classificar todos os produtos disponíveis na loja — estejam eles nos pontos de venda ou armazenados no estoque — em um determinado momento.
Com as informações coletadas, o gestor compara o resultado da contagem física com o registro disponibilizado no sistema de gestão da empresa, com o objetivo de validar eventuais divergências.
Como o inventário de estoque impacta o funcionamento das empresas?
Apesar de ser uma atividade trabalhosa, ela é importante para encontrar e evitar possíveis perdas, furtos, erros de contagem ou fraudes. Por exemplo, quando você perceber que a contagem de um produto que não foi vendido não está mais lá, poderá investigar o ocorrido, buscando os colaboradores responsáveis pela organização dos bens.
O inventário de estoque afeta positivamente o funcionamento da empresa de modo generalizado. Entenda, resumidamente, os benefícios adquiridos com a prática:
- aperfeiçoamento no atendimento ao cliente: os colaboradores informarão corretamente ao cliente a existência e quantidade de determinado item que existe no estoque;
- melhoria na gestão de estoque: aperfeiçoa-se a disponibilidade dos produtos, já que você saberá de forma mais precisa a demanda de cada produto;
- redução de perdas e desperdícios: você consegue saber os motivos pelos quais ocorrem as perdas e tomar as medidas para evitá-las;
- maior atendimento aos requisitos da legislação: transmite-se as informações corretas ao Fisco sobre o estoque, evitando problemas com o mesmo.
Como fazer um inventário de estoque para lojas de materiais de construção?
Para que você aproveite todos os benefícios listados e aumente a competitividade da sua loja, veja abaixo as melhores estratégias para que você consiga fazer um bom inventário de estoque.
Estabeleça um horário para fazer o inventário
A dificuldade de realizar o inventário do estoque aumenta significativamente se o momento inadequado for escolhido para realizá-lo. Por exemplo, fazer a contagem dos itens em um período em que há um grande fluxo de mercadorias é bastante ineficiente, pois todos os dados estarão defasados no final da contabilização, gerando a necessidade de fazer tudo de novo.
Recomendamos fazer o inventário diariamente e antes da abertura do expediente ou depois de seu encerramento, assim a quantidade de produtos não se altera durante a contagem.
Categorize os produtos
A categorização dos produtos tem a finalidade de tornar o controle de estoque mais eficiente. Com esse ato será mais fácil realizar a contagem, verificar os preços de cada bem e encontrar informações relevantes.
O mais indicado é categorizar os itens conforme sua finalidade ou qualidade, bem como criar subcategorias para melhorar a organização. Exemplos de classificação para lojas de materiais de construção são:
- naturais: bens que são encontrados na natureza, mas estão prontos para serem utilizados, como pedra, areia, madeira etc.;
- artificiais: são os passaram por processos industriais, como telhas, aço e tijolos;
- combinados: itens obtidos pela combinação de dois materiais, como concretos e argamassa;
- vedação: bens usados para isolar ambientes, como vidros;
- proteção: usados para aumentar a durabilidade de uma edificação, como tintas e impermeabilizadores;
- estruturais: atuam na estrutura para suportar grandes pesos, como madeira e concreto.
Padronize os registros
Não existe um jeito certo de fazer o registro do inventário, mas é crucial que os responsáveis pela atividade padronizem a forma de fazê-lo, prezando pela consistência. Isso facilita a busca de informações posteriores, evita incongruências e possibilita a comparação entre os inventários de cada dia. Também é preciso que os registros sejam:
- completos: para maximizar as informações que você tem sobre o estoque;
- atualizados: você saberá o fluxo de entradas e saídas, possibilitando saber as demandas de cada bem;
- mantidos sob controle: o gestor deve saber quais os métodos de registro, as informações que ele contém, frequência que é feito etc.
Utilize a tecnologia
Utilizar a tecnologia é fundamental para que você mantenha o estoque organizado e bem controlado. A principal modernidade que contribui para a realização do inventário é um sistema de gestão desenvolvido especialmente para lojas de materiais de construção. Ele automatiza a ação e pode incluir funções, como:
- monitoramento e controle de ações;
- cotação automática de preços com concorrentes, fornecedores etc.;
- análise das compras e comportamento dos clientes, permite que você os conheça melhor;
- criação de relatórios de gestão para melhorar a tomada de decisões;
- possibilita acesso direto por dispositivos móveis como celulares e tablets.
Você ainda pode usar outras ferramentas, como a etiqueta eletrônica, para eliminar divergências de preços e atualizar os valores em tempo real, terminais de consulta preços etc.
A tecnologia minimiza a ocorrência de erros no gerenciamento do estoque, facilita a rotina de trabalho e aumenta a produtividade dos colaboradores, já que eles podem se concentrar em outras atividades mais relevantes.
Qual é a importância de acompanhar o inventário de estoque?
Mesmo que a tecnologia auxilie na execução da atividade, é necessário que você ou o gerente controle todas as entradas e saídas de produtos, assim é possível evitar roubos, fraudes e outros problemas que prejudicam as finanças do negócio.
O ideal é que todos os colaboradores sejam treinados para fiscalizar os produtos, por exemplo, uma pessoa que trabalha no caixa deve ficar atenta para que os produtos não sejam levados sem a efetiva compra.
Como as lojas de materiais de construção trabalham com uma grande variedade e volume de itens, investir em técnicas de inventário de estoque é crucial para o sucesso do negócio. Para isso, é fundamental maximizar o controle do seu estabelecimento e modernizar seus processos.
Este conteúdo foi útil? Então, compartilhe o artigo nas suas redes sociais, pois também pode ser interessante para outros empreendedores!
