Gestão de supermercados: tudo o que você precisa saber!

Gestão de supermercados é um assunto complexo, pois contempla todos os desafios do varejo e da própria administração. Praticamente todos os donos de redes de lojas desejam expandir o negócio, melhorar o gerenciamento, reduzir custos e aumentar o faturamento das lojas. Porém, como encontrar os gargalos que impedem a empresa de ter resultados ainda melhores?

Atualmente, não basta fazer a “lição de casa”. É preciso ir além e desenvolver processos realmente eficientes, capazes de otimizar os diferentes recursos organizacionais, como tempo, dinheiro e mão de obra. Além disso, é necessário prestar atenção às peculiaridades que só a gestão de supermercados apresenta. Ou seja, de nada adianta estudar apenas conteúdos generalistas, já que os seus desafios como gestor são específicos.

Nosso objetivo aqui é auxiliar você na tarefa de otimizar os processos de gestão de supermercados, transmitindo as principais dicas e alertando sobre os erros que podem ser evitados. Falaremos de pontos como:

• o que é a gestão de supermercados;
• os principais aspectos e peculiaridades desse tipo de negócio;
• como organizar e gerenciar os supermercados;
• erros de gestão que devem ser evitados;
• dicas para melhorar a gestão das suas lojas;
• a complexidade da gestão de compras;
• ferramentas e soluções práticas para otimizar sua gestão.

O que é a gestão de supermercados?

A gestão de supermercados consiste na administração eficaz com estratégias que contemplam processos e operações específicos desse tipo de negócio, sempre focando em garantir reduções de custos e alcance dos objetivos estipulados.

Além de dirigir o dia a dia da empresa, o gestor de supermercado deve se atualizar constantemente sobre novas metodologias, táticas e ferramentas orientadas para resultados, gerando diferencial competitivo e programando ​estratégias gerenciais e operacionais.

Alguns dos principais assuntos que fazem parte da gestão de supermercados são o gerenciamento estratégico de categorias, compras e negociações, prevenção de perdas, legislação sanitária e mix de produtos.

Outras áreas do conhecimento que também são de grande importância para o gestor da área incluem: gestão de pessoas, comportamento do consumidor, pesquisa de mercado, marketing no varejo, formação e gestão de preços, finanças, responsabilidade social, logística, tecnologia aplicada ao varejo, gestão de processos e, em alguns casos, e-commerce.

Os principais aspectos e peculiaridades desse tipo de negócio

Giro de produtos

Em um supermercado, o giro de produtos costuma ser bastante alto. Isso gera diversas implicações no fluxo de caixa, capital de giro e no estoque propriamente dito.

Equipe

As pessoas são fundamentais nesse tipo de negócio e, dependendo do tamanho do supermercado, as necessidades aumentam. É preciso ter caixas para cobrir os diferentes horários, pessoas para embalar os itens comprados, repositores e pessoal de limpeza.

Em muitos casos, os gestores também contratam seguranças e profissionais para cuidar do estacionamento. Sendo assim, a gestão de pessoas e de folha de pagamento deve receber bastante atenção. Afinal, tudo isso ajuda a garantir o alcance dos objetivos bem como a atrair clientes e fidelizá-los.

Contabilidade

No varejo, você lida com inúmeras transações todos os dias e, por isso, é fundamental estar por dentro de tudo o que a lei exige do ponto de vista contábil/fiscal. Além disso, é preciso cumprir com os prazos de entrega dos obrigações, como SPEDs, por exemplo. Por este motivo ter o suporte de empresas e consultores especializados em contabilidade para supermercados é fundamental para garantir o cumprimento correto das obrigações.

Gestão de compras

Impostos

As legislações inerentes a impostos mudam diariamente, sendo obrigatório realizar os ajustes das tributações nos cadastros dos produtos que a empresa comercializa, para tal é indispensável conhecer os detalhes dos produtos e as legislações dos mesmo e isso não é uma tarefa simples.

Como organizar e gerenciar os supermercados?

Monitorar as finanças

As finanças são a base de qualquer organização. Por isso, o primeiro passo para ter uma boa gestão de supermercados é se preocupar com a parte financeira. Mas atenção: não estamos falando apenas de cumprir os controles básicos, como o fluxo de caixa. É preciso ir além, utilizando ferramentas e estratégias que permitam reduzir perdas e gastos desnecessários.

Quer um exemplo? Quando um supermercado utiliza as antigas planilhas financeiras, ele abre mão da oportunidade de contar com relatórios detalhados que poderiam ser fornecidos por um software de gestão. Com o auxílio da tecnologia, o tempo que antes era gasto para preencher tabelas passa a ser investido em análise estratégica e tomada de decisões. Mudanças estas que oferecerão mais lucratividade!

Além disso, é imprescindível cruzar todas as informações sem erros para que a gestão do estoque e do capital de giro não sejam prejudicadas. Processos e soluções voltadas para este fim tornam tudo mais fácil.

Utilizar indicadores de performance

Quase todos os líderes de empresa têm o hábito de estabelecer metas, não é mesmo? No entanto, poucos deles realmente trabalham com indicadores de performance para acompanhar a evolução dos objetivos estabelecidos.

Digamos que você tenha estipulado a meta de reduzir a rotatividade de funcionários para no máximo 25% ao ano. Para garantir que esse resultado seja alcançado, não basta esperar o fim do período e verificar qual número aparece. É preciso estabelecer indicadores que contribuirão para chegar cada vez mais perto do objetivo.

Nesse exemplo, alguns possíveis indicadores seriam:

• número de candidatos entrevistados antes de contratar (ao melhorar as contratações, diminui-se a rotatividade, por exemplo);
• número de treinamentos trimestrais oferecidos aos colaboradores (investindo em qualificação, o funcionário tem mais interesse em ficar no emprego);
• número de reuniões de feedback entre gestores e colaboradores (assim, a empresa fica sabendo das insatisfações do trabalhador antes que o desligamento seja feito por uma das partes).

Monitorar e fazer avaliações periódicas

Depois de estabelecer metas e indicadores de performance, é importante criar o hábito de fazer monitoramentos e avaliações periódicas. Enquanto o acompanhamento dos indicadores pode ser semanal ou mensal, as avaliações mais profundas podem ser feitas a cada trimestre.

Essas análises permitirão que você identifique as épocas de pico, o nível de satisfação dos clientes e os produtos de maior e menor saída. Dessa maneira, todos os aspectos do negócio podem ser aprimorados, melhorando o atendimento ao cliente e gerando mais rentabilidade.

Estudar o fluxo de clientes

O trabalho que começa nas metas e segue com as avaliações pode ser complementado com o estudo do fluxo de clientes da loja. Uma boa gestão de supermercados é aquela que conhece exatamente quem entra e sai da loja, bem como o ticket médio de compras dos clientes.

Ao utilizar um sistema de gestão, você pode obter ainda mais dados sobre as transações, conhecendo a fundo o perfil de consumo dos frequentadores. Torna-se possível, por exemplo, saber qual é a frequência de compra de cada pessoa e suas respectivas preferências. A partir daí, fica fácil criar estratégias visando o aumento das vendas.

Investir em marketing (e monitorar os resultados)

Enquanto alguns donos de supermercado têm receio de investir em divulgação, outros aplicam seu dinheiro em marketing sem monitorar os resultados. No fim das contas, as duas práticas geram enormes perdas de oportunidades.

Se você ainda não tem uma verba destinada à comunicação, é importante reservar parte do orçamento para isso. Ao mesmo tempo, especifique metas e indicadores que possam medir com exatidão os resultados de cada campanha, pois assim você sempre conhecerá o ROI (retorno sobre o investimento).

Ficar atento às ameaças e oportunidades externas

É provável que você já tenha aplicado ou ouvido falar na análise SWOT: strengths (forças); weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças). Essa sigla corresponde ao estudo dos fatores internos e externos que podem influenciar os resultados e a permanência de uma companhia no mercado.

Apesar de conhecer o conceito, com o passar dos anos, muitos gestores de supermercado passam a focar somente nos fatores internos (forças e fraquezas) e começam a ignoram os aspectos externos (ameaças e oportunidades). Com isso, perdem clientes para seus concorrentes, sofrem com as sazonalidades e são altamente impactados por mudanças econômicas.

Ficar de olho nesse contexto é a melhor forma de se prevenir contra possíveis problemas e ainda aproveitar as boas chances que o mercado oferece.

Erros de gestão que devem ser evitados

Ignorar as possibilidades da tecnologia

Independentemente do tamanho do supermercado, os gestores devem estar atentos às inovações tecnológicas e às melhorias que elas podem proporcionar. Inclusive porque, cada vez mais, os gigantes do varejo estão investindo em lojas de bairro.

Um dos benefícios que chegam com a tecnologia é a mobilidade. Atualmente, é possível utilizar coletores de dados e etiquetas eletrônicas, agilizando processos e verificando rapidamente as eventuais divergências entre preços das gôndolas e dos caixas, por exemplo.

Outra inovação que tem melhorado o dia a dia de muitos estabelecimentos é a identificação por radiofrequência (ou RFID), com a transmissão de dados via ondas. Isso garante o fim das longas filas, mesmo quando há clientes com muitos itens. Com essa ferramenta, os produtos que estão no carrinho não precisam mais passar pelo operador do caixa: eles são computados e somados automaticamente à conta.

Além disso, os sistemas ERP voltados especialmente para supermercados permitem organizar todas as informações do negócio em uma só plataforma, gerando relatórios e permitindo uma visão estratégica constante. Com isso, melhores decisões são tomadas para assegurar a expansão da marca.

Não levar em consideração o comportamento do consumidor

O feedback dos clientes é fundamental para conquistar mais clientes, fidelizar os consumidores e atender às demandas. Por isso, é necessário conhecer o seu público e estudar o seu comportamento.

O supermercado é focado em qual classe social? Toda a família costuma ir às compras ou normalmente um membro específico que vai à loja? Quais são os períodos do mês, dias e horários preferidos? Quais itens não podem faltar na casa dessas pessoas?

Ao compreender o comportamento do consumidor, o supermercado ganha a oportunidade de criar campanhas de marketing certeiras, calibrar a decoração do local e oferecer o mix de produtos ideal.

Negligenciar os controles financeiros

Você já deve estar cansado de ouvir falar da importância do setor financeiro. Contudo, esse ainda é um dos principais erros cometidos por empresários na gestão de supermercados. Isso porque de nada adianta fazer todo o resto se os controles relativos ao dinheiro são deixados de lado.

Estabelecimentos do varejo precisam lidar com compras junto aos fornecedores, pagamento de funcionários, quitação de diversos impostos e milhares de transações a cada mês. Por isso, é fundamental saber quais números acompanhar.

Não poupe esforços quando a questão é cuidar do capital de giro e fluxo de caixa. O ideal é ter uma reserva para emergências e tomar muito cuidado ao utilizar linhas de crédito. Além disso, preze sempre pelo pagamento em dia dos funcionários e fornecedores.

Uma vez que o setor financeiro está bem-estruturado, é possível investir em outras áreas estratégicas. No entanto, se você sentir que não há domínio interno do departamento de finanças, não hesite em contratar empresas de consultoria contábil e administrativa.

Tornar os processos mais complexos do que o necessário

O grande objetivo de ter processos claros e bem-desenhados é facilitar a rotina da empresa. Ao tentar dar atenção à parte operacional, infelizmente, alguns gestores acabam deixando tudo complexo além do necessário.

Por isso, conte sempre com a opinião da sua equipe para compreender qual é a maneira mais fácil de fazer cada atividade. Quem lida diariamente com um trabalho normalmente percebe quando existe perda de tempo ou excesso de burocracia.

Atualmente, o movimento do mercado é de automatizar ao máximo as tarefas repetitivas, liberando o tempo dos gestores e funcionários para as funções mais importantes, como as atividades estratégicas e de atendimento ao público.

Portanto, em vez de acumular planilhas e gastar horas preenchendo manuais de relatórios gerenciais, pesquise maneiras de otimizar tudo isso. Além de poupar tempo, a automação reduz radicalmente a quantidade de erros ou problemas.

3 dicas extras para melhorar a gestão de supermercados

1. Usar checklists

Desenvolver metodologias para checklists ajuda a controlar os processos no supermercado, principalmente se você tiver ferramentas automatizadas. Eles podem ser úteis nos mais variados setores, como limpeza, estoque, padaria, açougue etc.

No estoque, por exemplo, uma lista de itens obrigatórios a serem seguidos ajuda na gestão de mercadorias que entram e saem, no respeito aos prazos e no cumprimento de questões burocráticas.

2. Renovar os equipamentos

Equipamentos antigos são o “barato que sai caro”, uma vez que geram manutenções, altas contas de luz e problemas no funcionamento. No açougue, por exemplo, uma máquina serra-fita que apresenta problemas pode representar alto risco para os funcionários e a empresa.

O mesmo vale para a padaria, em que os fatiadores de frios precisam estar em boas condições de uso, assim como as balanças. Portanto, mantenha a manutenção em dia e faça a renovação periódica desses itens.

3. Dar atenção à gestão de pessoas

O consumidor é um dos maiores desafios da gestão de supermercados. Contudo, esse também é um dos pontos mais importantes, principalmente em relação aos funcionários que lidam com o público.

Lembre-se de que, apesar de lucrar com produtos, o seu estabelecimento tem o objetivo de prestar um serviço aos clientes. Sendo assim, é muito importante que os donos do negócio invistam em treinamentos, façam campanhas de conscientização quanto ao relacionamento com o cliente e ofereçam incentivos para o alcance de metas.

Somado a isso, as boas relações devem ser cultivadas diariamente, começando com os próprios gestores. O exemplo dos líderes é fundamental para que os colaboradores sejam educados, bem-humorados e reflitam os valores da empresa. Assim, além de agradar os consumidores, você pode criar um lugar ideal para trabalhar.

Complexidade na gestão de compras dos supermercados

A gestão de compras é uma das áreas mais complexas. Felizmente, existe uma prática que pode ajudar muito na rotina desse setor: o gerenciamento de categorias.

O que é o gerenciamento de categorias?

Essa metodologia é bastante usada por administradores do varejo que utilizam o percurso trilhado pelo cliente para melhorar tanto as vendas como as compras. O gerenciamento de categorias leva em conta as preferências do consumidor em relação a cada grupo de produtos. Por exemplo: quem compra alimentos da categoria de derivados do leite tende a consumir manteiga da marca X.

Além disso, o recorte é feito de acordo com as características do consumidor, como classe social, gênero e histórico de transações. Tudo isso ajuda o profissional de compras do supermercado a otimizar os estoques ao máximo, percebendo facilmente o que deve ser comprado e com qual frequência. Outro ponto positivo é que o gerenciamento de categorias ajuda a manter um bom relacionamento com cada fornecedor.

Quais são os requisitos para aplicar o gerenciamento de categorias?

Se a ideia é que essa estratégia seja utilizada com êxito, o responsável deve estar altamente envolvido nas divisões e especificações de cada categoria. Se faltar organização entre os grupos, todo o cadastro de produtos no sistema será comprometido.

Esse cadastro deve ser realizado seguindo a realidade do próprio negócio. Isso significa que os colaboradores são as melhores pessoas para auxiliar na construção da lógica que compõe as categorias.

Exemplos de ferramentas e soluções para otimizar a gestão de supermercados

Sistema de gestão (ERP)

Um sistema de gestão, também conhecido como software ERP (Enterprise Resource Planning), tem a função de integrar todas as atividades empresariais em uma só plataforma. Com isso, você passa a ter total controle dos processos, finanças, vendas, RH etc.

Não por acaso, os ERPs são a principal ferramenta utilizada por empresas no mundo todo (e de todos os tamanhos) para garantir eficiência de gestão. Outro ponto importante é que hoje já existem softwares de gestão desenvolvidos especialmente para o ramo de supermercados. Um exemplo é o CISSPoder.

Software de comunicação automatizada

Você já ouviu falar em chatbots? Eles são uma espécie de programas de computador que entendem a linguagem humana e se comunicam com as pessoas por meio de mensagens de texto. Se o seu supermercado está presente nas redes sociais ou atende por chat, esse recurso pode ser um grande diferencial.

Um exemplo de empresa que trabalha com essa solução é a Nama.

Sistema de gerenciamento de notas fiscais

Esse tipo de ferramenta se conecta à Secretaria da Fazenda e prefeituras, capturando os documentos da empresa e auxiliando no arquivamento, no controle fiscal e no controle financeiro por meio da análise dos dados das notas. Como exemplo, há a solução online Arquivei.

Sistema de análise da concorrência

No varejo, é fundamental acompanhar o que os competidores estão fazendo. Esse modelo de solução analisa os pontos fortes e fracos de outros estabelecimentos, além de classificá-los de acordo com avaliações de clientes e sugerir estratégias para conquistar consumidores. É o caso do Zeeng.

Cofres inteligentes

Não basta cuidar dos controles financeiros se o estabelecimento não garantir a segurança do dinheiro. Os cofres inteligentes contam com sistema de identificação de cédulas, monitoramento online de depósitos e transferência de valores, além de geração e impressão de relatórios.

Outras funcionalidades incluem a troca de moedas por cédulas, recarga de créditos de celular, vale-compras e doações a instituições beneficentes — tudo isso ajuda a loja a garantir as moedas e não ficar sem troco. Uma empresa que se especializa nessa área é a Cata Company.

Plataforma de avaliações de clientes

Contar com o feedback dos consumidores é fundamental para implementar melhorias na sua loja e expandir a atuação da rede. Ao contar com uma plataforma de avaliações de clientes, o supermercado recebe opiniões verdadeiras e sinceras de quem realmente realizou uma compra por lá. É isso que a Trustvox, por exemplo, proporciona.

Como fazer uma gestão de supermercados eficaz

Como você viu neste artigo, uma boa gestão é aquela que dá atenção às diversas áreas que fazem parte do negócio: das compras e negociações à comunicação, da gestão de pessoas à gestão financeira, da prevenção de perdas ao mix de produtos.

Em outros termos, é preciso estabelecer processos de melhoria contínua em todos os departamentos, pois só isso garantirá a expansão constante da marca. Se uma área estiver enfraquecida, ela naturalmente se tornará um gargalo para todas as demais.

Portanto, uma das palavras-chave aqui é integração. Felizmente, como mencionamos, atualmente existem ferramentas e sistemas de gestão de supermercados capazes de reunir informações, fluxos de trabalho e relatórios gerenciais de todos os setores, garantindo o cumprimento das metas e objetivos propostos.

Assim, para fazer uma gestão de supermercado eficaz, conte com as soluções CISS. Entre em contato conosco e saiba mais!