A gestão de crises é uma prática conhecida por muitos líderes, mas seu uso diante de uma situação como a atual não tem precedentes, mesmo para aqueles que já tinham um plano de gestão de crise estruturado. A última grande pandemia que sofremos ocorreu no começo do século passado, em uma sociedade e economia totalmente diferentes.
Especialmente por isso, o contexto atual gera muitas incertezas, dificuldades e receios, mas é preciso olhar para a situação com atitude e determinação, especialmente no caso das atividades essenciais para a economia e as pessoas.
Este texto pretende ser um guia para gerir o seu negócio neste momento e um meio para que você possa alcançar o máximo de equilíbrio que os líderes precisam demonstrar em situações como essa.
Sabemos que vai ser um período difícil, mas também é certo que o problema vai passar e que as práticas de gestão de crises podem e devem ser atualizadas e aplicadas ao cenário atual. Confira!
A importância da gestão de crises
Considere que as demandas não acabam em momentos de crise, muito pelo contrário: as necessidades das pessoas continuam existindo. Em alguns aspectos elas são ainda maiores, mas mudam em relação à vida cotidiana.
Isso significa que os hábitos e as prioridades das pessoas sofrem grandes alterações, o fluxo de dinheiro diminui e muitos negócios são obrigados a demitir funcionários, agravando o problema econômico. No pior cenário, muitas empresas acabam encerrando as atividades.
É preciso ter a clara percepção de que o objetivo estratégico de resolver os problemas dos consumidores e suprir as necessidades deles continua existindo. Desse ponto de vista, a gestão de crises tem como objetivo reestruturar a empresa para atender a essas novas demandas em condições econômicas menos favoráveis.
Ações que devem ser tomadas
Para fazer uma boa gestão de crises, é preciso, em primeiro lugar, ter um bom planejamento e então colocar algumas ações em prática. No caso da pandemia causada pelo coronavírus, dada a urgência da situação e a gravidade questão da saúde pública, essas ações são mais específicas. Confira as principais a seguir.
Adote práticas sanitárias adequadas
Proteger os colaboradores e os consumidores é a primeira medida a ser adotada. Você deve seguir as orientações e os decretos publicados pelo Poder Público, mas não apenas para se ajustar às exigências legais: o importante é buscar informação e estruturar a empresa para que todos percebam que estão sendo cuidados e se engajem na tentativa de evitar o contágio.
Ofereça produtos e equipamentos de proteção, marque distâncias em filas e tome todas as providências que estiverem ao seu alcance para garantir o máximo de segurança para todos.
Meça o impacto da crise ao longo do tempo
Depois de tomar essas providências básicas, é preciso simular os cenários possíveis ao longo do tempo. Calcule quanto tempo o seu negócio sobrevive com a estrutura atual, o faturamento mínimo para garantir o funcionamento das suas operações no próximo mês, trimestre, semestre e ano.
O objetivo é avaliar o tempo de sobrevida no caso de grande redução do faturamento. Levante a sua disponibilidade atual de recursos, o fluxo de caixa em cada período e considere diferentes possibilidades, em várias faixas de faturamento. Este é o momento de valorizar cada aspecto da sua gestão financeira.
Reduza custos
A redução de custos é uma medida quase unânime em momentos de crise, mas é preciso ter critérios para evitar cortes que piorem ainda mais a situação. Levante os custos principais — aqueles que têm mais impacto no seu orçamento — e se concentre neles.
Os desperdícios são outro ponto sensível e devem ser monitorados com especial atenção. Neste momento, é importante engajar a equipe e conscientizar a todos da gravidade da situação.
Outra forma de melhorar o fluxo de pagamentos é com a renegociação de dívidas e de contratos. Muitos fornecedores de grande porte já estão se antecipando e oferecendo alternativas. Da mesma forma, surgiram novas linhas de crédito — inclusive com subsídio de juros.
Ative a gestão de fornecedores
A gestão de fornecedores é importante em qualquer situação, mas assume um papel crítico em momentos de crise. Além de permitir a revisão de negociações vigentes e favorecer as novas, é fundamental avaliar a situação de cada parceiro.
Os que estiverem com dificuldades financeiras são uma ameaça séria neste momento, e a sua equipe de compras precisa fazer uma avaliação de risco de cada um deles. Falhas nas entregas, diminuição da capacidade de produção por falta de insumos e outras ocorrências como essas podem dificultar o cumprimento de prazos.
É preciso identificar aqueles com os quais você pode contar. Em paralelo, a equipe também deve revisar as políticas de gestão de estoque, incluindo o valor imobilizado e os produtos armazenados em quantidade — muitos daqueles que vendiam bem podem ter pouca saída durante um período.
Desenvolva um novo modelo de atendimento ao cliente
Uma das nossas primeiras observações foi sobre as novas necessidades dos consumidores. Se elas mudaram, naturalmente o seu serviço também precisa se adaptar. Entregar em casa, por exemplo, passa a ter muito mais valor do que em uma situação normal.
Todas as iniciativas de venda online tendem a ser mais valorizadas, e isso deve acelerar o processo de transformação digital — mas é preciso tomar cuidado para não exagerar no improviso.
Atender pelo WhatsApp ou usar o Instagram, por exemplo, são excelentes ideias, mas sem a estrutura tecnológica adequada, com integrações e automações, o resultado pode ser negativo.
Realoque as pessoas
Demitir colaboradores pode ser inevitável neste momento, mas é preciso pensar na retomada. É difícil prever quanto tempo vai ser preciso para superar totalmente a situação, porém investir na contratação e no treinamento de funcionários pode ser uma grande desvantagem quando esse dia chegar.
Se possível, procure realocar as pessoas em outras funções, como as entregas. Use os incentivos governamentais para manter os mais talentosos e dedicados e faça acordos de diminuição de salários, se legalmente autorizados.
Monitore continuamente a situação
O monitoramento é importante em qualquer situação, mas em uma crise, precisa de um foco maior nos indicadores mais elementares, como ponto de equilíbrio — que corresponde ao mínimo de faturamento para cobrir as despesas — e o fluxo de caixa. Quanto mais esses indicadores ajudarem com previsões, menor será o seu risco.
Para concluir, não poderíamos deixar de manifestar a importância dos negócios essenciais em uma situação tão grave como a atual. A habilidade, a competência e a inventividade que cada profissional dos setores que estruturam nossa economia e sociedade pode aplicar na gestão de crises vão ser um diferencial no nosso futuro, pois neste momento, poucas atividades mantêm a economia em funcionamento.
Dividir conhecimento também é fundamental na situação atual. Compartilhe este post nas redes sociais para que outras pessoas se informem sobre as práticas de gestão de crises!
