Promover uma boa gestão de fornecedores — em relações em que se preocupa com o ganha-ganha — é uma estratégia que tem papel fundamental para o sucesso de um negócio. É por meio dela que você tem bons resultados financeiros (otimizando os custos) e garante a disponibilidade dos produtos para a venda.
Neste artigo, elaboramos um passo a passo para alcançar mais eficiência nessa gestão e permitir que você tome decisões mais acertadas para a sua empresa. Continue a leitura para saber quais ações podem (e devem) ser adotadas.
Criar processos bem definidos
A definição de processos é a melhor forma de manter os fluxos de trabalho padronizados e dar uma direção para que os colaboradores tenham uma orientação de como proceder exatamente em cada situação — seja na hora de fazer cotações, seja na hora de utilizar os critérios para a compra, por exemplo.
Dessa forma, evita-se divergências nas decisões e outros problemas que podem prejudicar os resultados e o alcance dos objetivos. Além disso, essa estruturação também é uma grande aliada na hora de treinar novos colaboradores, que vão seguir as diretrizes da mesma forma que os profissionais contratados há mais tempo.
Contar com uma carteira de fornecedores diversificada
Outro passo fundamental para uma boa gestão de fornecedores é a diversificação da sua carteira. Por meio dessa estratégia, você consegue ter uma ideia melhor do custo-benefício que os parceiros oferecem, perceber oscilações no mercado e até mesmo ter mais poder de barganha na hora das negociações.
Ao ter propostas distintas, é possível tentar flexibilizar alguns termos e contratar aquele que oferece as melhores vantagens por um preço justo. Assim, alia-se qualidade a uma gestão de gastos mais eficiente.
Também vale destacar a importância que isso tem para a sua loja e a relação com os consumidores, visto que os preços praticados influenciam diretamente na sua estratégia de precificação — e na viabilidade de se oferecer valores mais atraentes ou descontos para o público.
Além disso, essa estratégia é essencial para que você tenha mais opções na hora de fechar as compras. Se, por algum motivo, um fornecedor não puder atender a sua empresa nas quantidades ou prazos desejados, você terá uma alternativa rápida e dentro dos padrões (de preço e qualidade) para fazer os pedidos e evitar faltas de produtos em estoque.
Formalizar as negociações
Sempre que fizer negociações ou cotações com fornecedores, formalize as decisões que foram acordadas — mesmo que isso seja feito por e-mail inicialmente, para depois fechar um contrato com um acordo comercial.
Isso ajuda a garantir que os termos aceitos por ambas as partes serão cumpridos, além de registrar outras questões importantes como prazo de entrega e para pagamento das faturas. Assim, todos os envolvidos ficam devidamente resguardados.
Manter o controle sobre a qualidade dos materiais
A qualidade dos produtos oferecidos é um fator que tem um peso muito grande na satisfação dos clientes. Portanto, mesmo depois que o contrato já tiver sido acertado e o relacionamento entre as partes já durar certo tempo, não deixe de monitorar as condições em que os materiais são recebidos.
Pode acontecer de, por diversos motivos, o serviço se tornar ineficiente e sofrer com algumas falhas. Entre as consequências disso, estão os extravios e as avarias nos itens, por exemplo.
Criando uma rotina de conferência dos recebidos, você evita arcar com esse tipo de prejuízo ou de oferecer produtos com a qualidade aquém do esperado para seus clientes — podendo prejudicar as finanças ou a imagem da sua loja, respectivamente.
Acompanhar os prazos de entrega
Monitorar os prazos de entrega é importante para que se evite possíveis atrasos ou, caso isso aconteça, para tomar medidas rápidas, a fim de minimizar as consequências desse problema para a sua operação.
Se isso for recorrente, é um sinal de que está na hora de rever a parceria e procurar outro fornecedor que seja mais eficiente. Vale lembrar que esse tipo de falha afeta diretamente o seu negócio, já que pode acarretar em faltas de produtos no estoque ou, pior ainda, de itens nas prateleiras — o que ocasiona perda nas vendas.
Existem alguns contratos que são firmados com cláusula de nível de serviço e multa em caso de atrasos recorrentes. Se for o caso da sua empresa, esse é mais um motivo para acompanhar o atendimento desses prazos.
Monitorar os preços oferecidos pelos fornecedores
Os preços que você negocia com um parceiro de negócios hoje pode ser bem diferente daqui a alguns meses por diversos motivos — que vão desde uma alteração na política de precificação até mudanças no mercado.
Isso significa que, depois de certo tempo, pode ser que você encontre condições mais favoráveis para o seu negócio e possa solicitar algum desconto ou revisão dos preços. Dessa forma, você consegue acompanhar as mudanças e saber quando agir para reduzir os custos na sua empresa — melhorando a saúde financeira dela.
Estabelecer canais de comunicação eficientes
Uma boa parceria é baseada em uma comunicação adequada, principalmente no que diz respeito à troca de informações entre as empresas. Indo além das conversas rotineiras e das negociações realizadas, isso também vale para questões como a realização de cotações, emissão de notas fiscais e pagamento dos fornecedores.
Nesse sentido, o investimento em um sistema de gestão é uma ótima maneira de deixar diversas tarefas automatizadas, sendo executadas com mais agilidade, menos riscos e mais confiabilidade.
Sem contar a possibilidade de gerar relatórios, que ajudam o gestor a identificar o desempenho dos processos e verificar a necessidade de adotar algum plano de ação de mudanças ou redirecionar a estratégia.
Fazer uma boa gestão de fornecedores é algo que pode contribuir para tornar a sua empresa mais bem-sucedida. Porém, esse trabalho também envolve o acompanhamento de novos parceiros em potencial que entram no mercado. Isso é importante para manter a sua carteira atualizada e gerar boas condições de crescimento para o negócio.
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