Gerentes de varejo, tanto de negócios físicos quanto online, lidam com a importante e, por vezes, complexa tarefa de realizar a gestão de pedidos de compra do negócio. Ou seja, para garantir que suas lojas tenham sempre em estoque a mercadoria que vendem, esses gestores precisam saber o momento e a quantidade certa de comprar, tomando cuidado para não adquirir produtos em excesso nem deixar faltar.
Se identificou com essa realidade? Tem dúvidas de como organizar o processo de compras da sua empresa da forma mais eficiente possível? Leia este artigo para descobrir!
Como fazer a gestão de pedidos de compra?
Se você é responsável pelas compras em um supermercado, atacarejo ou loja de materiais de construção, sabe que a rotina da gestão de pedidos de compra é diversa, dependendo do empreendimento e do produto. O ritmo de compra de itens perecíveis é bem diferente do de um saco de cimento, por exemplo.
Nesse sentido, é importante contar com um modelo de gestão que atenda às necessidades específicas do seu negócio e que leve em consideração dados históricos para calcular exatamente a quantidade que sua empresa precisa adquirir.
Veja a seguir alguns fatores que vão te auxiliar nesse processo.
1. Utilize um sistema de gestão completo
Contar com um sistema ERP nesses momentos torna a gestão de compras mais eficiente, pois o software identifica de forma precisa e automática quando o fornecedor deve ser contatado e a quantidade de produtos que seu negócio precisa adquirir.
Por esse motivo, utilizar um software como o CISSPoder trará mais automação ao processo de compras, agilizando desde o lançamento dos pedidos até a recepção de mercadorias.
Com ele sua equipe de compras terá a disposição recursos como:
- calcular fretes e prever os prazos de entrega;
- comparar os custos de cada produto por fornecedor;
- comprar em unidades ou embalagens;
- definir o valor mínimo de compra por fornecedor;
- usar fórmulas pré-configuradas para calcular um pedido mínimo;
- analisar o histórico de compra com determinado fornecedor;
- entre outras facilidades.
2. Defina critérios para selecionar fornecedores
Para garantir a qualidade dos produtos vendidos e o próprio gerenciamento financeiro do negócio, a gestão de pedidos de compra deve ter critérios bem estabelecidos para escolher os melhores fornecedores.
O processo de seleção desses parceiros deve incluir a avaliação de critérios como:
- qualidade do produto;
- preço do item;
- volume disponível em estoque (afinal, se você comprar de um fornecedor que em pouco tempo depois não terá mais o produto disponível, isso vai atrapalhar o seu negócio);
- prazo de entrega;
- nível de confiança no fornecedor;
- tempo de mercado;
- quantidade de reclamações e devoluções.
3. Desenvolva uma lista de parcerias favoritas
Criar uma relação de fornecedores preferidos ajudará os compradores a decidirem com mais agilidade com quem a empresa deve negociar e fazer as compras.
No CISSPoder, por exemplo, há um recurso muito útil que deixa as configurações de compra pré-definidas, permitindo que a reposição seja feita com mais rapidez e assertividade.
Além disso, o sistema disponibiliza a análise de giro de mercadoria, oferece sugestão para compras, relaciona produtos aos seus fornecedores, entre outros recursos que melhoram a gestão de pedidos de compra.
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