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Como estruturar a escala de folgas dos funcionários? Descubra!

A escala de folgas é fundamental para uma boa distribuição da carga de trabalho e, quando bem-elaborada, contribui para o aumento da produtividade da equipe. Além disso, é preciso se preocupar com as regras legais, para não sofrer punições e multas.

Por mais que possa parecer uma atividade simples, existem tantos fatores que você precisa considerar — e a legislação é tão complexa — que é muito difícil definir uma escala segura sem o conhecimento que dividimos com você neste artigo. Continue a leitura, evite problemas e aproveite as vantagens. Confira!

A estruturação da escala de folgas

Uma boa estruturação de escala de folgas começa com um bom planejamento. São tantos detalhes, que mudam com tanta frequência, que mesmo um profissional do setor precisa estar constantemente atento e em busca de informações.

Por isso, o ideal é que procure o seu contador para uma reunião de orientação prévia. Preferencialmente, que planeje com ele ao menos os aspectos legais da legislação relativas às escalas e à segurança. Aliás, bons especialistas de segurança do trabalho também costumam oferecer ótimas orientações sobre o tema.

Nesse planejamento, será preciso, por exemplo, definir a escala a ser adotada. Entre elas estão:

  • 6 ×1: corresponde a 6 dias de trabalho para cada dia de folga que, obrigatoriamente, precisa ocorrer no mínimo uma vez ao mês no domingo e é muito comum no comércio;
  • 5×2: é o conhecido e almejado trabalho de segunda a sexta e é muito usado por escritórios;
  • 5×1: menos comum, esse modelo corresponde a 1 dia de folga para cada 5 dias de trabalho;
  • 12×36: é uma opção para empresas que funcionam 24 horas, mas é mais comum em plantões médicos e empresas de segurança e monitoramento. Ela permite 12 horas ininterruptas de trabalho, compensadas com 36 horas de descanso.

Dicas de estruturação das escalas

Agora, vamos relacionar algumas dicas pontuais sobre o que consideramos mais importante para uma boa estruturação da escala de folgas.

Confira a legislação

A legislação está em constante mudança. Por isso, é mais importante insistir para que você pesquise em busca de informações atualizadas com ajuda do seu contador, do que escrever um texto técnico e longo com todas essas informações. De qualquer forma, algumas delas vale a pena mencionar para você. São elas:

  • a jornada semanal máxima é de 44 horas;
  • já a diária é de 8 horas, mas existem casos especiais nos quais essa regra é flexibilizada;
  • é preciso oferecer intervalos de descanso no decorrer de cada jornada, estipulados em 15 minutos nas escalas entre 4 e 6 horas;
  • acima de 6 horas de escala o descanso precisa ser de, no mínimo, 1 hora.

Converse com os colaboradores

Não basta elaborar sua escala apenas para atender as demandas legais e cumprir com a burocracia. Para conseguir um bom retorno de produtividade, será necessário considerar as necessidades e desejos dos colaboradores.

Embora sempre existam limitações financeiras que impedem de realizar todos os desejos, esse é apenas um motivo adicional para buscar equilíbrio entre as demandas da empresa e dos colaboradores, além de demonstrar preocupação com a qualidade de vida deles.

Controle com eficiência

O controle de uma escala de horas precisa trabalhar com dois aspectos distintos e opostos. Alguns colaboradores podem tentar driblar as regras buscando favorecimento próprio, muitas vezes em prejuízo dos colegas, enquanto outros podem decidir ficar além do horário para adiantar um serviço, expondo a empresa ao risco nos casos de fiscalização.

É por isso que o controle é tão importante. Essas situações não podem ocorrer ao ponto de prejudicar todo planejamento que você elaborou. Por isso, mantenha atenção às trocas de escalas entre colaboradores e outras ocorrências que podem favorecer problemas.

Ofereça um ambiente para descanso

Em restaurantes e supermercados é comum observar colaboradores em descanso entre as mercadorias armazenadas no estoque ou no pátio, por exemplo. O ideal é que exista um espaço adequado para os intervalos planejados em sua escala. De outro modo, não é possível proporcionar um descanso realmente revigorante.

Algumas empresas mais inovadoras oferecem até espaços recreativos, com games, pufes e redes. Normalmente, elas relatam um significativo aumento de produtividade e, principalmente, de criatividade. Enquanto relaxam, os colaboradores ficam mais receptivos à novas ideias e podem, por exemplo, fazer diferença ao aplicar criatividade às técnicas de merchandising.

Equilibre a escala com a demanda de atendimento

Outro aspecto a considerar é o das variações que ocorrem nos horários de pico. É preciso dividir as escalas de modo que existam profissionais suficientes nos horários de maior movimento, como uma forma de garantir a satisfação do consumidor e as vendas.

Além disso, o ideal é que todos trabalhem por um período equivalente nesses horários, pois alguns colaboradores podem se sentir prejudicados se passarem a maior parte do tempo trabalhando em horários de grande movimento, enquanto outros têm escalas em horários mais tranquilos. Ou seja, esse cuidado é importante para garantir um bom atendimento e para transmitir a percepção de que a empresa é justa com os colaboradores.

Tenha atenção com as horas extras

Muitos processos trabalhistas ocorrem em razão de inconformidades nas regras de horas extras. É importante que você conheça as particularidades da legislação sobre esse tema com o maior detalhamento possível. Com essa informação, você consegue elaborar uma escala eficiente sem a necessidade de burlar as regras.

Use tecnologia

A tecnologia ajuda no controle de sua escala de folgas, na gestão de bancos de horas, trocas de turno, geração de dados para cumprir com a burocracia e calcular a folha de pagamento, além de ajudar no levantamento de informações fundamentais para o planejamento e aprimoramento da sua escala de horas.

Combinados com os dados levantados por meio de indicadores de produtividade, é possível relacionar essas métricas, verificar resultados e eventuais problemas.

Os cuidados com a escala de folgas

Entre os principais erros nas escalas de folgas encontramos casos nos quais a legislação é desconsiderada e outros nos quais apenas ela é levada em conta. Sem conhecer as regras, alguns empreendedores elaboram a escala de acordo com a necessidade do estabelecimento e correm riscos sérios, inclusive para a reputação da marca.

Uma pequena reportagem sobre uma inconformidade simples, dependendo da situação, pode fazer muito mal para qualquer estabelecimento.

O baixo envolvimento dos colaboradores também é outro fator comum resultante de erro na hora de elaborar as jornadas de trabalho. Com receio de estimular reivindicações e polêmicas, muitos preferem ignorar a posição dos funcionários, mas o efeito disso dificilmente é positivo, pois é mais difícil engajá-los com uma proposta que foi imposta hierarquicamente.

Para terminar, vamos destacar uma questão extremamente relevante, tanto do aspecto humano como do legal e financeiro: a segurança. Um colaborador cansado está mais exposto a riscos de acidentes de trabalho. E muitos trabalham em atividades que oferecem tais riscos a eles, aos clientes e até às pessoas sem ligação direta com a empresa, como os funcionários que fazem entregas.

E você, já planejou sua escala de folgas? Se tiver suas dúvidas, sugestões ou simplesmente quiser contar suas experiências, entre em contato conosco.

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