O controle de estoque é uma atividade fundamental para o varejo. Por meio dele, é possível diminuir custos e garantir que as demandas dos consumidores sejam atendidas. Mas obter esse equilíbrio é uma tarefa desafiadora.
O grande volume de itens armazenado e a desorganização do ambiente são alguns dos fatores que podem comprometer a eficiência do processo. Para evitar que você passe por isso, elaboramos este conteúdo, com instruções úteis para administrar o estoque da sua loja.
A seguir, você ficará por dentro de dicas práticas, que podem ser aplicadas na sua rede de mercados agora mesmo. Então, continue a leitura!
Faça o cadastro e o levantamento de todos os itens armazenados
Esse é o ponto de partida para obter um controle de estoque eficaz. Afinal, para nunca faltar mercadoria e atender com excelência o consumidor, é preciso que o gestor tenha plena consciência de todos os produtos disponíveis. Mas como ter certeza de que os números estão corretos, se existem cadastros duplicados, incompletos ou inexistentes?
É por isso que, um bom controle de estoque começa pela checagem dos cadastros de produtos. Depois disso, se, ao realizar uma compra ou venda, você verificar que determinado produto não está registrado, faça a inclusão no sistema imediatamente, para não correr o risco de se esquecer e perpetuar os problemas da gestão de estoque. Vale ressaltar que esse trabalho fica muito mais ágil e eficiente se o seu supermercado contar com o apoio da tecnologia.
Desenvolva processos
Para ter uma gestão de estoque eficiente, é fundamental que o gestor defina junto à sua equipe alguns processos importantes, como:
- recebimento de mercadorias;
- transferência de mercadorias entre filiais;
- inspeção geral;
- procedimentos utilizados para o armazenamento;
- reposição dos produtos nas gôndolas;
- documentação de novos pedidos realizados.
Padronizar as ações ajuda a evitar perdas e compras desnecessárias, contribuindo para a diminuição de custos no empreendimento.
No entanto, para que todos os processos sejam eficientes, é preciso treinar os colaboradores e fazer um controle constante das atividades. Assim, a incidência de falhas no estoque diminui drasticamente, uma vez que os colaboradores sabem com exatidão o que deve ser feito em cada um dos estágios.
Defina datas para as compras
Para evitar compras de urgência, que são danosas às finanças da empresa, o controle de produtos a serem adquiridos pelo supermercado precisa ser muito bem-feito.
O recomendado é estipular uma data para as compras, levando em consideração o ritmo das vendas. Ou seja, o gestor pode estipular que determinadas compras serão realizadas em uma data X quando o período tiver sido de muito movimento ou em um dia Y, caso as vendas tenham ficado dentro do esperado.
Aqui, a tecnologia também pode ser a melhor amiga do gestor no caminho para o sucesso. Isso porque, com base no histórico da loja, alguns sistemas especializados operam com a funcionalidade “sugestão de compras”, para sugerir o que deve ser reposto, de acordo com a identificação da demanda de cada tipo de mercadoria.
Calcule o estoque de segurança
Por mais esforçados que você e sua equipe sejam, nem tudo pode ser antecipado. A necessidade de contar com um estoque de segurança está aí para provar isso!
Como o próprio nome indica, essa prática nada mais é do que uma espécie de plano B para o caso de surgirem imprevistos. Assim, se houver um movimento além do esperado ou contratempo com algum fornecedor — como atraso na entrega ou falta do produto —, seu supermercado ainda terá itens em estoque para atender às necessidades dos clientes.
A fórmula para calcular o estoque de segurança é a seguinte:
Prazo médio de entrega do fornecedor (em dias) × Número médio de itens vendidos diariamente
Ainda que o cálculo seja simples, a realidade nem sempre corresponde dessa forma. Por isso, produtos com demanda instável, ou afetados por períodos sazonais — seja na oferta, seja na demanda — requerem cuidados redobrados.
Aplique técnicas de redução de perdas
Trabalhar no empreendimento com o conceito de retenção de perdas é uma questão de hábito: aos poucos, essa ideia se integra à cultura do negócio.
É praticamente impossível ter um estoque com zero perdas. Apesar disso, é fundamental utilizar métodos para reduzi-las ao máximo. E, ao contrário do que muitos gestores pensam, não é preciso ter um time inteiramente dedicado a isso, muito menos dispor de soluções caras e complexas.
Pequenas mudanças nas obrigações de rotina já são suficientes. Se o inventário for realizado semanalmente, por exemplo, certamente suas perdas cairão. E um ponto importante é contabilizar quaisquer tipos de perdas e avarias, por mais ínfimas que elas pareçam.
Treine sua equipe
Mesmo que você conte com o auxílio de profissionais que dispõem de muita experiência em controle de estoque, é fundamental entender que tanto o conhecimento quanto os procedimentos estão em constante atualização. Ou seja, seu pessoal deve ser treinado e capacitado periodicamente.
Procure instituições especializadas na área para proporcionar uma reciclagem de condutas e informações. Dessa forma, você saberá quais métodos já estão ultrapassados e precisam ser atualizados. A instrução contínua mantém o seu estabelecimento em dia com as normas do mercado e aumenta o nível de competitividade.
Negocie com fornecedores
Sempre faça negócios com fornecedores flexíveis, que prezam pela rapidez na entrega das mercadorias. Isso permite que o seu supermercado nunca fique sem produtos que possuem alta demanda.
Alguns grupos de fornecedores exigem uma frequência de compras durante o ano, para garantirem suas vendas e se organizarem quanto à produção e entrega. No entanto, se o seu empreendimento não deseja ou não tem condições de apropriar-se dessa condição, procure alternativas.
O preço e a qualidade dos produtos é crucial, mas também leve em consideração a prontidão no fornecimento e o atendimento especializado antes de fechar negócio.
Faça queimas de estoque quando necessário
Em algumas ocasiões, é natural que determinados itens não vendam tanto e fiquem estagnados no estoque. Isso pode gerar grandes prejuízos, pois o espaço desses produtos poderia ser usado para guardar outros que têm mais saída.
Nesse caso, uma liquidação é muito útil: realize uma grande queima de estoque com as mercadorias paradas e disponibilize espaço para as mais rentáveis!
Utilize a tecnologia a seu favor
A melhor forma de equilibrar e gerenciar o estoque é contando com o auxílio de um sistema ERP. Com esse tipo de software e com o apoio de um coletor de dados portátil, você consegue capturar, gerenciar, processar e armazenar dados que estejam presentes em códigos de barras, cartões magnéticos, etiquetas inteligentes (RFID), entre outros.
Ademais, o programa permite monitorar alterações no depósito, conceder permissões aos usuários que poderão dar baixa no estoque, além de emitir notificações quando as mercadorias armazenadas estão tendo pouca saída ou se chegou o momento de comprar novamente.
Por meio do ERP, o controle de estoque torna-se mais fácil, dinâmico e eficiente, uma vez que você terá informações claras e detalhadas, que ajudarão a tomar decisões estratégicas no que diz respeito à precificação, compras e assuntos operacionais.
E então, o que achou das nossas recomendações para otimizar o controle de estoque do seu supermercado? Coloque-as em prática agora mesmo para garantir um serviço de qualidade, fidelizar clientes e colocar a sua rede em destaque na sua região.
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