Os custos de armazenagem são inevitáveis, visto que uma empresa precisa mantê-los para garantir o funcionamento de suas operações. Alguns exemplos são aluguel do espaço, mão de obra, aquisição (ou aluguel) de máquinas e equipamentos, energia elétrica, entre outros.
Porém, é preciso acompanhá-los bem de perto para garantir que eles não sejam tão elevados a ponto de comprometer os resultados financeiros do negócio. Neste post, vamos explicar a importância desse controle, os fatores que influenciam os custos e oferecer dicas para reduzi-los. Boa leitura!
A importância de se fazer o monitoramento dos custos
O monitoramento dos custos de armazenagem ajuda a garantir que os dispêndios que a empresa tem com o estoque não seja excessivo, uma vez que isso pode prejudicar a lucratividade. Pois, esses gastos interferem diretamente na precificação dos produtos.
Assim, quanto maiores forem os custos que o negócio gera, menor será a margem de lucro obtida com uma venda — a menos que o gestor eleve o preço dos produtos para o cliente, o que pode não ser uma solução viável, uma vez que pode acarretar perda nas vendas.
Fazer esse acompanhamento é importante para manter esses valores dentro de um limite aceitável, que não prejudique os resultados da organização e para que o gestor saiba quando é o momento de agir para adotar ações de redução.
Os fatores que incidem nos custos de armazenamento dos produtos
Existe uma série de variáveis que interferem nos custos de armazenamento e é importante conhecer e controlar todas elas. Algumas são:
- armazém (aluguel, energia elétrica, água, manutenção, impostos etc.);
- aluguel ou aquisição de máquinas e equipamentos (como empilhadeira e paleteira);
- aquisição de palete;
- depreciação das máquinas e equipamentos;
- mão de obra.
Como reduzir os custos de armazenagem na empresa
Agora que você já sabe da importância de controlar os custos de armazenagem e quais são eles, vamos oferecer dicas para ajudar a reduzi-los — e otimizar os resultados da sua empresa.
Reduza os níveis de estoque
Quanto maior for a quantidade de produtos estocado, maiores serão os custos de manutenção (mais itens para ser movimentados, necessidade de espaços maiores, entre outras coisas).
Para reduzir esses níveis, é importante fazer um estudo a respeito da demanda de vendas, do giro dos produtos e dos prazos praticados pelos fornecedores. Com essas três variáveis, fica mais fácil diminuir as quantidades e manter um estoque mínimo para evitar o risco de rupturas.
Elimine os produtos que têm baixa (ou nenhuma) saída
Parte do processo de reduzir os níveis de estoque está ligado à adoção de medidas que ajudem a eliminar produtos com pouco ou nenhum giro. Isso envolve os itens fora de linha e obsoletos, por exemplo, e que só estão ocupando espaço no depósito.
Para isso, vale a pena fazer promoções, criar kits e até disponibilizar a venda para os funcionários a preço de custo. Outro ponto essencial é garantir o alinhamento entre os setores de estoque e compras, para que se evite a aquisição desses itens em pedidos futuros.
Otimize o processo de separação
A separação dos pedidos — também chamada de picking — é um processo que faz parte do depósito e também está ligada aos custos operacionais. Quanto mais demorado for o processo, menor será o indicador de homem/hora trabalhada, fazendo com que o custo da mão de obra se torne mais caro.
Para evitar esse tipo de ineficiência e conseguir fazer a equipe trabalhar mais e melhor, vale a pena investir em treinamentos e principalmente na organização do layout do estoque. O ideal é que os itens com maior saída estejam mais próximos da área de expedição e em alturas de fácil alcance, enquanto os de baixo giro podem ficar mais afastados e em alturas mais elevadas.
Adote uma rotina de melhorias contínuas
Por mais que um processo seja bem-estruturado, sempre pode passar por uma revisão que vai identificar algumas oportunidades de melhorias. Isso ajuda a inibir erros e falhas que prejudicam o desempenho e fazem com que o resultado fique aquém do esperado — na maioria dos casos, essas ineficiências têm um impacto direto sobre os custos da operação.
Portanto, de tempos em tempos, vale a pena mapear os fluxos de trabalho e identificar quais mudanças podem ser implementadas a fim de obter resultados mais satisfatórios, principalmente no que diz respeito à redução dos gastos.
Acompanhe indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho — também chamados de KPIs — são grandes aliados de uma boa gestão, uma vez que ajudam a entender e acompanhar os resultados dos processos, além de permitir avaliar se existe a necessidade de adotar melhorias.
No que diz respeito ao custo de armazenagem, eles contribuem para que esses dispêndios sejam monitorados e que o gestor identifique qualquer alteração que possa prejudicar o desempenho financeiro.
Um bom exemplo disso é quando ocorre alguma perda dentro do estoque, que vai elevar os custos no final do mês. Ao tomar conhecimento disso, fica mais fácil entender onde e como a falha ocorre e adotar medidas para evitar que elas voltem a acontecer — minimizando as consequências.
Além disso, os indicadores também podem ser gerados para acompanhar a eficácia das ações adotadas em determinado processo e entender se elas surtiram o efeito esperado. Assim sendo, o gestor pode monitorar os impactos que as ações de redução de custo geraram sobre os resultados, por exemplo.
Invista em tecnologia
A tecnologia é um recurso essencial para otimizar diversos processos e também oferece suporte para questões ligadas ao controle de estoque — a possibilidade de monitorar os custos de armazenagem e, a partir daí, elaborar ações que vão ajudar a diminuí-los é uma delas.
Além de ajudar a automatizar rotinas — como a entrada e saída de produtos, o inventário de materiais e a criação de relatórios para acompanhar o desempenho do setor —, um bom sistema de gestão dá suporte para que o responsável analise suas operações e identifique as necessidades de melhorias (e o que deve ser feito para implementá-las).
Como você pôde ver, é possível reduzir os custos de armazenagem desde que seja feito um planejamento e as ações sejam adotadas com base em informações confiáveis. Caso contrário, uma medida equivocada pode levar a consequências que envolvem a queda da qualidade no atendimento e até perdas nas vendas.
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