Quem consegue exerce um bom controle sobre o inventário de estoque consegue aumentar seus lucros, reduzir as perdas e os gastos, pois essa é uma ferramenta crucial para o sucesso de qualquer varejo. O assunto ainda é de mais relevância para as lojas de materiais de construção, já que esse tipo de negócio trabalha com uma grande variedade e quantidade de itens.

Nos tópicos abaixo, trazemos o que exatamente é um inventário de estoque, qual é a importância de fazê-lo para seu negócio, as melhores estratégias para as lojas de materiais de construção fazê-lo de forma eficiente e, no fim, por que e como fazer o acompanhamento. Boa leitura!

O que exatamente é um inventário de estoque?

Também conhecido como balanço de estoque, consiste no ato de contabilizar, identificar e classificar todos os produtos disponíveis na loja — estejam eles nos pontos de venda ou armazenados no estoque — em um determinado momento.

Com as informações coletadas, o gestor compara o resultado da contagem física com o registro disponibilizado no sistema de gestão da empresa, com o objetivo de validar eventuais divergências.

Como o inventário de estoque impacta o funcionamento das empresas?

Apesar de ser uma atividade trabalhosa, ela é importante para encontrar e evitar possíveis perdas, furtos, erros de contagem ou fraudes. Por exemplo, quando você perceber que a contagem de um produto que não foi vendido não está mais lá, poderá investigar o ocorrido, buscando os colaboradores responsáveis pela organização dos bens.

O inventário de estoque afeta positivamente o funcionamento da empresa de modo generalizado. Entenda, resumidamente, os benefícios adquiridos com a prática:

  • aperfeiçoamento no atendimento ao cliente: os colaboradores informarão corretamente ao cliente a existência e quantidade de determinado item que existe no estoque;
  • melhoria na gestão de estoque: aperfeiçoa-se a disponibilidade dos produtos, já que você saberá de forma mais precisa a demanda de cada produto;
  • redução de perdas e desperdícios: você consegue saber os motivos pelos quais ocorrem as perdas e tomar as medidas para evitá-las;
  • maior atendimento aos requisitos da legislação: transmite-se as informações corretas ao Fisco sobre o estoque, evitando problemas com o mesmo.

Como fazer um inventário de estoque para lojas de materiais de construção?

Para que você aproveite todos os benefícios listados e aumente a competitividade da sua loja, veja abaixo as melhores estratégias para que você consiga fazer um bom inventário de estoque.

Estabeleça um horário para fazer o inventário

A dificuldade de realizar o inventário do estoque aumenta significativamente se o momento inadequado for escolhido para realizá-lo. Por exemplo, fazer a contagem dos itens em um período em que há um grande fluxo de mercadorias é bastante ineficiente, pois todos os dados estarão defasados no final da contabilização, gerando a necessidade de fazer tudo de novo.

Recomendamos fazer o inventário diariamente e antes da abertura do expediente ou depois de seu encerramento, assim a quantidade de produtos não se altera durante a contagem.

Categorize os produtos

A categorização dos produtos tem a finalidade de tornar o controle de estoque mais eficiente. Com esse ato será mais fácil realizar a contagem, verificar os preços de cada bem e encontrar informações relevantes.

O mais indicado é categorizar os itens conforme sua finalidade ou qualidade, bem como criar subcategorias para melhorar a organização. Exemplos de classificação para lojas de materiais de construção são:

  • naturais: bens que são encontrados na natureza, mas estão prontos para serem utilizados, como pedra, areia, madeira etc.;
  • artificiais: são os passaram por processos industriais, como telhas, aço e tijolos;
  • combinados: itens obtidos pela combinação de dois materiais, como concretos e argamassa;
  • vedação: bens usados para isolar ambientes, como vidros;
  • proteção: usados para aumentar a durabilidade de uma edificação, como tintas e impermeabilizadores;
  • estruturais: atuam na estrutura para suportar grandes pesos, como madeira e concreto.

Padronize os registros

Não existe um jeito certo de fazer o registro do inventário, mas é crucial que os responsáveis pela atividade padronizem a forma de fazê-lo, prezando pela consistência. Isso facilita a busca de informações posteriores, evita incongruências e possibilita a comparação entre os inventários de cada dia. Também é preciso que os registros sejam:

  • completos: para maximizar as informações que você tem sobre o estoque;
  • atualizados: você saberá o fluxo de entradas e saídas, possibilitando saber as demandas de cada bem;
  • mantidos sob controle: o gestor deve saber quais os métodos de registro, as informações que ele contém, frequência que é feito etc.

Utilize a tecnologia

Utilizar a tecnologia é fundamental para que você mantenha o estoque organizado e bem controlado. A principal modernidade que contribui para a realização do inventário é um sistema de gestão desenvolvido especialmente para lojas de materiais de construção. Ele automatiza a ação e pode incluir funções, como:

  • monitoramento e controle de ações;
  • cotação automática de preços com concorrentes, fornecedores etc.;
  • análise das compras e comportamento dos clientes, permite que você os conheça melhor;
  • criação de relatórios de gestão para melhorar a tomada de decisões;
  • possibilita acesso direto por dispositivos móveis como celulares e tablets.

Você ainda pode usar outras ferramentas, como a etiqueta eletrônica, para eliminar divergências de preços e atualizar os valores em tempo real, terminais de consulta preços etc.

A tecnologia minimiza a ocorrência de erros no gerenciamento do estoque, facilita a rotina de trabalho e aumenta a produtividade dos colaboradores, já que eles podem se concentrar em outras atividades mais relevantes.

Qual é a importância de acompanhar o inventário de estoque?

Mesmo que a tecnologia auxilie na execução da atividade, é necessário que você ou o gerente controle todas as entradas e saídas de produtos, assim é possível evitar roubos, fraudes e outros problemas que prejudicam as finanças do negócio.

O ideal é que todos os colaboradores sejam treinados para fiscalizar os produtos, por exemplo, uma pessoa que trabalha no caixa deve ficar atenta para que os produtos não sejam levados sem a efetiva compra.

Como as lojas de materiais de construção trabalham com uma grande variedade e volume de itens, investir em técnicas de inventário de estoque é crucial para o sucesso do negócio. Para isso, é fundamental maximizar o controle do seu estabelecimento e modernizar seus processos.

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