O inventário de estoque é a atividade pela qual se realiza uma contagem do estoque físico disponível na empresa e se compara com o chamado estoque contábil (a informação que está registrada no sistema). O objetivo é alcançar a máxima acurácia possível, ou seja, fazer com que as informações sejam compatíveis.
Geralmente ele é realizado de tempos em tempos, contemplando todos os produtos do armazém e das lojas, mas também pode ser executado em uma rotina chamada de inventário cíclico, na qual pequenos grupos de itens são contados com uma frequência menor.
O inventário é de suma importância não só para a gestão de estoque, mas também para outros setores e atividades da empresa. Quer saber por quê? Então, continue com a leitura e confira a seguir!
Permite manter o cadastro de produtos atualizados
Durante a realização do inventário, todos os itens existentes no estoque serão contados. Nesse processo, é possível identificar algumas falhas no cadastro dos produtos. Entre elas:
- falta de padronização do registro;
- produtos sem cadastro no sistema;
- duplicidades;
- falta de atualização das informações.
Sendo assim, na hora de fazer a comparação com os dados disponíveis no sistema, fica mais fácil visualizar quando alguma dessas falhas ocorre, para fazer a correção de imediato.
A falta de organização pode acarretar problemas, como o chamado de “furo de estoque”, que é quando o item se encontra disponível fisicamente, mas não aparece no software. A falha afeta diretamente o desempenho do setor de vendas e pode prejudicar a imagem que a empresa tem perante o público.
Ajuda a melhorar a reposição do estoque na empresa
A reposição adequada do estoque é essencial para a empresa, já que está diretamente ligada à disponibilidade dos itens para venda e atendimento ao cliente. Além de evitar que prateleiras fiquem vazias (o que é chamado de ruptura), ela também ajuda a evitar os excessos — que aumentam o risco de perdas e os custos do estoque.
Com a realização periódica do inventário, torna-se possível identificar quando determinados produtos têm pouca (ou nenhuma) saída ou quando eles já estão obsoletos, por exemplo.
Com essas informações, o setor de compras vai saber em quais itens investir e quais já podem ser retirados na negociação. Tudo isso aumenta a eficiência dos setores e permite que a empresa alcance melhores resultados.
Além disso, esse conhecimento contribui para otimizar o layout do depósito da loja, colocando os itens com maior giro (saída) em alturas mais fáceis de serem alcançadas pelos separadores e mais próximos da área de expedição — enquanto os de baixo giro ficam em alturas superiores e mais afastados no estoque.
Ajuda na identificação de rupturas
O problema da ruptura afeta diretamente o faturamento, visto que um cliente em potencial chega na loja com a intenção de comprar, mas não pode ser atendido em decorrência da falta do produto em estoque.
Além da perda da venda, esse tipo de situação também prejudica o relacionamento com o consumidor — que, além da frustração, vai procurar o seu concorrente para encontrar o que precisa.
Nesse sentido, o inventário ajuda a identificar os dois tipos de ruptura e suas principais causas:
- quando o item se encontra no depósito e no sistema, mas não foi reposto na gôndola;
- quando o estoque virtual indica que o produto está disponível, mas não existem quantidades físicas nem no depósito e nem na loja (o chamado furo).
Além de apontar esses erros, a realização desse balanço também ajuda a corrigi-los, principalmente no segundo caso — em que o problema é decorrente da divergência de informações entre o sistema e o estoque físico.
Melhora o atendimento aos clientes
Ao solucionar os problemas ligados às rupturas, o índice de disponibilidade aumenta, assim como a conversão das vendas. Isso ajuda a melhorar o relacionamento e a experiência do cliente com a empresa, já que as promessas de entrega, por exemplo, serão cumpridas dentro do prazo acordado.
Contribui para que se conheça as perdas
A perda de estoque pode ser definida como todas as situações em que a informação apresentada no sistema não é condizente com o que realmente existe no estoque físico. Além disso, ela também ocorre quando um item sofre avarias, é extraviado ou fica obsoleto.
Com a contagem, os colaboradores conseguem apontar cada caso e, com isso, o gestor consegue saber com que frequência eles ocorrem e qual é o impacto disso nos resultados. A partir daí, são elaboradas ações mais eficazes para solucionar o problema.
No caso das avarias, por exemplo, uma boa solução é intensificar o treinamento a respeito do manuseio e da armazenagem correta dos produtos. Já no caso da obsolescência, deve-se melhorar a comunicação com a área de compras e assim por diante.
Ajuda a evitar o desperdício
Outro grande motivo para realizar o inventário de estoque é evitar o desperdício na gestão de estoque. Isso envolve, principalmente, evitar o acúmulo de quantidades de determinados itens, principalmente quando a demanda para eles é menor.
Nesse caso, o desperdício é evitado de três formas:
- o valor que seria gasto com a aquisição pode ser aplicado em outras atividades, direcionando os investimentos para a melhoria e o crescimento do negócio.
- o risco de ocorrerem perdas se torna consideravelmente menor;
- o custo com a manutenção do estoque também é reduzido (em relação ao espaço, à movimentação, à mão de obra, entre outras coisas).
Ajuda a garantir que a legislação seja cumprida
Ainda podemos citar a importância do inventário para que a empresa continue atuando de forma condizente com a legislação. A inconsistência entre o estoque físico e o contábil pode fazer com que a empresa seja autuada pelo FISCO.
Se uma fiscalização for realizada no local e essas diferenças forem detectadas, possivelmente haverá a incidência de multas elevadas, que podem até mesmo prejudicar a saúde financeira do seu negócio.
Portanto, essa é a oportunidade de garantir que as informações sejam coerentes e manter a empresa no caminho certo.
A realização do inventário de estoque na empresa pode ser feita de forma geral e cíclica (o que ajuda a manter a organização). O importante é que essa atividade não seja negligenciada pela empresa. Além disso, contar com a ajuda da tecnologia é uma forma de tornar a atividade ainda mais confiável e eficiente.
Agora que você conhece melhor a importância do inventário na gestão de estoque, aproveite para compartilhar este artigo em suas redes sociais e levar esse conhecimento a mais pessoas!
