Ser dono de uma empresa é uma missão desafiadora. Afinal, além de coragem para empreender, você precisa aprender conceitos e processos diversificados, como a emissão de nota fiscal.
Infelizmente, muitos gestores deixam de cumprir essa obrigação por falta de ferramentas eficientes ou por acreditarem que o procedimento é complexo demais. A boa notícia é que você não precisa enfrentar o mesmo problema.
Continue a leitura e entenda como um sistema de gestão online pode tornar tudo mais simples, rápido e seguro!
O que é uma Nota Fiscal e quem precisa emiti-la?
É muito provável que você já saiba o que é uma Nota Fiscal e para que ela serve, mas é sempre bom destacarmos esse conceito, pois ele é muito importante para a rotina das empresas brasileiras.
Em resumo, a Nota Fiscal é um comprovante emitido sempre que há a compra e venda de um produto ou serviço. Ela registra a transação e permite que o Fisco possa conferir o recolhimento de alguns impostos, como o ICMS e ISS.
Mas, afinal, quais negócios devem emitir Nota Fiscal? A legislação brasileira sobre o assunto é bem ampla e, como regra geral, todas as empresas devem cumprir essa responsabilidade fiscal, inclusive o Microempreendedor Individual (MEI), o microempreendedor (ME) e a empresa de pequeno porte (EPP).
No caso do MEI, especificamente, ele pode ser dispensado dessa obrigação quando o consumidor é uma pessoa física. Ou seja, quando vende diretamente para o consumidor final, não precisa emitir nota — a menos que consumidor exija, já que ele tem esse direito.
É importante lembrar que deixar de emitir a nota fiscal é um erro que pode custar caro ao seu negócio. Além de receber multas e outras penalidades da Receita Federal, é possível responder pelo crime de sonegação fiscal.
Quais são os tipos de Notas Fiscais existentes?
Você sabia que existem diversos tipos de Notas Fiscais? Cada um deles foi criado para atender às peculiaridades e demandas de setores diferentes. Com isso, as empresas conseguem cumprir a legislação e melhorar a gestão fiscal do negócio.
Conhecer esses modelos é muito importante para evitar erros e fazer a emissão adequada desse documento. Para te ajudar com essa tarefa, preparamos um breve resumo. Confira:
- Nota Fiscal (NF): documenta a compra e venda de um produto, além de operações, como importação, exportação e devolução;
- Nota Fiscal de Serviços (NFS): documenta a prestação de um serviço. Por isso, é muito usada por médicos, arquitetos, engenheiros, por exemplo;
- Nota Fiscal do Consumidor (NFC): substitui o modelo do cupom fiscal gerado pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF). No varejo, é emitida na venda direta ao cliente;
- Nota Fiscal Avulsa (NFA): conhecida como Nota Fiscal do MEI, pois eles não emitem esse documento com frequência.
É importante destacarmos que, atualmente, as empresas brasileiras emitem a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ela foi criada com o objetivo de aumentar a segurança e agilidade do processo e traz muitos benefícios para a empresa e, também, para o consumidor, como:
- mais produtividade;
- mais organização;
- menos custos.
Como emitir uma Nota Fiscal?
Depois de tudo o que falamos, é hora de aprender a emitir uma Nota Fiscal. Você verá que o procedimento não é tão complexo, especialmente quando é possível contar com o auxílio de um bom software de gestão.
Para que tudo seja feito da forma adequada, é preciso cumprir algumas etapas. Para te ajudar, preparamos um passo a passo simples e eficiente. Confira!
Conheça as notas que sua empresa deve emitir
Em primeiro lugar, você deve conhecer os tipos de nota fiscal e identificar qual deverá ser emitida pela sua empresa. Um supermercado ou mercearia, por exemplo, deve emitir a NF-e, já um salão de beleza, emite a NFS-e.
Entender os conceitos é extremamente importante, pois evita que seu negócio cometa erros e fique em dívida com a Receita Federal.
Tenha um Certificado Digital
Se você não tem um sistema emissor de notas fiscais, deverá adquirir um Certificado Digital. Ele serve para atestar a identidade da empresa que está emitindo a Nota Fiscal. Por isso, é uma ferramenta indispensável para a realização do procedimento, pois traz mais segurança e confiabilidade para o documento.
Cadastre sua empresa nos órgãos responsáveis
A depender da atividade desempenhada pela sua empresa, é preciso cadastrá-la nos órgãos responsáveis do seu estado ou cidade:
- prestadores de serviço — emitem NFS-e e devem se cadastrar na prefeitura;
- venda de produtos — emitem NF-e e devem se cadastrar na Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Esse cadastro costuma ser feito pela internet, sendo necessário apresentar documentação do negócio e o CPF do responsável pela emissão do documento. Estando tudo certo, você receberá uma senha para acessar o site da prefeitura ou da Sefaz.
Depois disso, quando precisar gerar uma nota, você deverá entrar no sistema, informar os dados solicitados e emitir o documento conforme as orientações que serão dadas.
Invista em um sistema de gestão
Para simplificar seu dia a dia e reduzir o tempo necessário para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, você deve investir em um bom sistema de gestão. Com essa ferramenta, você só precisa realizar estes passos uma vez e, a partir daí, o sistema vai automatizar a emissão das notas fiscais conforme suas vendas acontecerem.
Como a solução da CISS pode te ajudar na emissão de Nota Fiscal?
Como falamos, contar com um sistema de gestão vai te ajudar a emitir suas notas fiscais de maneira mais rápida e prática. Mas é muito mais do que isso. Um sistema de gestão traz inúmeros benefícios para o gestor. Por isso, queremos te apresentar o CISSLive.
Essa solução da CISS foi desenvolvida para atender todos os aspectos do seu negócio: é um ERP completo, com tudo o que você precisa para fazer a gestão da sua empresa de forma rápida, simples e segura.
Um dos seus grandes diferenciais é o funcionamento na nuvem e a flexibilidade para acessar dados e executar tarefas de qualquer lugar — até mesmo da sua casa. Além disso, ele tem vários módulos, permitindo a total integração entre setores. Conheça alguns dos principais:
- Cadastros: automatiza o cadastro de produtos, fornecedores, operadores de caixa, perfis de clientes e administradoras de cartão;
- Compras: faz a importação automática das notas fiscais que seus fornecedores imitem contra o seu CNPJ, entrega o histórico de compra e venda dos produtos, emite nota fiscal de devolução de mercadorias automaticamente e ainda possibilita realizar a cotação de preços com concorrentes;
- Promoções: permite o cadastro de promoções com várias regras, facilita a oferta de descontos nas vendas;
- Estoque: controla o inventário e ajuda no balanço do estoque, permite o controle de validade das mercadorias e realiza a baixa automática quando um produto é vendido;
- Vendas: ajuda a definir metas, emitir NF-e e NFC-e, além de estar integrado com plataformas de e-commerce, marketplaces e aplicativos de delivery.
A emissão de Nota Fiscal é um procedimento que faz parte da rotina de qualquer empresa. Afinal, ela é obrigatória e garante conformidade fiscal, dando condições para a empresa crescer de forma ordenada e segura. Como vimos, a tecnologia pode simplificar o processo e é um ótimo investimento. Por isso, modernize-se e aproveite os benefícios de um sistema de gestão.
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