Os sistemas empresariais ERP foram criados com o objetivo de organizar o trabalho de uma empresa, melhorando sua produtividade e, consequentemente, gerando maior competitividade e lucro.
Com o crescimento do mercado digital e o surgimento de novos modelos de negócios — seja no varejo, na indústria ou no setor de serviços — essa competitividade só tende a crescer.
Nessa hora o ERP se torna uma ferramenta essencial para que as empresas consigam se diferenciar. O sistema ajuda a otimizar e automatizar processos, identificar e reduzir desperdícios e conseguir melhores resultados em geral.
Na hora de investir na atualização das ferramentas de gestão de sua empresa, o empresário não deve focar somente no preço das soluções disponíveis no mercado, mas sim em quanto suas funcionalidades têm a agregar para o seu negócio.
Uma solução bem equipada para atender às necessidades específicas da sua empresa vai trazer muito mais economia, garantindo assim um retorno sobre o investimento (ROI) muito mais rápido.
É importante fazer uma seleção cuidadosa por meio de um RFP — uma requisição de proposta em que a empresa do software precisa responder vários itens técnicos sobre o seu produto, para que o comprador consiga determinar se a solução atende a suas necessidades ou não.
Quer reduzir gargalos e implementar soluções inteligentes de gestão? Veja a seguir 7 características para ficar de olho na hora de selecionar o melhor ERP para sua empresa:
1. Automatização dos processos
Seja qual for o porte da empresa, seu funcionamento envolve uma série de departamentos diferentes que precisam trocar informação de forma eficiente. Compras, vendas, finanças, estoque, logística, RH.
Quando os processos são manuais, existe duplicação de tarefas, necessidade de checagem a cada etapa, risco de perda de informações ou informações conflitantes. Mas em um sistema integrado e automatizado, essas informações fluem de forma muito mais rápida e segura.
A venda de um produto já dá baixa no estoque, que por sua vez notifica o setor de compras da necessidade de reposição. Ao mesmo tempo, essa transação verifica o crédito do cliente para autorizar a compra, sinaliza para o financeiro que uma fatura precisa ser gerada, e calcula a comissão do vendedor. Tudo informatizado, sincronizado e devidamente registrado.
2. Qualidade dos dados
Além da automatizar e integrar os dados entre os diversos departamentos, o sistema também armazena informações sobre todas essas transações, permitindo que o gestor gere relatórios detalhados, em tempo real, sobre o funcionamento da empresa.
Por serem gerados de forma automática, a confiabilidade desses dados também é muito maior do que em um processo manual, em que os funcionários precisam ficar digitando as informações para abastecer o sistema, por exemplo.
Ter amplo acesso à informação de qualidade, de forma fácil, porém customizável, permite ao gestor tomar decisões bem informadas mais rapidamente e até fazer um planejamento estratégico melhor.
3. Segurança dos dados
Muitos dos sistemas empresariais ERP mais modernos já são oferecidos na nuvem — ou seja, não precisam que a empresa tenha a sua própria infraestrutura para manter um servidor local.
O software na nuvem garante um banco de dados unificado e oferece redundância, para o caso de acontecer alguma catástrofe no data center.
Mas é preciso ter cuidado com a segurança dos dados da sua empresa. Procure se certificar de que seus dados estarão seguros no sistema em nuvem, por meio de senhas complexas e diferentes níveis de acesso.
4. Capacidade de integração
O ERP busca consolidar todas as funções dentro de um único sistema, mas frequentemente não é possível centralizar todas as informações relevantes dentro do seu próprio sistema.
Sempre haverá necessidade de alguma comunicação externa, como instituições bancárias (para efetuar pagamentos), correios (para acompanhar o rastreio de uma encomenda) ou sistemas de pontuação, entre outros.
Mais do que garantir que tenha tudo centralizado, é importante que o seu sistema centralize o máximo que puder, mas que ainda consiga conversar com outros sistemas.
Até porque não param de surgir novas tecnologias e aplicativos, por isso é importante ter alguma flexibilidade para se adaptar ao que ainda está por vir.
5. Suporte de qualidade
Outro critério importante na escolha do melhor sistema para sua empresa é a qualidade do suporte técnico oferecido. Algumas empresas oferecem suporte local como um diferencial: ter um técnico disponível para ir até o seu escritório caso haja algum problema.
Mas tenha em mente que um suporte centralizado, ainda que remoto, traz benefícios de centralização e disseminação de conhecimento.
Um técnico em contato com uma rede de outros técnicos, trocando informações constantemente, pode oferecer uma assistência muito melhor do que aquele que está ali por perto, mas que demora para chegar por causa do trânsito, e que não se atualiza com frequência.
Uma assistência de qualidade pode ser não só um critério fundamental, mas também um grande diferencial.
Um produto que já vem com serviços associados de implementação, consultoria e treinamento pode valer muito a pena em termos de benefícios agregados.
6. Intuitividade
Pode parecer um benefício um pouco superficial e dispensável, mas a facilidade de uso do sistema faz toda a diferença para o sucesso da implementação.
Ter um sistema intuitivo torna o treinamento muito mais rápido, principalmente no caso de um varejo, por exemplo, que costuma ter um turnover alto.
Quanto melhor for a experiência do usuário, mais fácil e rápida será a adoção e assimilação do sistema, podendo até reduzir erros operacionais.
Fora que trabalhar num ambiente mais “amigável”, onde lembra as ferramentas que as pessoas já gostam de usar no dia a dia, deixa a rotina bem mais agradável.
7. Mobilidade
Por falar em ferramentas do dia a dia, o uso de smartphones e tablets nas mais diversas tarefas também não para de se disseminar no ambiente profissional.
A noção de que um computador é indispensável para trabalhar já ficou ultrapassada e já existem muitas atividades que dispensam o PC.
Imagine receber mercadorias ou fazer uma verificação de estoque com o aparelho celular, como um leitor de código de barras?
As coisas estão cada dia mais ágeis e conectadas, por isso a mobilidade é um fator essencial a ser levado em consideração, se quiser que sua empresa cresça cada vez mais.
A adoção de um ERP é um investimento que tende a trazer muitos benefícios. Mas a escolha da ferramenta certa para sua empresa pode trazer mais benefícios ainda, e por muito mais tempo.
No curto prazo, os sistemas empresariais ERP ajudam a organizar sua empresa, eliminar desperdício e aumentar a produtividade.
No médio prazo, você já consegue ver alguns resultados dessas melhorias em forma de economia e aumento da rentabilidade.
E no longo prazo, esse sistema precisa estar equipado para sustentar o crescimento da sua empresa.
Na hora de escolher o ERP para sua empresa, avalie se as opções consideradas oferecem todas essas características para atender não só as suas necessidades de agora, mas também as que surgirão à medida que sua empresa for crescendo.
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