À primeira vista, o cadastro de produtos é uma tarefa simples e rotineira. A maioria das empresas não dá o devido valor às informações que compõem o cadastro. É comum haver, em uma mesma loja, várias pessoas cadastrando e alterando produtos em departamentos diferentes, por exemplo: compras, faturamento, fiscal e cadastros.
Para uma padronização do cadastro é necessário ter um departamento com essa responsabilidade, pois são inúmeras informações relevantes para a empresa inteira. Assim, o setor responsável fará o acompanhamento de todos os produtos incluídos e alterados monitorando todas as alterações feitas no dia.
Um bom cadastro deve contar com, pelo menos, quatro níveis da sua estrutura mercadológica. Dessa forma, melhora a análise de desempenho dos produtos. Grupo e subgrupo devem ser os últimos níveis para o supermercado poder gerar informações como margem de contribuição por categoria, estoque, ruptura, inventário, lucratividade e compra dos produtos.
Além disso, podemos identificar o mix de produtos por categoria e mapear o número excessivo ou insuficiente de itens.
Após cadastrar o produto, as empresas que usam uma assessoria fiscal como o CISSMart, encaminham o cadastro para inclusão dos tributos. Isso é importante para evitar pagamento indevido de impostos. Por exemplo: se um tributo foi incluído erroneamente pode gerar pagamento indevido de impostos para menos ou para mais, gerando ou prejuízo ou risco de multa pelo fisco.
No recebimento de mercadorias, o supermercado deve receber somente os produtos já cadastrados no sistema ERP. A equipe de compras deve informar ao departamento de cadastro, sempre que incluir um produto novo no mix, ou seja, efetuar compra de produto que ainda não tem cadastro.
Se isso não acontecer, fatalmente o produto chegará às gôndolas sem preço. Consequentemente, a operadora de caixa não conseguirá registrar o código de barras na hora da venda. Algumas operadoras, no intuito de acelerar o atendimento ao cliente, passam o código de outro produto, gerando diferenças no estoque e muitas vezes cobrança errada de valores.
Para facilitar a pesquisa de produtos, uma padronização na descrição dos produtos é extremamente necessária. Isso facilita muito a busca de produtos, além de garantir que qualquer colaborador encontre facilmente o que procura.
Veja abaixo alguns exemplos de descrição de produtos padronizados:
Nome Produto + Tipo + Marca + Embalagem + Conteúdo
Cerveja Pilsen Skol Garrafa 600ml
Refrigerante Guaraná Antarctica Pet 2lt
Biscoito Recheado Negresco Nestlé Pacote 140G
Ração para Cães Raças pequenas Junior sabor carne Pedigree 900g
Sabão em Pó Multiação Poder Acelerador Omo 1kg
Desodorante Antitranspirante Aerossol Masculino Invisible Rexona 150ml
Além da descrição dos produtos, é importante manter um modelo de formulário para que área comercial enviar as solicitações de cadastramento à equipe de cadastros. Esse modelo facilita a comunicação entre as áreas e o processo de cadastro centralizado evitando erros e falta de padronização.
Agora que você já sabe como padronizar e realizar o cadastro de produtos nos supermercados, veja como fazer um ótimo balanço de estoque!
