Administrar uma empresa não é tarefa simples, já que são muitos deveres assumidos e detalhes a serem conferidos. Hoje em dia, a tecnologia ajuda muito os empreendedores e gestores em suas rotinas, sendo fundamental para o sucesso dos seus negócios.
Um exemplo de software que se tornou indispensável em qualquer empresa é o ERP — Enterprise Resource Planning (Planejamento dos Recursos da Empresa). E os motivos não são poucos. Afinal, essa ferramenta é responsável por fazer a integração de todas as áreas, auxiliando o gestor a controlar finanças, estoque, vendas e processos de vários outros setores.
Escolher um software ERP que atenda todas as necessidades e auxilie na gestão completa é fundamental devido à sua importância. Mais do que isso: é essencial saber a hora certa de trocar de ERP. Isso porque a ferramenta utilizada deve acompanhar a evolução da tecnologia, se mantendo adequada e funcional, suportando a expansão da companhia.
Se você ainda não sabe se está na hora de trocar de ERP, continue a leitura e tire todas as suas dúvidas.
Trocar de ERP: os sinais que você não pode ignorar!
Se você se preocupa em manter a operação organizada e dinâmica, é provável que já faça uso de um sistema de gestão. Porém, em alguns casos, o sistema utilizado pode não atender às reais necessidades ou conter falhas que dificultam os processos. Confira a seguir alguns sinais de que já é o momento de trocar de ERP.
O software não atende à legislação em vigor
A legislação brasileira está em constante mudança e as normas tributárias, contábeis e trabalhistas são algumas das que mais sofrem alterações. Essa situação, por si só, já dificulta a atuação empresarial, mas imagine o quanto um sistema desatualizado pode prejudicá-lo.
Um bom ERP precisa ser capaz de gerenciar as informações de acordo com as normas que estão em vigor. Caso contrário, os riscos de retrabalho, pagamentos indevidos e problemas com a fiscalização são grandes.
O sistema ideal deve seguir as leis em todos os níveis (federal, estadual, municipal), especialmente o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
É necessário utilizar vários programas complementares
Se você, ou o seu contador, necessita recorrer com frequência a outros softwares, há perda de tempo, retrabalhos e riscos de erros operacionais. Afinal, não há dúvidas de que utilizar vários programas para controlar estoque, finanças, contábil/fiscal, vendas e logística, por exemplo, é muito ineficiente.
É ultrapassado usar programas separados para rastrear Notas Fiscais Eletrônicas emitidas contra o CNPJ da empresa. O ideal é que o ERP busque automaticamente as notas da SEFAZ (Secretaria do Estado da Fazenda), sem precisar de programas extras, cumprindo obrigações fiscais.
Os negócios estão se expandindo
Está pensando em abrir uma nova loja? Todo empresário deseja ver sua empresa crescer, mas é importante estar preparado para lidar com mais dados e informações.
Um bom ERP deve acompanhar a evolução da tecnologia e estar preparado para a complexidade dos processos em multiempresas. Antes de expandir, pesquise um novo fornecedor para evitar perdas financeiras e facilitar a expansão.
O fornecedor do ERP não evolui
Com a tecnologia sempre mudando, o fornecedor do ERP deve acompanhar e adicionar novas funções ao programa. Se isso não acontece, é mais um sinal de que está na hora de trocar o sistema.
Algumas empresas ainda usam tecnologia ultrapassada, como DOS, e não têm planos de migrar seus softwares para plataformas mais modernas. Por isso, é importante conferir as características do software e sempre ficar por dentro das funções e compatibilidade oferecidas.
O ERP não permite mobilidade
Em harmonia com os avanços tecnológicos, é importante que o ERP permita o acesso por tablets, smartphones e outras ferramentas portáteis. Isso por que gerenciar a empresa de qualquer lugar é uma grande vantagem nos dias de hoje.
O dono de uma loja de materiais de construção, por exemplo, pode acessar informações sobre estoque, imagens e especificações dos produtos mesmo fora da loja. Isso é uma facilidade, pois ajuda muito ao visitar fornecedores e também se a ideia é fechar contratos diretamente no campo de obras.
O software não é qualificado em seu ramo de negócio
Se o fornecedor do seu ERP atende a vários segmentos, como pet shops, farmácias, lojas de roupas e agropecuárias, ele pode não ser especializado em nenhuma área.
É fundamental que o software house conheça com precisão o mercado em que atua. Caso contrário, oferecerá um sistema genérico e complexo, sem utilidade para atender os aspectos de seu negócio.
O suporte oferecido não é eficiente
Suporte insuficiente pode afetar a eficácia do ERP e prejudicar a gestão. Por isso, é fundamental que o fornecedor vá além, oferecendo consultorias, assessorias e treinamentos aos empresários e gestores que optam por seu software. Para extrair todo o potencial do sistema é preciso ter uma boa relação com o fornecedor. Por isso, observe se esse ponto está sendo satisfatório e se há alguma dificuldade de comunicação com a empresa.
Os passos para escolher um novo ERP
Se percebeu que é hora de trocar de ERP, prepare-se para a mudança seguindo alguns passos simples para encontrar o fornecedor certo. Acompanhe!
Faça uma análise da aderência do sistema
Antes de trocar de ERP, faça uma lista de todos os processos que o sistema precisa executar. Em seguida, é hora de observar se o fornecedor é capaz de atender às suas demandas.
Uma dica é elaborar um Request for Proposal (RFP), em que listará todas as necessidades para que o fornecedor confirme se o produto atende. É recomendável anexar o RFP ao contrato do ERP para evitar problemas e falhas na comunicação.
Prepara a sua equipe
Para que a troca do ERP tenha sucesso, é importante que os colaboradores e gestores estejam cientes e preparados para o processo. Por isso, invista em treinamentos com o fornecedor e procure aprender a desfrutar de todas as funções do novo sistema. É válido destacar que, quanto mais especializado no ramo for o fornecedor, mais eficiente será a solução proposta e os resultados alcançados.
Após todas essas informações, já descobriu se está no momento de trocar de ERP? Os sinais apresentados são fáceis de serem percebidos no dia a dia da empresa, e é importante que o gestor tenha a sensibilidade e a capacidade de identificá-los, para agir com rapidez e eficaz.
As informações apresentadas foram úteis para você? Então, compartilhe o texto em suas redes sociais e ajude a levar esse conhecimento sobre ERP a mais empreendedores!
