Existem muitas empresas que utilizam a planilha de fluxo de caixa para controlar a movimentação financeira diária. De acordo com dados da 30ª Pesquisa Anual do Uso de TI nas Empresas — realizada pelo FGVcia em 2019 e com base em 2.602 empresas validadas —, 18% utilizam planilha eletrônica em seu dia a dia, enquanto 14% usam sistema transacional.
Esses números demonstram que é preciso que muitos gestores compreendam de que forma a utilização de um sistema de gestão pode trazer benefícios ao seus negócios. Por isso, a seguir, mostramos quais os riscos em utilizar uma planilha eletrônica como forma de controle financeiro e o que avaliar ao escolher um software de gestão para a sua empresa. Continue a leitura para saber mais!
Entenda o que é fluxo de caixa
O controle de fluxo de caixa é necessário para ter uma visão detalhada da movimentação financeira do negócio. Portanto, a cada entrada ou saída de dinheiro é preciso fazer um registro nesse controle, de modo que seja possível acompanhar a evolução financeira do caixa.
O principal objetivo do fluxo de caixa é permitir que o gestor possa tomar decisões acertadas com base na saúde financeira da empresa. Para isso, é imprescindível que o controle seja rigoroso e eficiente. Entre as informações presentes no fluxo de caixa estão os saldos inicial e final, além da movimentação de entrada e saída de valores.
Vale ressaltar que o fluxo de caixa deve conter também os valores referentes às despesas com a manutenção do negócio, como os pagamentos de contas de luz e água, folha de pagamento, impostos etc.
Saiba por que você não deve utilizar planilha de fluxo de caixa
Para que o controle de fluxo de caixa seja consistente, é preciso atenção ao fazer os lançamentos de cada registro. Confira, a seguir, por que a planilha não é a melhor ferramenta para isso.
Possibilidades de erros causados pela atualização manual
A utilização de planilhas pode causar uma série de inconsistências nos dados. Um exemplo está nos erros de digitação, pois os colaboradores podem inserir valores errados ou utilizarem fórmulas erradas, o que fará com que os cálculos finais sejam inconsistentes.
A alteração de valores em um fluxo de caixa pode ocasionar problemas, como a tomada de decisões baseada em uma situação financeira que não é verdadeira, o que contribui para erros na avaliação do resultado esperado pela empresa.
Falta de segurança
Geralmente, as planilhas ficam armazenadas no computador de quem as utiliza. Isso significa que não há um controle rígido de quem pode visualizar essas informações. Portanto, há o risco de que pessoas não autorizadas tenham acesso ao conteúdo e possam, inclusive, editar ou deletar os lançamentos.
Mesmo que o dono da planilha coloque senha para acessar o arquivo, se ele a esquecer, o conteúdo não poderá ser acessado. Isso significa que não há como restaurar os dados de uma planilha sem a senha correta.
Limitação da comunicação
Há situações em que pode ser necessário que outras pessoas visualizem os dados do fluxo de caixa. Ao manter esses registros em uma planilha, há a limitação de acesso, o que torna difícil a comunicação entre os colaboradores. Além disso, nem sempre compartilhar a planilha ou anexá-la em um e-mail é uma boa alternativa, até mesmo por questões de segurança.
Desorganização
É muito comum que as pessoas que utilizam planilhas criem versões diferentes do mesmo arquivo. O grande problema disso é que pode virar uma bagunça no diretório e fazer com que o colaborador não saiba mais qual planilha está realmente em uso. Isso pode ocasionar problemas ao negócio devido à utilização de informações desatualizadas.
Informações que não são confiáveis
As informações inseridas em planilhas eletrônicas podem ser facilmente manipuladas sem que haja um controle rigoroso de acesso. Com isso, qualquer pessoa que tenha acesso ao arquivo pode editar esses registros e inserir dados que não correspondem à realidade. Agrava-se o fato de muitas empresas não manterem um histórico de alterações, ficando impossível de rastrear essas edições maliciosas.
Todas essas razões citadas, adicionadas às outras situações mencionadas, fazem com que os dados armazenados em planilhas não sejam confiáveis para a tomada de decisões.
Falta de mobilidade
Imagine que um colaborador queira discutir sobre os lançamentos do fluxo de caixa com o gestor, mas eles não se encontram na mesma localidade. Seria preciso enviar uma cópia da planilha por e-mail ou compartilhá-la de alguma forma para que todos tivessem acesso. Há uma série de riscos nessas soluções, como a falta de segurança e a possibilidade de desorganização.
Esse cenário demonstra a falta de mobilidade na utilização de planilhas eletrônicas, pois, mesmo com as alternativas apresentadas para isso, há riscos de que os colaboradores não tenham informações confiáveis.
Lentidão dos processos
Os processos em uma empresa estão interligados. Uma venda, por exemplo, gera um registro para o fluxo de caixa e para o setor contábil e lançamentos ao contas a receber. Portanto, ao utilizar planilhas, todos esses registros deverão ser feitos de forma manual, o que, além de tornar os processos lentos, favorece os erros e problemas mencionados.
Confira como escolher um sistema para ajudar no fluxo de caixa
Ao escolher um sistema de gestão, é preciso avaliar se ele atende às necessidades específicas do seu negócio. Porém, para qualquer negócio, o controle do fluxo de caixa é importante para acompanhar o faturamento e avaliar a possibilidade de novos investimentos. Por isso, o sistema deve ser capaz de consolidar as informações de forma rápida e segura.
O ideal é optar por sistemas integrados, ou seja, que eliminem a necessidade de interações manuais para lançamentos que poderiam ser feitos de forma automática. Por exemplo, ao receber um pedido de compras de mercadorias, o sistema deve atualizar o saldo no estoque, fazer o lançamento contábil da nota fiscal de entrada e do valor correspondente ao contas a pagar.
Como você pôde perceber, a utilização de planilha de fluxo de caixa representa um risco para a gestão financeira da sua empresa, pois podem ocorrer erros e falhas de segurança prejudiciais para a avaliação da situação financeira. O uso de um sistema de gestão é uma excelente alternativa para minimizar esses riscos e oferecer segurança e agilidade a essa atividade e a vários outros processos da empresa.
Gostou do nosso conteúdo? Saiba mais sobre o assunto em nosso post sobre o que é fluxo de caixa e confira as principais dicas para otimizá-lo!
