Você sabe o que é fluxo de caixa e qual a sua importância no gerenciamento de uma empresa? Se já tem o próprio negócio, provavelmente já utiliza alguma ferramenta de controle financeiro. Mas será que o seu controle está sendo feito da melhor forma possível?
O fluxo de caixa é essencial, não apenas para a organização, mas também no planejamento financeiro de uma empresa. É nesse controle em que as entradas e saídas de recursos financeiros são registradas, incluindo compromissos futuros, como contas a pagar e a receber.
Esse registro permite ao empresário apurar o saldo disponível para projetar o capital de giro, necessário para viabilizar as operações da empresa, e também avaliar a liquidez do seu negócio.
A partir do registro de operações já efetuadas, é possível projetar gastos, investimentos futuros e se programar de acordo.
Veja a seguir 7 dicas para otimizar o fluxo de caixa da sua empresa:
1.Defina uma frequência de controle
O controle do fluxo de caixa pode ser feito de forma diária, semanal, quinzenal, mensalmente, bimestral, semestral, e até anual. É importante que o empresário defina, de acordo com as necessidades da sua empresa, qual a frequência ideal para fazer esse controle.
Lembre-se que esse controle deve ser minucioso, e quanto mais frequentes forem os registros e o acompanhamento dos resultados, menores serão as chances de esquecer de considerar algum gasto, ou de perder o controle de alguma forma.
Uma boa maneira de adquirir o hábito, para quem está começando a fazer esse controle, é registrar com maior frequência no início, e ir diminuindo a periodicidade com o tempo, a medida em que for garantindo que os registros estão sob controle.
O importante é garantir um registro preciso, minucioso e metódico de todas as operações, para que o fluxo de caixa funcione devidamente como uma ferramenta de controle.
2.Registre corretamente todas as movimentações financeiras
Outro fator importante para que o fluxo de caixa sirva bem ao seu propósito, além da frequência adequada de registro, é a qualidade dos dados inseridos.
Absolutamente todas as movimentações financeiras da empresa devem ser levadas em consideração e devidamente registradas, mesmo as que parecem não ter muita relevância.
Alguns itens que devem ser registrados:
- pagamentos recebidos de clientes;
- pagamentos devidos aos fornecedores;
- contas de água, luz, telefone, aluguel;
- despesas com pessoal (salários, benefícios, comissões, etc.)
- impostos;
- pequenos valores.
Além do tipo de despesa e dos valores corretos, é importante ficar atento às datas, e registrar despesas e ganhos futuros nas datas corretas em que vão incidir.
Uma boa maneira de verificar se o registro está correto é sempre validar se o saldo disponível no fluxo de caixa naquele momento bate com o dinheiro em caixa.
3.Elimine o desperdício
O fluxo de caixa permite visualizar melhor para onde o dinheiro está indo, e possibilita uma análise mais detalhada das despesas. Aproveite para avaliar se todas as despesas são realmente necessárias ou se é possível cortar ou reduzir alguma coisa.
Redução de custos é um exercício essencial para qualquer empresário conseguir manter a lucratividade do seu negócio. Afinal, nem sempre é possível aumentar o volume de vendas como desejado, mas as despesas são de total controle do empresário.
Uma maneira de reduzir custos e ao mesmo tempo melhorar a qualidade do seu controle é investindo em softwares de gestão. Os novos softwares disponíveis no mercado automatizam boa parte dos processos e garantem um registro sistemático dos dados financeiros da empresa.
Além disso, são muito mais práticos de usar do que controles tradicionais por planilhas, ou mesmo alguns sistemas de gestão mais antigos.
4.Procure organizar seu estoque
Manter um controle de estoque eficiente é uma maneira de facilitar o registro dessas informações no fluxo de caixa e também de reduzir os custos.
A imensa variedade de códigos de produtos diferentes oferecidos no varejo, ou a divergência entre a entrada e saída de produtos devido a um sistema não informatizado, são alguns dos desafios que você pode estar enfrentando.
Uma maneira de contornar esses desafios é investindo em um sistema de gestão de compras, com controle de entrada e saída de produtos por código de barras e coletores de dados que permitem ao gestor fazer o balanço do inventário com mais frequência.
Com esse controle automatizado, o próprio sistema consegue sugerir uma frequência de compras de acordo com o giro dos produtos, o que ajuda no planejamento.
5.Conheça a sazonalidade do seu negócio
Um ponto muito importante a se levar em conta na hora do planejamento é a questão da sazonalidade do mercado. Ao analisar seu fluxo de caixa passado como uma referência para o futuro, procure levar em consideração certas tendências que ocorrem em épocas específicas.
Além de se programar para a venda de ovos de chocolate na Páscoa, ou panetone no Natal, o planejamento para essas datas especiais pode incluir ações específicas, como promoções e estratégias de marketing.
O empresário deve se programar já no começo do ano levando em consideração essas datas que tem uma procura por produtos muito específicos para conseguir atender a demanda —aproveitando para fazer uma reserva de caixa, por exemplo, caso as vendas não correspondam ao esperado.
6.Evite clientes inadimplentes
O fluxo de caixa vai considerar contas a receber como um compromisso futuro, mas se o pagamento não cai na data esperada, seu controle financeiro pode ficar comprometido.
Se o credor não recebe, não consegue pagar seus fornecedores, e a quebra dos compromissos vai só se propagando.
Para evitar clientes que não conseguem honrar seus compromissos devidamente, é preciso ter um bom sistema de análise de crédito, prevenindo assim o impacto que a inadimplência pode ter no seu fluxo de caixa.
7.Renegocie com os fornecedores
Quando não é possível reduzir custos, uma alternativa para melhorar a liquidez do fluxo de caixa é a renegociação de contratos com fornecedores.
Leve em conta todos os fornecedores, não só de mercadorias, mas também provedores de internet, corretoras de seguro, administradoras de cartões, entre outros serviços.
Busque descontos ou termos mais favoráveis sempre que possível para manter as contas equilibradas e o saldo positivo, de forma que suas operações continuem funcionando sem problemas.
Saber o que é o fluxo de caixa, e como gerenciá-lo corretamente, é essencial para a saúde do seu negócio. Aproveite os benefícios das novas tecnologias e busque soluções que permitam uma gestão financeira com otimização de processos e redução de custos, para ajudar sua empresa a crescer.
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