Um bom sistema para orçamentos oferece benefícios únicos, assim como costuma ocorrer com qualquer tecnologia desenvolvida para executar funções específicas. Por serem focados em determinada área ou tarefa, essas ferramentas geralmente são mais completas e detalhadas.
Como um jogador com mais talento para uma posição, ou um médico com mais conhecimento em uma área da Medicina, uma solução como um sistema para orçamentos oferece, para uma loja de materiais de construção, mais eficiência na realização de atividades relacionadas às vendas, pois foi projetado de acordo com as demandas do setor e, desse modo, oferece funcionalidades capazes de melhorar os resultados da empresa.
No caso específico dos orçamentos, até mesmo o controle das entregas e das encomendas pode ser facilitado quando o sistema é integrado ao ERP. Esta aplicação une as vantagens de centralizar a informação e descentralizar a operação, como um técnico com uma visão ampla do jogo, orientando o time concentrado em cada lance da partida.
Isso vai ficar mais claro no decorrer do texto. Continue a leitura!
O que é um sistema para orçamentos?
Para começar, vamos entender melhor sobre essa solução, que é uma aplicação capaz de registrar e controlar todo o processo de emissão de orçamentos, pedidos e venda assistida no interior da loja de materiais de construção. Portanto, ele deve operar de modo integrado ao ERP, como um módulo, para que ocorra um bom controle de estoque e faturamento das vendas.
Desse modo, o vendedor pode ser avisado quando algum produto está em falta, ou ser lembrado de um item relacionado, que pode ser oferecido como complemento ao pedido, buscando aumentar o ticket médio.
Quais os benefícios de um sistema para orçamentos?
Para entender os benefícios de contar com um sistema para orçamentos é preciso saber que ele deve ser estruturado com base em três pilares, que são: versatilidade, mobilidade e agilidade. Essa base ajuda a equipe a operar com uma dinâmica vendedora e geradora de valor, ou seja, ela convence e fideliza o consumidor por meio do bom atendimento. Esses dois resultados geram diferentes classes de benefícios, como os que listamos abaixo.
Organização das vendas
A dinâmica das vendas se torna mais eficiente porque a organização melhora. No lugar de se preocupar com detalhes burocráticos, os vendedores podem se concentrar mais na venda propriamente dita.
Sem essa versatilidade, é comum encontrar um cliente aguardando mais tempo do que o necessário, enquanto o colaborador procura por uma informação no sistema. Além desse exemplo, você certamente lembra de vários aspectos que prejudicam a produtividade da equipe de vendas em razão da organização.
Muitas lojas ainda usam planilhas ou sistemas genéricos, sem um módulo específico para ajudar nas vendas. Nesses casos, fica impossível controlar prazos de contato para cada orçamento, por exemplo. Quando o cliente é contatado, se o for, a compra já pode ter sido efetuada junto à concorrência.
Com o sistema de orçamentos, todo o processo ganha com automação, agilidade e controle. O vendedor fecha o negócio e o pedido é enviado ao caixa para que dê continuidade ao processo. A programação de serviços, a devolução de produtos, a geração de notas e cada procedimento do ciclo “orçamento-pedido-despacho-faturamento” fica muito mais organizado.
Eficiência do time de vendas
Outro aspecto importante é a mobilidade, que pode ser potencializada com a agregação de uso de tablets e celulares para uso do sistema mobile de vendas, permitindo que o vendedor acompanhe os clientes na loja ou em visitas fora do estabelecimento, se for o caso.
Além disso, a integração com o ERP e o controle detalhado do histórico de compras permitem um acompanhamento em tempo real do risco de inadimplência. Clientes que ofereçam maior risco podem ser automaticamente bloqueados com base nos critérios parametrizados.
Para que a venda seja efetuada, será necessária a liberação de pessoa autorizada, que pode analisar o caso e avaliar a situação. Desse modo, a empresa não perde dinheiro, pois a inadimplência diminui consideravelmente.
Além disso, tudo o que ocorre desde o orçamento fica detalhadamente registrado no histórico do cliente no sistema, gerando relatórios automáticos e diversificados. Isso permite ao gestor consultar informações gerenciais em tempo real e trabalhar pela melhora do desempenho.
Detalhes como a taxa de conversão de orçamentos em pedidos, o prazo médio de solução, o valor médio dos pedidos, a quantidade de itens em falta e o desempenho de cada vendedor permitem identificar quais os maiores gargalos no atendimento. Com base nessa avaliação de prioridade, é possível resolver os problemas de acordo com o potencial de gerar resultados de cada um deles.
Além disso, o impacto na previsibilidade e na antecipação de problemas é enorme. Ao acompanhar no detalhe a quantidade de orçamentos pendentes e, conhecendo o prazo médio de solução deles, você pode prever quedas e aumentos de faturamento em determinados períodos de tempo. Desse modo, pode pensar em promoções e outras ações para evitar que as vendas diminuam.
Melhorias na experiência do cliente
O cliente entra na loja em busca de um atendimento rápido e dinâmico. Ele tem suas prioridades e necessidades, que não dependem apenas de que as tarefas burocráticas sejam executadas com eficiência. Na maioria das vezes, os clientes que buscam uma loja de material de construção precisam de auxílio técnico para tirar dúvidas e fazer as melhores escolhas para a sua necessidade. É por isso que a automação trazida por um sistema de orçamentos também melhora a experiência do cliente.
A tecnologia permite que o processo de atendimento flua naturalmente, enquanto o seu time foca sua atenção no cliente e nem tanto nos procedimentos que precisa executar.
Enquanto o vendedor está com os olhos grudados na tela do computador, procurando detalhes sobre um item que está difícil de encontrar, ele não tem como perceber as reações do consumidor, o que chama a atenção dele e pode até se distrair sobre algo que o cliente disse.
Um sistema de orçamentos ajuda o vendedor a prestar um atendimento melhor, mais eficiente e encantador. Ele consegue, por exemplo, ser notificado de promoções na seção de produtos que o cliente precisa, ou ainda, ao perceber que pode oferecer um item complementar, de modo a evitar que o cliente precise voltar por ter se esquecido de algo, conquistar o cliente pela eficiência.
Outra situação é evitar que o cliente se fruste com coisas como receber um pedido parcial, pois o vendedor não tinha acesso à informação de que determinado item estava em falta. Pendências, devoluções, trocas e transferências também costumam ser pontos-chave de satisfação do consumidor, que deseja uma experiência livre de imprevistos e incômodos.
Sendo assim, podemos dizer que um sistema para orçamentos tem sua importância evidenciada na melhora da organização, no controle da operação e na satisfação do cliente. Por isso, além de contribuir para fechar mais negócios, melhora o relacionamento e a fidelização dos clientes.
Contudo, o ideal é saber o exato impacto dessa solução no seu negócio, e isso você pode descobrir entrando em contato conosco! Conte com a colaboração de nossa equipe para ajudar você a analisar se este é o momento certo de investir em um sistema para orçamentos na sua loja.
