A gestão de compras é uma das áreas fundamentais para o sucesso de um negócio, mas depende de uma série de fatores e também da integração com outros setores e processos da organização.

Elaboramos este post para explicar o que é a gestão de compras e como ela se relaciona com o fluxo de caixa e com a gestão de estoques. Além disso, vamos explicar como o uso de um software ERP pode ajudar a melhorar os resultados.

Ficou interessado? Então, continue a leitura para saber mais!

O que é a gestão de compras

Basicamente, podemos definir a gestão de compras como a parte da administração responsável pela aquisição de matérias-primas, produtos para revenda e materiais usados internamente (como itens de escritório e de limpeza).

Para que ela seja eficaz, é preciso investir na formalização de uma política de compras que determine normas e procedimento. Isso inclui:

  • rotinas de cotação;
  • seleção de fornecedores;
  • padrão mínimo de qualidade;
  • procedimentos a serem seguidos em caso de compras emergenciais.

Além disso, também é importante investir em um planejamento que permita identificar, com precisão e facilidade:

  • quais produtos devem ser comprados;
  • em quais quantidades
  • com que frequência;
  • a forma de aquisição;
  • o preço médio que se pode pagar por eles.

No caso da rotina de supermercado, a frequência de compra e as quantidades de itens perecíveis não são as mesmas para produtos de limpeza, por exemplo. E somente por meio de uma gestão de compras eficiente é que se sabe (com maior precisão), que é o momento certo de acionar o fornecedor e qual será o volume de aquisições.

A ideia é garantir o melhor aproveitamento do capital de giro, um estoque com quantidades ideais (sem faltas, excessos ou perdas), o atendimento da demanda e a otimização dos custos.

Para realizar a gestão de compras com eficiência, vale a pena seguir algumas boas práticas. Conheça as principais delas nos tópicos a seguir.

Gestão de fornecedores

O objetivo é elaborar um processo de seleção de fornecedores estabelecendo critérios mínimos para a contratação. Ela também trata da relação com esses parceiros de negócios, o que inclui avaliações dos produtos e serviços, renegociações, entre outros pontos.

Gestão de requisições

A gestão de requisições está relacionada às solicitações que vêm de cada área (os chamados clientes internos). Ela estabelece um documento formal para a solicitação de compras e define os prazos para a realização do processo, por exemplo.

Gestão de cotações

Já a gestão de cotações envolve as pesquisas de preços feitas com os fornecedores. O ideal é determinar que devem ser feitas pelo menos 3, para cada requisição de compra. O objetivo é obter o melhor custo-benefício nas aquisições.

Gestão de pedidos

Trata-se do acompanhamento dos pedidos que foram fechados com os fornecedores (vencedores das cotações). Isso envolve, principalmente, o monitoramento dos prazos de entrega.

Gestão de pagamentos

Essa parte diz respeito ao controle das faturas emitidas pelos fornecedores para pagamento. É nesse ponto que a integração com o setor financeiro se torna ainda maior.

Gestão de colaboradores

Consiste na qualificação e capacitação dos colaboradores que trabalham na área. Os pontos centrais dessa questão são a política de compras e a garantia da eficiência na execução dos processos (com as melhores decisões de compras).

Gestão de resultados e melhorias contínuas

Faz parte desse trabalho elaborar indicadores de desempenho que ajudam a monitorar e analisar os resultados dos processos, além de permitir a identificação de falhas e suas possíveis causas.

A partir desse levantamento, adota-se uma rotina de melhorias contínuas. É preciso adotar um ciclo constante de avaliação, identificação dos pontos fracos, implementação de mudanças e análise de resultados.

A relação com o fluxo de caixa

Para cada aquisição realizada, um montante do capital de giro é utilizado para pagar o fornecedor envolvido na negociação. Em outras palavras, ao realizar uma compra, é preciso que uma quantia saia do caixa da empresa.

Por esse motivo, a gestão de compras deve ser muito alinhada à gestão financeira, de forma a combinar prazos para pagamento que não comprometam a capacidade da empresa de honrar os compromissos.

É preciso buscar um equilíbrio entre as despesas e os recebimentos, sem comprometer o capital de giro e prejudicar a liquidez (facilidade para gerar dinheiro em caixa de imediato).

Na prática, se o pagamento de muitos fornecedores (ou de valores muito altos) é programado para um único dia, depara-se com duas possíveis situações:

  • ter que disponibilizar grandes quantias de dinheiro em caixa para pagar tudo em dia;
  • ficar sem dinheiro em caixa e fechar o ciclo com o fluxo de caixa negativo.

Em ambos os casos, cria-se uma discrepância grande em relação ao que entra e sai de dinheiro na empresa — aumentando as chances de sofrer com prejuízos ou não se organizar adequadamente para honrar com todos os compromissos.

Com um planejamento de compras aliado à gestão financeira, consegue-se um fluxo de caixa mais preciso e confiável para o controle das operações e a tomada de decisão. É por isso que a comunicação entre o setor de compras e o financeiro é tão importante.

A relação com a gestão de estoques

Outra área que tem relação direta com a gestão de compras é a gestão de estoques. Existe uma interdependência entre os setores no sentido de:

  • monitorar a demanda;
  • controlar a quantidade de produtos disponíveis;
  • saber quando acionar o fornecedor;
  • perceber o que é necessário para atender às previsões de venda.

Na prática, isso quer dizer que a equipe do estoque deve trabalhar em sintonia com a equipe de compras controlando desde reposição de itens nas gôndolas, giro dos produtos e até monitoramento de ruptura de estoque — assim evitando o risco de deixar faltar itens e, consequentemente, sofrer com a perda de vendas.

Além do giro dos produtos, o acompanhamento da Curva ABC também facilita a identificação de quais mercadorias são mais vendidas, quais têm um volume médio de saída e as que são pouco procuradas.

Com base nessas informações, fica mais fácil estimar a frequência necessária de reposição e planejar os recebimentos — considerando todo o tempo decorrido no processo de compra mais o prazo de entrega do fornecedor. Assim, é possível afirmar que as duas áreas precisam estar em constante comunicação.

E, para manter as rotinas de suprimentos e logística alinhadas, vale a pena contar com outras boas práticas, como:

  • registrar todas as entradas e saídas do estoque;
  • cadastrar e padronizar produtos e descrições;
  • fazer a programação das compras (com um calendário dos períodos estimados para as aquisições);
  • estabelecer parcerias com fornecedores confiáveis;
  • evitar depender de apenas um fornecedor.

A necessidade de um software ERP

O investimento em tecnologia é fundamental para aumentar a eficiência dos processos, melhorar a produtividade, aprimorar resultados e otimizar os custos. Em se tratando de gestão de compras, o software ERP é um grande aliado, já que consegue integrar as diversas áreas do empreendimento.

Porém, no momento de adquirir um novo sistema ou trocar o que vinha sendo utilizado, é necessário fazer um levantamento de todas as necessidades da empresa e levar em conta alguns critérios. Então, procure saber se o software ERP conta com:

  • módulos específicos para gestão e pedidos de compras;
  • facilidade de integração com outras ferramentas;
  • funcionalidades voltadas para a criação de relatórios;
  • ferramentas que ajudem a automatizar os processos (fórmulas personalizadas, cálculos de previsão de novas compras, cotação de preços automática, entre outras).

Como foi possível perceber, para alcançar um bom resultado em vendas, é necessário sinergia entre a gestão de compras e a de estoques. Se você tem o objetivo de promover esse alinhamento, precisa investir em uma comunicação constante entre os setores, com troca de informações relevantes e compartilhamento de necessidades. E lembre-se de que o uso de um bom software ERP é crucial para isso.

Suas dúvidas sobre o assunto foram esclarecidas? Quer aproveitar para saber como melhorar a gestão de compras na sua empresa? Então, confira estas 6 dicas agora mesmo!